2021年12月23日

【ビジネスに役立つカレンダーツール8選】｜ツール利用のメリットや選び方など解説

IT化が進みクラウドサービスが充実している中で、カレンダーツールも進化しています。業務の効率が上げるカレンダーツールを探している総務担当者も多いのではないでしょうか。

今回は、カレンダーツールを選ぶポイントやおすすめのツールを8つ紹介します。社内のカレンダーツール選びの参考にしてください。

カレンダーツール（アプリ）とは

カレンダーツールは、自分のスケジュールやタスク、目標などを入れて管理するツールで、従業員間での共有も可能です。

従来は、手帳やスケジュール帳、ホワイトボードなどで日程管理していました。エクセルで管理することも多くありましたが、現在はクラウドのカレンダーツールの利用が増えています。

グループウェアの機能として搭載されている場合も多いです。

ビジネスにおいてスケジュール管理は必須

スケジュール管理はビジネスの基本です。スケジュール管理ができなければミスが多くなり、社内だけではなく大事な取引先に迷惑をかける可能性もあります。

カレンダーツールの利用を標準化し、スケジュールを社内で共有すればミスを防ぐことが可能です。

カレンダーツール（アプリ）を導入するメリット

カレンダーツールを導入すれば、多くのメリットを受けられます。代表的なものを4つ紹介します。

効率よく、手軽にスケジュール管理ができる、予定変更にも即時対応可能

カレンダーツールでスケジュール管理すれば、急な予定変更があってもその場でパソコン・スマホから対応可能です。手書きの手帳や卓上カレンダーへの記入、エクセルでのスケジュール管理よりも効率よく管理できます。

日程管理の時間を短縮できるため、業務効率化につながるのもポイントです。

メンバーと予定を共有できる

カレンダーツールを導入すれば、個人のスケジュールだけではなく、社内やグループ内でスケジュールを共有できます。

組織全員のスケジュールを把握することで、打ち合わせや会議などのスケジュール調整がしやすくなります。業務の進捗状況を把握して、適切なアドバイスや指示を出すことも可能です。

設定した期限までにすべき行動が明確になる、優先度がわかる

上司やリーダーが、部下のスケジュールを把握できれば、目標達成に向けて適切な行動を指示できます。期限付きの業務の場合は、期限から逆算した作業計画の策定に役立つでしょう。

業務スケジュールが明確になれば、取るべき行動が明確になり、部下も業務の優先順位を理解しやすくなります。

予定忘れ、対応漏れを防ぐことができる

カレンダーツールを導入すれば、先々のスケジュールの可視化も可能です。スケジュールの可視化により作業や案件のミスや漏れを防止できます。

カレンダーツールによっては、リマインダー機能がついているものもあります。ツールを導入するときは、あわせて検討するのがおすすめです。

カレンダーツール（アプリ）を上手に利用するためのポイント

カレンダーツールを導入し、スケジュール管理を円滑に行いましょう。そのためのポイントを解説します。

仕事予定とプライベートを同じスケジュールで管理する

カレンダーツールの中には、仕事のスケジュールとプライベートのスケジュールを同じツールで管理できるものもあります。アプリで連携することで、予定の重複を防げるでしょう。

余裕をもったスケジュール設定を行う

カレンダーツールを導入してスケジュール管理しやすくなっても、スケジュールの詰め込みすぎは控えましょう。急用にも対応できるスケジュール管理がおすすめです。

タスク整理をしてから登録する

タスクは、納期や期限を整理してからスケジュールに組み込むようにしましょう。「いつまでに何をするのか」が分からなければスケジュールが曖昧になります。順序立ててスケジュールを組み込むことで、有効なスケジュール管理が実現します。

時間、場所、参加メンバー名など細かな情報も忘れずに入力する

スケジュールは後で見返したときに、どのような内容であったかを分かるようにしておけば、より効率よく管理できます。少し面倒に感じるかもしれませんが、時間や場所、会社名、氏名などの詳細も入力するのがおすすめです。

