受付システムは企業のイメージアップに効果的|導入するメリットや重要性を解説|受付システム【ラクネコ】 受付システムは企業のイメージアップに効果的|導入するメリットや重要性を解説|受付システム【ラクネコ】

2021年12月23日

受付システムは企業のイメージアップに効果的|導入するメリットや重要性を解説

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受付システムとは、受付業務を自動化するシステムです。近年、受付システムの導入は企業のイメージ向上に効果的といわれています。そこで本記事では、企業の受付システムの導入を検討する総務担当者に向け、受付システムのメリットやデメリット、重要性などを解説します。記事の内容を、企業イメージの向上にぜひ役立ててください。

受付システムとは

受付システムとはどのようなシステムなのでしょうか。本章ではまず、受付システムの概要や機能を解説します。

概要

受付システムとは、来訪者に対し、自動音声やタッチパネルなどによって、受付業務を自動化するものです。受付システムを導入すると、企業に来客があった際に受付担当者が不在でも効率的に対応できます。受付システムの導入は、受付業務の効率化や受付人員の削減ができ、企業の生産性を高めるうえでも効果的です。

機能

受付・通知機能は来訪者の入退出を管理できる、受付システムの最も基本的な機能です。また、事前アポイントメント機能は、打ち合わせの日程調整、会議室の予約や来訪者への通知ができます。そして来訪者情報の管理機能のある受付システムでは、来訪者の記録を顧客情報のデーターベースとして管理可能です。

受付システムを導入するメリット

受付システム導入にはさまざまなメリットがあります。代表的な4点のメリットを解説します。

企業のイメージアップにつながる

受付は、来訪者が企業に最初に抱くイメージに大きな影響を与える重要な場所です。受付システムを導入すると、来訪者を待たせることなくスムーズに案内ができ、企業のイメージ向上につながります。また、受付システムはタブレットやロボットなどを利用するため、自社におけるオフィス設備の先進性や充実性のアピールとしても効果的です。

人件費削減・電話対応業務効率化する

受付システムを導入すると、受付担当の人材の代わりにタブレットやロボットなどが受付するため、受付システム導入は人件費削減に有用です。また、受付を内線で対応している企業は、受付業務をメールやチャット通知に切り替えられます。内線電話の対応に費やしていた時間や手間がなくなり、業務の生産性向上を実現できる点がメリットです。

セキュリティ対策できる

受付システムは入退室管理ができるため、セキュリティ対策の強化としても効果的です。例えば、来訪者の情報を、受付でシステム入力させる機能が受付システムに搭載されていれば、アポイントメントを事前にとっていない人が、勝手にオフィスに入る心理的なハードルは上がります。顔認証の付いている受付システムなら、事前に来訪者の顔の確認が可能です。

来訪者情報を管理できる

受付システムは来訪者の情報を自動登録できます。よって、簡単にクラウド上で来訪者情報の管理が可能です。従来のように、受付担当者が来訪者情報を紙に印刷し、社員に配る手間や印刷コストは不要になります。また、情報は社員全員で共有でき、予約ミスやダブルブッキングなどのヒューマンエラーも未然に回避できます。

企業イメージの重要性

企業イメージとは、消費者や顧客などが企業に抱く認識や印象です。企業によいイメージをもつ人が多いと、商品やサービスへの信頼性が向上し、長期的な利益をあげられます。

受付はオフィススペースの顔ともいえる、企業イメージに大きな影響のある場所です。来訪者を気持ちよく迎え入れられる環境は、企業のイメージ向上にとって非常に重要です。

企業イメージ向上に効果的なオフィスの周辺環境は、「オフィスの受付デザイン|企業の顔となる受付デザインの考え方やコツなどわかりやすく解説」で具体的に解説しています。企業イメージ向上が可能なオフィススペースの間取りや、配置のポイントを知りたい人は、あわせて読んでみてください。

受付システムを導入するデメリット

受付システムは企業のイメージ向上に効果的な反面、デメリットもあります。代表的な難点を3つ解説します。

万人受けするものではない

受付システムは、すべての人に受け入れられるものではない点に注意してください。受付システムはタブレットやロボットが対応するため、来訪者によっては冷たいイメージを企業にもつ場合があります。企業イメージの向上を目的として受付システムを導入する際には、マイナスイメージをもつ人が一定数いると認識したうえで導入しましょう。

