2021年05月17日

おすすめの受付システム19選｜機能やメリット・デメリット、選び方まで徹底解説

受付システムとは、来訪者の対応をシステムが自動で行い、受付業務を効率化するためのシステムです。受付システムを導入したいと考えているものの、どのような受付システムがあるのか知らないケースもあるでしょう。この記事では、受付システムの種類から、メリット・デメリット、おすすめの受付システムまで詳しく解説します。

受付システムとは

受付システムとは受付業務を自動化し、効率的に来訪者対応をするためのシステムです。従来の受付では、来訪者が来る度に氏名や来訪目的、担当者などをヒアリングし、該当担当者の内線番号を調べ通知する、といった工程が必要でした。

受付システムに搭載されているおもな機能

受付システムに搭載されている機能はシステムによってさまざまです。なかでも、受付対応と来訪者が来たことを通知する通知機能は、多くのシステムに搭載されています。それぞれどのような機能なのか解説します。

受付対応

来客予約や受付対応をする機能です。受付対応の仕方もシステムによって違い、QRコードをかざすだけでよいもの、音声入力ができるもの、入館証を発券するものなどさまざまです。基本的に従業員が常に配置されなくても受付対応ができるようになっています。

通知機能

来訪者が誰か判明したら、該当する担当者へと通知されます。通知方法は電話、ビジネスチャット、メールなどさまざまな方法がありますが、どれに対応しているのかは各システムによって違います。

データ登録

社員や来訪者の情報から、来訪者がいつ入館し退出したのかなどの細かいデータまで記録できるものもあります。これらの情報は情報分析やセキュリティ対策に活用可能です。自動で電子データとして登録できるため、あとから情報を参照することができます。

受付システム導入の背景

受付は人がするものという常識がありましたが、その常識は変わってきています。それには、電話機ではなくタブレット端末の利用が主流になったという背景も理由の一つでしょう。デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進などから、オフィスのIT化が進んでいるという企業も増えています。人件費など、経費削減を目的とした導入もみられます。

受付システム市場の変容

受付システムの市場は拡大傾向にあります。海外では、受付システムの市場が激化しており、日本もその影響を受けています。そのため、海外で人気の受付システムが日本でも活用される傾向にあります。日本では、クラウドを活用した日本製受付システム、ビジネスフォン活用のシステム、機能が充実した海外製受付システムの3つが主流です。

受付システム導入による5つのメリット

受付システムを導入するときに得られる5つのメリットについて解説します。

来訪者対応がスムーズに行える

受付システムがあれば、担当者を探し内線等で取り次ぐ必要はありません。自動で担当者を割り出し通知されるシステムとなっています。そのため、来訪者対応がスムーズになり、来訪者を待たせる時間も短縮されます。

経費削減が可能になる

受付システムにもよりますが、タブレット型で社内のネットワークを使用できるものなどは、内線電話は必要ありません。また、受付に常に従業員を配置する、業務を後回しにして来訪者対応をする、といったこともしなくて済みます。

そのため、内線設備費や人件費の削減につながるでしょう。

来訪者情報を管理できる

受付システムでは、来訪者情報を電子データとしてクラウドに管理可能です。紙で来訪者情報を管理すると、置き場所にかかるコストや該当の書類を探すまでに時間がかかってしまいます。それに比べ、受付システムでは情報管理が効率化され、業務のスリム化となります。

セキュリティ対策も可能になる

受付で来訪者の確認ができるため、不審者が社内に入ることを防止します。あらかじめ予約した来訪者のみと面会するようにでき、受付担当者や何も知らずに取り次がれた従業員が危険な目にあわないようにできるでしょう。

企業イメージの向上にもつながる

来訪者対応が短時間でスムーズに行えると、来訪者にとって企業イメージの向上につながります。また、最新機器を導入する先進的な企業である、と思う来訪者もいるでしょう。受付システムの導入は、IT機器を積極的に導入し、業務効率化をはかるべきとする時流にあっています。

受付システム導入におけるデメリット

受付システムを導入すると、なかには次のようなデメリットを感じる企業もあるでしょう。

受付担当者による対応を好む来訪者もいる

来訪者によっては、受付には常に人が待機していて丁寧に扱われたい、と考える人もいます。しかし、有人受付には担当者によって対応に差が生じる可能性もあることも否めません。受付システムであれば、常に来訪者に同じ対応が可能です。

導入費用を考慮した準備が必要

新しいシステムを導入するときは、受付システムに限らず導入費用などの準備が必要です。なかには導入費用が高額になる受付システムもあるため、きちんと導入計画をたてなければなりません。初期費用や月額コストなどを考慮し、準備してから導入しましょう。

