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2021年08月27日 オフィスのDX(デジタルトランスフォーメーション)とは?事例や導入のポイントなど解説

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DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、IT技術を活用して暮らしをよりよい方向に進化させることです。この記事では、DX導入でオフィスをどのように効率化できるのかについて解説します。DX導入事例や導入する際のポイント、最適なツールの選び方などについて解説するので、DX導入を検討している場合は参考にしてください。

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、「IT技術を活用して、生活をより便利にする、暮らしをより良い方向に進化させる」ことです。例えば、キャッシュレス決済アプリやスーパーなどのセルフレジなどが挙げられます。また、ビジネスでは「IT化で業務効率化やターゲットを変化させる」といった意味で使われます。

オフィスのDX化が求められている背景

オフィスではDX化が求められています。DX化が求められている背景について解説します。

労働人口の減少

日本は、少子高齢化が進んでいます。これにより労働人口の減少も加速化しており、人材不足に悩んでいる企業も多いでしょう。少ない人材で必要な業務を行うためには、オフィス業務の効率化が必要不可欠です。オフィスのDX化により、単純な業務の自動化などができるため、労働人口減少への対策につながると期待されています。

働き方改革への対応やBCP対策としてのテレワークの実施

働き方改革への対応やBCP対策として、テレワーク導入を検討している、もしくはすでにテレワークを実施している企業も多いでしょう。テレワークを導入する際は、オンライン上でやり取りを完結させる必要があるため、業務プロセスの見直しが迫られます。デジタル化の必要もあるため、DXの必要性が高まっています。

オフィスに導入できるDX事例

オフィスに導入できるDXはさまざまです。ここでは、一例として10個の事例を紹介します。

受付システム

従来の受付では、従業員が対応して案内する必要がありました。しかし、受付システムを導入すれば、機械が自動で対応をしてくれるため、受付業務や取次業務が削減されます。従業員は本来の業務に集中できるようになり、業務の効率化が期待できるでしょう。機械で自動受付ができるシステムとして、「ラクネコ」が挙げられます。

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社外への電話転送

社外への電話転送ができるクラウドPBXを導入することで、社外にいてもネット環境さえあれば内線や外線をつなげます。通常オフィスに設置しているPBX(電話交換機)をクラウド上に設置するシステムで、工事は不要、低コストでの導入が可能です。転送するための通話料も削減できるため、経費削減にもつながるでしょう。

備品管理システム

備品管理システムを導入すれば、備品管理を自動化できます。コピー用紙や封筒などの備品管理は意外と手間がかかり、在庫が少なくなっていることに気づかないケースも少なくありません。備品管理システムでは備品の在庫をブラウザ上で確認できたり、自動発注ができたりするため、管理の手間や時間を削減できます。

顧客管理システム

顧客管理システム(CRM)の導入により、経理業務の効率化につながります。経理業務はミスの許されない業務ですが、人手不足になりやすく担当者の負担が大きくなりがちです。顧客管理システムを導入すれば、過去から現在までの請求履歴などの顧客情報が一元管理でき、業務効率化につながります。また、ペーパーレス化も可能になり経費削減も期待できます。

データ管理によるペーパーレス化

デジタル化が進んでいますが、未だに請求書や会議資料などを紙ベースで管理している企業は多いでしょう。紙ベースでの管理からデータ管理に移行することで、紙資料を保管しておくスペースと紙の節約につながります。また、データ管理では検索性が向上し、改定も容易になるなど業務の効率化も期待できます。

クラウドの利用拡大

今まで自社サーバーで管理していたデータなどを、クラウドへ移行することも可能です。クラウドとは、インターネットさえつながっていればどこからでもデータ閲覧や入力、共有などができるサービスです。クラウド利用によって、データ紛失やセキュリティリスクなどが軽減でき、どこからでも利用できるため業務効率化にもつながります。

定型業務のRPA化

RPAとは「Robotic Process Automation」を略した言葉で、日本語では業務の自動化と訳されます。RPA化が可能なバックオフィスの定型業務としては、入金データの自動入力、顧客への催促メールの作成・送信などが挙げられます。単純な業務を自動化できるため、対応する従業員の負担軽減や業務効率化が可能です。

顧客接点クラウド

顧客接点クラウドでは、顧客との接点の一元管理が可能です。例えば、顧客から問い合わせやトラブルの報告などがあった場合、すぐに過去の購買情報や対応履歴などを確認して対処する必要があります。顧客接点クラウドを導入すれば、問い合わせがあった時点で顧客情報を表示できるため、スムーズな顧客対応が可能となります。

