受付システム導入によるDX推進|受付システムのおもな機能や導入メリットなど詳しく解説|受付システム【ラクネコ】 受付システム導入によるDX推進|受付システムのおもな機能や導入メリットなど詳しく解説|受付システム【ラクネコ】

2021年12月23日

受付システム導入によるDX推進|受付システムのおもな機能や導入メリットなど詳しく解説

受付システムとは、受付業務を自動化するシステムです。近年、受付システム導入によるDXの推進が注目を集めています。そこで本記事は、受付システムの導入を検討する担当者に向け、受付システムのおもな機能やメリットなどを詳しく解説します。自社の受付システム導入やオフィスDXの推進に、ぜひ役立ててください。

オフィスDXに最適な「受付システム」

受付システム導入はオフィスDXを推進するうえで最適です。では、受付システムやDXとは何なのでしょうか。基本概念を解説します。

受付システムとは?

受付システムとは、来訪者の取り次ぎや電話対応などの受付業務を、タブレットやロボットなどを用いて機械化するシステムです。従来の対人での受付業務は、受付に対応するための手間と時間がかかりました。しかし、受付システムを導入すれば、受付業務が自動化できるため、作業の効率化や受付担当者を雇うコスト削減が実現します。

そもそもDXとは何か

DXとは、デジタルトランスフォーメーションという英語の略称です。DXの定義は端的にいうと、データやデジタル技術を駆使し、ビジネスに関するすべての事象に変革をもたらすことです。IT活用は量的変化による既存の業務過程の効率化を目指す手段であるのに対し、DXはIT活用による質的変化という意味があります。

受付システム以外のオフィスDXの例

オフィスのDX化は受付システムの導入以外にもさまざまな方法があります。例えば、バックオフィスのクラウド導入によるペーパーレス化は、オフィスDXのひとつです。ペーパーレス化を推進できると、請求書や会議資料など、今までは紙媒体で管理していた情報をデータ化し、一元化ができます。

オフィスDXの事例や導入のポイントについては、「オフィスのDX(デジタルトランスフォーメーション)とは?事例や導入のポイントなど解説」でも詳しく解説しています。DXの事例についてさらに興味のある人は、ぜひ読んでみてください。

受付業務の効率化が求められる背景

近年、受付業務の効率化を目的とした受付システムの導入が加速しています。感染症拡大による来訪者減少やテレワーク導入企業の増加により、受付業務のあり方は転換を余儀なくされているためです。

出社する社員の人数が限られるなか、受付業務に人員をさくのは、現場にとって大きな負担になっています。突然の電話・来訪者対応は、社員の生産性低下を招く一因です。

その点、受付の機械化は、受付担当者の人件費削減の観点からも有用性があります。先行きの見えない状況のなか、テレワーク継続や非接触型のビジネスの普及を見越し、受付業務の無人化を導入する企業が増えています。

受付システムのおもな機能

受付システムを導入すると、どのような受付業務が自動化できるのでしょうか。受付システムのおもな機能を解説します。

受付機能

受付機能とは、来訪者の受付対応や事前に来訪予約ができる機能です。受付機能のある受付システムのなかには、QRコードで受付ができるシステムもあります。受付機能があれば来訪者を不用意に待たせることなく、スムーズに受付を完了できます。

来客通知機能

来客通知機能とは、来客がある旨を担当者に通知する機能です。内線による通知だけでなく、チャットやアプリと連動させて担当者の呼び出しが可能です。そのため担当者が自席にいないときも、来客の通知を受け取れます。

データ登録機能

データ登録機能とは、来訪者や社員の入退場情報を一元管理できる機能です。データを事前に登録しておけば、来訪者の本人確認やアポイントメントをとった担当者の検索が簡単にできます。

受付システムを導入する5つのメリット

オフィスDX推進を目的とした受付システムの導入には、多くのメリットがあります。本章では、代表的な5つの利点を解説します。

業務効率化を図れる

受付システムの導入により、人を介した取り次ぎによる来客予約のミスや、ダブルブッキングの防止が可能になります。また、社員は業務を中断して取り次ぐ必要がなくなり、業務の生産性向上が期待できる点も、受付システム導入のメリットです。

コスト削減になる

受付業務の自動化により、人を介しての受付業務が不要になります。受付スタッフの配置がないぶん、人件費のコスト削減が可能です。また、内線電話をチャットツールやメールに代替すれば、内線電話のコスト削減にもなります。

企業のイメージアップにつながる

受付システムを導入すると、自社の設備環境の充実性やオフィスDXの先進性をアピールできます。来訪者を待たせたり、煩雑な手続きをさせたりする心配もありません。スマートな受付が実現するため、企業のイメージアップにもつながります。

セキュリティ対策としても有効

受付システムによっては、事前に来訪者情報を登録させたり、顔認証ができたりする機能を搭載したものもあります。このような受付システムを導入すると、より厳重な入退室管理が可能です。飛び込み営業や不審者の侵入を未然に防ぐ、セキュリティ対策としても役立ちます。

感染症対策にも有効

受付システムは非接触型の受付業務が実現できるため、感染症対策としても有効です。また、テレワークによってオフィスが無人化した場合も、わざわざ社員が受付業務のためだけに出社する必要がなくなります。