受付システムを選ぶときにチェックしたい5つのポイントとは？

受付システムにはさまざまな種類があるため、選ぶときには次の5つのことに気をつけてみてください。

セキュリティの安全性に問題はないか

受付システムには、社員や来訪者の情報などを登録します。そのため、受付システムに登録した情報が漏えいすると、企業にとって大きなダメージとなるでしょう。データの暗号化をしているのかどうかや、どのようなサイバー攻撃対策をしているのか、などを確認してください。

必要な機能を備えているか

企業によって受付システムに求める機能は違います。自社ではどのようなことが課題になっていて、それはどの機能で解決できるのか、問題を洗い出してみてください。そのときには、自社の規模も考慮に入れましょう。従業員数が多い企業には、社内登録CSV機能がおすすめです。この機能は、一度に複数人のデータを登録できるため、導入準備の時間を短縮できます。

導入する受付システムのタイプは決まっているか

受付システムには、おもにiPadなどのタブレットを活用したタイプと、来訪者がロボットと話しながら受付ができるロボットタイプにわけられます。タブレットタイプは導入コストが比較的かかりにくく、場所もとりません。ロボットタイプは導入時の費用は高くなりますが、従来の有人で行う来訪者対応と似た感覚で受付できます。

適正なコストか

必要な機能をすべてそろったものを選ぶと、コストがかかりすぎてしまう可能性があります。自社が受付システムに拠出できる予算はどのくらいなのかを明確にし、それにあったものにしましょう。受付システムにかかる費用は、初期費用にくわえ月額料金もかかる場合もあります。コストを考えつつ、必要機能がそろったものを選んでください。

来訪者にとっての使いやすさ

受付システムは従業員のほか、来訪者も使用します。従業員には使い方等のレクチャーができますが、来訪者にはそうはいきません。初めて使う人でも直感的に操作できるような使いやすい受付システムを選ぶとよいでしょう。使いにくい受付システムは、かえって非効率です。

導入企業にとってのユーザビリティの高さ

受付システムを導入する企業にとって、ユーザビリティが高いかどうかも大切な判断基準です。設定方法がわからない、突然使えなくなった等のトラブル時に対応してくれるヘルプセンターが充実しているものは安心して使用できます。また、受付画面がカスタマイズ可能だと、その企業らしさを演出できる受付システムになるでしょう。

【クラウド型/タッチパネル/その他】おすすめ受付システム

クラウド型、タッチパネルなどさまざまな形態のものから、おすすめの受付システムを紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、iPadさえあれば、アプリをインストールするだけで導入できる便利な受付システムです。iPadで受付を行い、該当する担当者に通知を行います。初期にかかる事務手数料やアプリの設定サポートなどはすべて無料で、月額料金がかかります。利用人数によって導入費用が代わるので、少人数の企業は無駄なコストを払わずに済みます。

料金はアカウントごとにかかるため、拠点や端末が変わっても一定です。導入費用を節約しつつ、無人受付システムを構築したい企業におすすめです。

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Alplay-Info

Alplay-Infoは新しいタイプの受付システムで、空中操作が可能です。空中に映し出されたボタンを操作するため、機械に触れなくて済みます。端末に一切触れずに操作するため、端末を逐一消毒する必要がありません。タブレットタイプでもロボットタイプでもない、新しい受付システムです。

moreReception

moreReceptionはタッチパネルタイプの受付システムです。ただ、iPadのようなタブレットタイプだけでなく、自立型フロアタイプ、カウンターに設置する卓上型など、幅広い形状のものが用意されています。また、3年間の無料サポートがついていいます。

Face Touch

大きなタッチパネルで操作する受付システムです。iPadのような手にもつようなものではなく、壁にかけて使用します。最大の特徴として、担当者を名前ではなく写真で選べるというものがあります。画面が大きいため、複数の写真が並んでいてもみやすいでしょう。担当者のプロフィールも読めるため、来訪者が親近感をもちやすくなります。

【ビジネスチャットで通知可能】おすすめ受付システム

来訪者の通知方法には、電話やメールのほかビジネスチャットと連携して通知できるものもあります。

ラクネコ

ラクネコはSlack、Google Chat、Chatworkなど、企業でよく使用されるビジネスチャットツールと連携可能です。自社ですでに使用しているビジネスチャットを通知先とし活用できます。担当者だけでなく、会議同席者にも通知できるため、効率的に従業員の取り次ぎができるようになるでしょう。チャットに気がつきにくい場合は電話で音声通知も可能です。
幅広いビジネスチャットに対応しているため、すでにチャットツールを使用している企業におすすめです。

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RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは日程調整や会議室管理がしやすい受付システムです。複数の従業員から得た情報を判断し、自動で日程を決定するなど、取りまとめ役が行っていた作業を代わりに行います。会議室の管理までワンストップに行うことが可能です。受付でQRコード読み込みにより入館可能です。

Smart at reception

Smart at receptionはオプションが多く、企業にあったカスタマイズができる点が魅力的です。ビジネスチャットなど、これまで活用していた機能を活かしつつ、新しい受付システムを導入可能です。なるべく従来の方法を活かした導入が可能なため、システムを導入しても来訪者は戸惑わずに済むでしょう。