キャッシュレス化

オフィス内でのキャッシュレス決済の導入も可能です。オフィス内にコンビニや食堂などが完備されていても、キャッシュレス決済は使えずに現金のみというケースも少なくありません。そのような場合には、社員証でキャッシュレス決済ができるようになる「オフィスペイ」などを導入すれば、財布や小銭を持ち運ぶことなく決済できます。

記事作成ロボット

記事作成ロボットとは、RPAを活用したインタビュー記事の自動作成ができるツールです。インタビュー記事の作成は時間と手間がかかるだけでなく、属人化しやすく特定の従業員の負担が大きくなりがちです。記事作成ロボットの導入でインタビュー記事の自動作成が可能となり、属人化しやすい作業の効率化につながります。

バックオフィス業務における「BOTech」とは?

ここでは、バックオフィス業務や「BOTech」について解説します。

そもそもバックオフィス業務とは何か

バックオフィス業務とは、顧客との接点を持たない業務、営業活動などに関係しない業務を指します。簡単にいえば社内向けの業務のことで、人事や経理、システム開発などさまざまな業務があります。直接顧客とは関わりませんが、企業をスムーズに動かすために必要不可欠です。

対する言葉としてフロントオフィス業務がありますが、こちらは社外向けの業務です。例えば、営業や受付窓口、顧客からの問い合わせに対応するコールセンターなど、直接顧客と接触を持つ業務などがあります。

バックオフィスにおけるBOTechの導入

BOTechとは、「Back Office」と「Technologie」を組みあわせた造語です。人事や経理、財務や労務、総務などといったバックオフィス業務を効率化するためのソリューションを指します。BOTechにより、勤怠管理や備品管理、請求書の発行などといった煩雑で手間のかかる作業を効率化できるため、従業員の負担軽減につながります。

オフィスにDX化を導入するうえで押さえておきたいポイント

オフィスにDXを導入する際には、以下で解説する2つのポイントを押さえておきましょう。

導入や効果が表れるまで時間がかかる

オフィスにDXを導入しても、すぐに効果が表れるわけではありません。

導入後も、従業員にツールの使い方を理解してもらい、業務プロセスの中に定着させる必要があります。運用しながら改善を行う必要もあるため、実際に効果が出るまでは時間がかかるでしょう。オフィスのDX化は、自社の課題を把握し、課題にあわせた取り組みを組織全体で行うことが重要です。

DXの導入自体を目的にしない

DXの導入自体を目的にするのではなく、自社の課題や問題などを解決することを目的にしましょう。とりあえずDXを導入したい、と考えて導入したとしても、目的が達成できない、導入したツールを使いこなせないといった状況になる可能性があります。自社のどのような課題を解決したいのか、目的を明確にして導入するツールを選びましょう。

また、多機能なツールや使い方が難しいツールを導入しても、使いこなせない場合があります。活用しやすいものから小規模で進めていくことが大切です。

自社のDX化に最適なツールの選び方

自社にDXを導入する際には、ツールの選び方を押さえる必要があります。ここでは、最適なツールの選び方を解説します。

現状の業務を把握する

ツールを導入する前に、まずは現状のタスクや工数を把握しましょう。タスクの棚卸しなどを行って業務内容を正確に把握することが大切です。タスクが明確になったら、内容だけでなく業務の頻度や工数なども含めて、細かく可視化します。詳細を可視化することで、業務内容の分析が行いやすくなるでしょう。

効率化したい業務を特定する

業務内容や工数を分析し、ツールの導入に適している業務を特定しましょう。工数が多いからといって、ツール導入に適しているわけではありません。業務の発生頻度が低い場合は、ツールの導入に向いていないケースもあります。基本的には、従業員の作業負担が重く、アウトソーシングが難しい業務を対象にするとよいでしょう。

自社のルールにマッチするツールを選ぶ

企業ではさまざまな情報を取り扱っているため、自社のルールをしっかりと確認しましょう。例えば、金銭に関係する部分は経理、個人情報などの取り扱いに関しては法務などが担当しています。各部署の担当者と連携して、自社のルールを確認しながら、ルールに沿ったツールを選定することが重要です。

まとめ

オフィスにDXを導入することで、業務効率化が期待でき、従業員の負担軽減にもつながります。DXのためのツールは多種多様なため、自社の課題解決に役立つツールを選びましょう。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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