受付システムの種類

受付システムは、タブレットタイプとロボットタイプの2種類に大別できます。それぞれの受付システムの特徴を解説します。

タブレットタイプ

タブレットタイプとは、iPadのようなタブレットを使用して、無人で受付できる種類の受付システムです。スマートフォンと同じ要領で使用できるため、直感的に使いやすく、操作性も高い点が特徴的です。

ロボットタイプ

ロボットタイプとは、ロボットが来客対応する無人受付システムです。顔認証や音声認証の機能を搭載している、ハイスペックなものも多くあります。タブレットタイプと比べると来訪者が情報を入力する手間が不要な反面、導入費用は高額になる傾向があります。

タブレットタイプの無人受付システム6選

タブレットタイプの無人受付システムを紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、多彩な通知方法をもち、とくにQRコードによる受付が可能な点が特徴的な受付システムです。担当者はGoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどから来客予定を簡単に登録できます。

キーボード入力だけでなく、手書き入力や名刺撮影による入力にも対応しており、来訪者にとって優しい入力方法を採用しています。プランは5,000円(税別)から利用可能です。初期費用はかからないうえ、期間限定の無料トライアルもあります。

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I-Face

I-Faceは、受付システム導入までにかかる時間が最短1営業日である点が特徴的です。初期費用は498,000円(税抜)、保守費用として2年目以降は年間10,000円(税抜)かかります。機能は、「通話パターン」「チャットパターン」、「通話+チャットパターン」の3つのパターンがあります。

ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、受付だけでなく、会議室の予約や入退室セキュリティなどと連携し、スマートオフィスを実現できる受付システムです。ACALL RECEPTIONの利用料金は2パターンあり、料金プランによって利用できる機能には制限があります。

Smart at reception

Smart at receptionは、AI受付機能が搭載されている点が特徴的な受付システムです。タブレットに向かって名前や部署を伝える、音声受付に対応しています。とにかく機能性が充実している受付システムを導入したい企業に、多く選ばれる傾向にあります。初期費用はかかりません。料金は月額20,000円(税抜)、30,000円(税抜)、50,000円(税抜)、100,000円(税抜)の4パターンあります。

more Reception

more Receptionは、タブレットではなく専用のタッチパネルを利用する受付システムです。英語表記や英語ガイダンスにも対応しています。外国人の来客が多い企業に向いている受付システムです。

初期費用としてかかる本体価格の料金は500,000円(税別)からです。なお、利用中のネットワーク環境やPBX(電話交換機)の有無によって、料金は変動します。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、日程調整機能やビジネスチャットツールに対応している受付システムです。

料金プランは3パターンです。10人以下は無料で利用でき、50人ごとに月額5,000円(税別)かかるプラン、50人ごとに月額10,000円(税別)かかるプランがあります。プレミアムプランの料金は別途、問い合わせが必要です。どのプランも初期費用はかかりません。

ロボットタイプの無人受付システム4選

次に、ロボットタイプの無人受付システムを紹介します。

Welbo

Welboとは、受付電話とロボットの一体型が特徴的な受付システムで、画像転送機能やオプションがついています。チャットツールやメールではなく、内線電話で来訪者の情報を得ることができます。初期費用は139,000円(税別)、2年目からクラウド料金が月額42,000円(税別)かかります。

企業受付 for Sota

企業受付 for Sotaは、顔認証により2度目の来客の受付対応を簡略化する受付システムです。電子錠と連携し、顔認証で登録済の社員によるオフィスの自動開閉ができます。

初期費用は296,800円(税別)かかります。月額料金は22,800円(税別)です。ただし、機能追加により追加費用がかかります。

Kibiro受付パッケージ

Kibiro受付パッケージは、MOT/Phone受付システムとコミュニケーションロボットKibiroを設置することで利用可能なロボット型受付システムです。Kibiroが、事前に登録した来訪者情報に合わせた内容や名前を喋る機能があります。電話機だけでなく、スマートフォンで来客対応可能です。ロボットの本体価格込みで初期費用は598,000円(税別)、月額料金が13,000円(税別)かかります。

ロボコネクト

ロボコネクトは、高精度の音声認識システムが搭載されており、正確に話す内容を聞き取って来訪者と対話ができる受付システムです。オプションをつけると、日本語以外にも英語・韓国語・中国語を話します。

1ライセンスごとに初期費用はサーバー登録料1,000円(税抜)、契約料800円(税抜)、本体価格14,5000円(1台)などがかかります。また、月額費用として利用料3,000円(税抜)が必要です。

まとめ

感染症拡大の影響により、オフィスDXへの取り組みは加速しています。とくに受付システムは、テレワークの普及や感染防止の観点から注目を集めています。受付システムには受付機能・来客通知機能・データ登録機能があり、社員の業務効率化やコスト削減などに有用です。

ラクネコは、オフィスDXの推進に貢献する受付システムです。音声通知だけでなく電話やSNSなどへの通知もでき、来訪者を見逃しません。QRコードによる受付や、簡単に登録できる来客の予約にも対応しています。

ラクネコの受付システムは来訪者に優しい入力方法なため、スムーズな受付が実現可能です。月額10,000円(税抜)から、制限なくすべての機能を利用できます。ぜひ、導入を検討してみてください。

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この記事を書いた人

受付システム ラクネコ

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。