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2021年09月28日 入退室管理システムのメリットとは|注意点や選び方なども解説

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入退室管理システムにメリットを感じ、導入を決める企業が増えています。本記事では、入退室管理システムの導入を検討されている担当者に向けて、入退室管理システムのメリットを解説します。記事の後半では、入退室管理システムを導入する前に知っておきたい注意点や選び方なども解説します。入退館システムの導入検討にぜひ役立ててください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、部屋に入室・退室した人の情報を記録・管理するシステムです。入退室履歴を確認すれば、誰がいつどの部屋にいたかチェックできるのが特徴です。企業だけでなく、研究所や学習塾などさまざまな場所で導入されています。

セキュリティ対策強化の必要性とともにニーズが高まっている

入退室管理システムを導入すると、監視・管理業務の一元化の実現が可能です。万が一、部外者が侵入しても、スピーディに検知して通報できます。

また、情報漏えいの未然防止にも有効です。セキュリティリスクは外部の人間にとどまりません。内部の人間が社内の情報持ち出す恐れもあります。入退室管理システムがあれば、内部の人間の動きも把握できるためセキュリティ対策としてニーズが高まっています。

さまざまな機能のあるものが提供されている

入退室管理システムの中には、簡単に後付けできるものやクラウドタイプのものなど、さまざまな種類があります。こうしたシステムなら、大がかりな工事なしで入退室管理ができるため企業にとって導入しやすいでしょう。

他にも、オンプレミス環境で初期導入費用と保守費用の両方を支払うタイプや、月額費用のみが必要なタイプなどがあります。

入退室管理システムのメリットと主な役割(機能)

ここでは、入退室管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。主な役割(機能)もあわせて紹介します。

入退室の履歴を記録可能

入退室管理システムがあれば、「誰が」「いつ」「入退室したか」を記録できるため、防犯対策が可能です。もし何か問題が起きた場合でも、入退室管理システムの記録を見直すことで解決につながるでしょう。

また、社員の勤怠管理ができるツールも存在します。社員がどのくらいの時間、会社で仕事をしているか確認できるため、社員の業務量把握などにも応用ができます。

入退室管理システムの中には、受付業務の無人化に対応しているものもあります。そういったシステムを導入すれば、さらなる業務効率化が可能です。

セキュリティ強化に役立つ

入退室管理システムが導入された部屋に入るときは、ICカードや事前登録などの認証が必要です。認証された人しか入室できないため、セキュリティツールとしても役立つでしょう。部屋を従来のように鍵で管理していると、社員が鍵を紛失し悪用されるリスクがあります。しかし、ICカードや事前登録などの認証で入退室できるシステムがあればこうした心配は不要です。

機密情報の漏洩を防ぐ

社内外のすべての人における出入りを入退室管理システムで管理すれば、機密情報の漏洩や内部不正の防止が可能です。

多くの人が出入りする企業では手作業で入退室を管理するのは難しいでしょう。そのような脆弱性を利用して、不正を働く人が出ないとも限りません。しかし、入退室管理システムを利用することで、そういったリスクを低減させらます。

業務効率化とコスト削減につながる

入退室管理システムを利用すれば、入退室管理業務が効率化されるだけではなく警備員などの人件費削減が可能です。さらに、勤怠管理などと連携することにより周辺業務の効率化やコスト削減にもつながるでしょう。

入退室管理システムに用いられる認証方法

入退室管理システムの認証方法には、いくつかの種類があります。ここでよく使われる方法を紹介します。

生体認証

生体認証は最も精度の高い認証方法の1つで、静脈や網膜、指紋、顔などで個人を判断します。高度な技術が組み合わされているため、なりすましなどは不可能です。社員による紛失のリスクがない点も生体認証の大きな特徴として挙げられます。

精度の高さと安全性が評価され、重要な施設や銀行などでも導入されています。

暗証番号

企業だけでなく、日々の生活でも馴染み深いのが暗証番号です。入退室管理システムの場合は、入退室するときに利用者が入力パッドなどに暗証番号を入力します。他の認証方法と比較すると、低コストで導入可能です。