ACALL RECEPTION

iPadがあればかんたんに導入でできる受付システムです。カスタマイズ制が高い受付システムで、メニュー画面も自由に変えられます。来訪者に自社らしい受付ブースを演出できるでしょう。通知方法もさまざまな方法から選べ、Chatwork、LINE WORKS、Skype、Slack等ビジネスチャットとの連携も可能です。

Envoy

Envoyは「ありそうでなかった受付システム」という点を打ち出しているサービスです。iPadにアプリをインストールするだけで使用でき、導入しやすいでしょう。Slackなどのチャットツールと連携可能で、来訪者を通知したらSlackに通知がいくようにも設定できます。受付システムだけではなく、NDAの承諾や入館バッジの発行も可能です。

ReClip

タブレットにアプリをインストールして利用する受付システムです。基本的に無料で、オプションを利用するときのみ料金が発生します。HipChat、Chatwork、Slackなどのビジネスチャットツールと連携可能です。基本無料で使用できます。

【ビジネスフォン/内線電話連携タイプ】おすすめ受付システム

チャットやメールでの通知では気がつかないのではないか、という点が心配な企業は、ビジネスフォンや内線電話で通知されるシステムもあります。

iPult

iPultはiPadとアナログ内線を1本だけ用意して導入する受付システムです。設置はかんたんで、専門知識をもつスタッフがいなくても導入できるでしょう。画面上も自由に情報を掲載でき、企業情報やセミナー情報を表示する目的でも使用可能です。ランニングコストが不要なため、初期費用の準備のみでコスト面はクリアできます。

I-FACE

デザイン性と操作性を重要視して開発された受付システムです。iPadを直感的に操作でき、初めて来る顧客でも迷わず使えるでしょう。内線にも対応しており、内線番号をクラウド上で管理可能です。社員情報や内線番号の変更があってもオンラインで編集できます。

MOT

MOTは既存のPBX、内線システムとの連動できます。受付から直接内線や担当者のスマートフォンに通知されるため、取り次ぎ作業は必要なくなります。MOTはタブレットタイプで、画面表示はオリジナルのものに変更可能です。企業の顔ともいえる受付ブースを自社らしいところにできるでしょう。

more Reception

タッチパネルタイプとして紹介しましたmore Receptionは、企業のかたちにあわせて形状や機能を選択可能です。通知方法もさまざまなものがあり、内線のほか、メールや専用アプリ、SMS、ビジネスフォンなど選択肢が豊富にあります。

VisitView

VisitViewは、無人受付だけではなく、有人受付のサポートも目的として設置可能な受付システムです。社内の内線と連携できるため、来訪者が来たら内線でつなげることも可能です。内線で通知されたら顧客を迎えに行くという、無人受付と有人受付両方の良さを体感できるでしょう。そのほかQRコードの発行などにも対応しています。

IBTARS

タッチパネルタイプの自動受付システムです。来訪者の通知は内線で行われ、既存の社内LANや内線をそのまま利用可能です。受付や取り次ぎ作業だけでなく、画面に自社の紹介動画やお役立ち情報を表示できるため、顧客が無機質な印象をもちにくくなるでしょう。工事が必要にはなりますが、壁面埋め込み設置をすれば、スッキリとした受付にブースを作成できます。

【AI/ロボットタイプ】おすすめ受付システム

受付システムのなかには人間や動物に似せたロボットが受付対応するものもあります。代表的なロボットタイプ受付システムを紹介します。

接客ガイド for Pepper

Pepperは人型のロボットで、可愛らしい見た目と声をしています。まるで、人と会話しているような気分になれるため、無人受付では味気ないというデメリットを補うものです。接客ガイド for Pepperは接客に特化しており、顧客の来訪を探知すると事務所内のタブレットに通知します。英語や中国語にも対応しています。

Welbo

画面に表情がうつり、実際に人と話しているように受付対応ができるシステムです。音声でやり取り可能なため、機械に触れずに操作できます。顔認証にも対応しているので、二度目からは細かい来訪者情報を入力する必要はありません。スムーズで短時間の取り次ぎが可能でしょう。通知は内線のほか、ビジネスフォンやPCなどさまざまな端末に対応しています。

まとめ

来訪者受付システムはそれぞれの機能や特徴を理解し、自社にあったものを選びましょう。コストだけでなく、使いやすさやセキュリティの面からも検討することが大切です。

ラクネコはラクネコMobileへの音声通知のほか、電話やSMS、メール、ビジネスチャットなど自社にあったものを選べます。受付はQRコードや名刺撮影、手書き入力にも対応しており、来訪者は直感的に操作が可能です。

導入費用は0円で、月額料金は5,000円（税抜）からプランを用意しています。受付システムをお探しの方は、ぜひ資料をご覧ください。
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