導入コストがかかる

システム導入には、初期費用や月額費用などのコストがかかる点がデメリットです。しかし、長期的なスパンでみると、受付システムの導入は人件費削減が見込めます。初期費用や月額費用がどのくらいかかるのかは、導入する受付システムによって異なります。具体的にどのくらいコスト削減が可能か、導入前に試算してください。

システムトラブルが発生するリスクがある

受付システムは機械による受付の自動化が簡単にできる反面、システムトラブルが発生すると利用できなくなるリスクがあります。どれほど優れた機械でも、システムトラブルは生じ得ます。長く安定して利用できるシステムを選ぶのはもちろん、万が一トラブルが発生しても、万全なサポート体制のある契約先を選びましょう。

受付システムの選び方

受付システムの種類はさまざまです。受付システムの選び方について、機能の特徴や確認ポイントを交えて解説します。

タブレット型またはロボット型か

一般的に受付システムは、タブレット型とロボット型に大別できます。タブレット型はスマートフォンと同じように使用でき、設置スペースを取らない点が特徴的です。一方、ロボット型はAIが搭載されており、最小限の情報入力だけでよく、操作の手間を省けます。

使いやすいか

いくら高度な技術が搭載されている受付システムでも、使えなければ導入の効果は薄れます。受付システムは来訪者と社員が使いやすいシステムか否かが重要です。タッチパネルの操作性やデザイン、検索性などを確認してください。

来客通知機能があるか

先述したとおり、来客通知とは電話やメール、チャットアプリなどで来訪者が到達した旨を通知する便利な機能です。ただし、この来客通知機能は、ツールによっては対応していない場合があります。自社で活用したい際には、ツールの機能を事前に確認してください。

必要な機能とコストのバランスが取れるか

受付システムがもつ機能は、ツールや契約先によって多種多様です。必要最低限のシンプルな機能だけをもつサービスから、豊富な機能を搭載したサービスまで幅広い種類があります。自社で導入する際には、機能とツール導入に要するコストのバランスをみて判断してください。

セキュリティ面に問題がないか

受付システムでは、来訪者の名前や企業データなど、受付業務に関連する情報データを管理します。情報漏洩があれば、企業の信用性は失墜しかねません。受付システムを導入する際は、機能性だけでなくセキュリティ性がしっかりしているものを選びましょう。

サポート体制は十分か

先述したとおり、受付システムは機械である以上、故障やトラブルのリスクがあります。リスクによる被害を最小限に防ぐには、契約先のサポート体制の充実性が重要です。導入初期段階から、長期に渡ってサポートしてもらえるか、導入実績や顧客満足度などを事前に確認してください。

代表的な受付システム

受付システムで実現する機能性は、契約先によって異なります。本章ではそれぞれのシステムの機能を解説します。

ラクネコ

ラクネコは、取り次ぎ・待機・誘導など、企業イメージに影響する受付の課題を解決できる受付クラウドシステムです。利用方法はいたって簡単です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、日常の業務で使用しているカレンダーに情報を登録するだけで、来訪者に受付用のQRコードを送信できます。来訪時にそのQRコードをかざすだけで受付が完了します。

また、チャットツール、電話、専用アプリなど多種多様な通知機能があるため、受付担当者がどこにいても迅速に来訪者対応可能です。

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ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONはiPadを使った受付システムです。利用できる機能により料金は2パターンあります。チャットツールやSMS、内線電話などによって、来客を通知します。タブレットに表示されるメニューの機能設定やデザインには、カスタマイズ性がある点が特徴的です。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、来客に関する業務を自動化するクラウド受付システムです。電話やビジネスチャットを介しての担当者への通知、入館証シールの印刷、ウェルカムテキストの表示、入管規約の同意などの機能があります。そのほか、健康状態や渡航履歴など、入館前に把握したい情報をiPadに登録して表示する設定機能をもつ点が特徴的です。

まとめ

受付システムは、企業の顔である受付場面と手間を削減できます。システムを導入すると、企業のイメージ向上だけでなく、人件費削減や電話対応業務の効率化などが可能です。

ラクネコは、企業のイメージ向上に貢献する受付システムです。音声通知だけでなく電話やSMSなどへの通知もでき、来訪者を見逃しません。QRコードによる受付や、簡単に登録できる来客の予約にも対応しています。

来訪者に優しい入力方法なため、スムーズな受付が実現可能です。月額10,000円(税抜)から、制限なくすべての機能を利用できます。ぜひ、導入を検討してみてください。

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この記事を書いた人

受付システム ラクネコ

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。