ただ、そのシンプルさゆえに、部外者に暗証番号を知られてしまうリスクもあります。社員自身が暗証番号を失念することもあるでしょう。

ICカード

ICカードを入退室管理システムのリーダーにかざす方法もあります。交通系ICカードが使えるタイプなどであれば、導入もしやすくなるでしょう。また、社内でICカードの社員証を発行している場合、入退室管理システムの認証に使用できることもあります。

スマートフォン、スマートロック

スマートフォン・スマートロックは、ICカードに代わる認証方法として増加傾向にあります。ICカードを作成したり、設定を変更するなどの手間がかからないのがポイントです。導入コストを抑えたい場合にも適しています。

入退室管理システム導入時の注意

ここでは、入退室管理システムを導入する前に知っておくべき注意点を解説します。

認証タイプの紛失や盗難、所持し忘れ

カードやスマートフォンを使うタイプの入退室管理システムを導入する場合は、紛失や盗難のリスクがあります。カード・スマートフォンさえ持っていれば、誰でも入退室できてしまうため管理を徹底しなければいけません。

また、社員が所持し忘れた場合は入退室ができなくなり、業務に支障が出る恐れがあります。普段からこうした問題が発生しないような対策をとることが大切です。

共連れ

共連れとは、入退室管理システムが導入されているドアを開錠した社員の後に続いて、別の人か入退室することを言います。共連れに対して適切な対応を取らなければ、部外者など本来その部屋に入るべきでない人の侵入を許してしまうため注意が必要です。

場合によっては、より確実に1人のみが入退室できるシステムの導入を検討しなければいけません。

近年増加している入退室管理システムの例

入退室管理システムにはさまざまな種類がありますが、ここでは近年増加しているシステムの例を紹介します。

受付業務の無人化を行えるシステム

入退室管理システムと併せて、受付業務も効率化ができるシステムも存在します。これにより、受付の専任担当者を用意したり、兼務の社員が作業を中断して受付対応をする必要がなくなります。

複数拠点を一括管理出来るシステム

入退室管理システムは複数の拠点がある企業や、サテライトオフィスなどでも需要が高まっています。これは、複数拠点を一括で管理できることにより管理コストが下がることが背景にあります。拠点ごとに入退室の管理担当者を置かずにすむため、人件費などの削減にもつながるでしょう。

ICカード紛失に備えた機能を持つシステム

ICカードタイプの弱点を補う入退室管理システムも出てきています。ICカードが手元にない場合でも入館証シールやQRコードを発行することで入退室できるシステムや、スペアのICカードを即座に作成できるシステムも存在します。

ICカードタイプの入退室管理システムの導入を検討する際は、紛失時の対策を備えたものを検討するとよいでしょう。

入退室管理システムの選び方

入退室管理システムを導入する際は、自社にあうものを選択することが大切です。ここでは、選び方のポイントを紹介します。

他システムと連携できるものを選ぶ

すでに勤怠管理システムや受付システムなどを導入している場合は、それらと連携できる入退室管理システムの利用を検討しましょう。データを一元管理できるなど、更なる効率化が期待できます。

用途やコストから選ぶ

入退室管理システムにはさまざまな機能や特徴を持った製品があります。使用用途や導入・運用コストなどを比較して自社に合ったものを選ぶことが大切です。検討前に要件や予算をしっかりと確認しましょう。

まとめ

入退室管理システムは、セキュリティの強化を図りたい企業を中心にニーズが高まっているシステムです。セキュリティを高めるとともに、入退室の履歴を管理したり、受付業務の効率化をはかれるなどメリットは大きいです。

ラクネコは、月額5,000円(税抜)から利用できる受付クラウドシステムで、来訪者受付時の入館記録、退館時間記録ができます。その他にもQRコードによる受付対応など、さまざまな機能が搭載されています。来客があった際には、電話やSMS、メールなどで通知されるため、対応漏れも防げます。入退室管理の一環としてぜひ導入をご検討ください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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