ビジネスに役立つカレンダーツール8選

カレンダーツールは多種多様です。ここではビジネスに役立つカレンダーツールを8つ紹介します。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で使えるカレンダーツールです。アプリとも連動しているので、どんなデバイスでもアクセスできます。

マルチデバイス対応となっていて、Gメールに記載された予定などを自動で生成するので入力しなくてもスケジュール管理ができます。他者との共有も可能なのでビジネスシーンにも活用可能です。

Outlookカレンダー

Outlookカレンダーは、メールなどの機能と統合されたカレンダーツールです。ノートに書き込む感覚で使えるため、マニュアルを読まずに簡単に使えます。

Windowsのアカウントを持っていれば誰でも利用できて、予定やイベントの作成、会議の開催など多くのタスクを簡単に管理できます。

Yahoo!カレンダー

Yahoo!カレンダーは、誰でも無料で利用できるカレンダーツールです。Yahoo!天気との連動が特徴的で、スケジュールにその日の天気予報が表示されます。

また、Yahoo!メールとも連動していて、メールでのやり取りが自動反映されるため便利です。色分けやスタンプで、オリジナリティのあるスケジュール表を作成できます。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、スケジュール管理やスケジュール共有に加えて、グループに所属している全員が閲覧できる掲示板機能が特徴です。文書やファイルを共有できて、ファイル管理機能も搭載されています。

有料のカレンダーツールであり、スタンダードコースとプレミアムコースが用意されています。

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、タスク管理に便利なカレンダーツールです。マイクロソフトのアカウントがあれば、だれでも無料で利用できます。デスクトップアプリとモバイルアプリを併用することでデバイスを選ばないスケジュール管理が可能です。

一か所に個人のスケジュールをまとめられるだけはなく、スケジュールやタスクの共有もできます。

ジョルテ

ジョルテは、カレンダー機能とシステム手帳の機能を持ち合わせたカレンダーツールです。日記やToDoリストなどの機能も充実しており、ニュースや速報などもアプリ上で確認できます。

興味のあるコンテンツをカレンダーに反映できる点も大きな特徴です。すべての機能を利用するためには、有料コースを選択する必要があります。

TeamOn（チーム オン）

TeamOnは、中小企業向けに開発されたツールで、搭載されているすべての機能がビジネス仕様になっています。「5名様プラン」や「10名様プラン」などのプランがありますが、個人向けのプランはありません。

タスク管理やファイル管理のほか、メンバーでの共有、ビデオチャットなどビジネスに適した機能が充実しています。

Timetree

Timetreeは、グループごとにカレンダーを作成できるツールです。社内チームやグループで、スケジュールやタスクの共有がしやすくなっています。

無料のカレンダーツールでありながら、チャット機能が搭載されています。テレワーク時のコミュニケーションツールとしても活用できるのがポイントです。

カレンダーツール（アプリ）を選ぶ際のポイント

多くのカレンダーツールがありますが、自社に合ったものを選ぶことが大切です。この章で、ツールの選び方を確認しましょう。

機能面など、求める条件に沿ったツールを選ぶ

ビジネス目的でカレンダーツールを選ぶため、社内ニーズや従業員の要望に沿った機能が必要となります。どのような機能が備わっているかを確認し、自社のニーズに適したカレンダーツールを選びましょう。

インターフェース

職種によって適したインターフェースが違うので、慎重に検討する必要があります。

例えば、ITエンジニアならば自由度が高いもの、テレワーカーならコミュニケーション機能があって、スケジュールがリアルタイムで反映されるものがおすすめです。

インストール型とクラウド型、どちらを選ぶか

カレンダーツールは、大別するとクラウド型とインストール型があります。常にインターネットのつながる環境があり、互換性を重視する場合はクラウド型がおすすめです。互換性よりもセキュリティを優先する場合はインストール型を選びましょう。

無料ツールと有料ツール、どちらを選ぶか

料金に関わらず、目的にあった機能を有するカレンダーツールを選ぶことが大切です。

無料ツールの多くは、費用がかからず導入しやすいですが、サポートの充実具合で選ぶなら有料ツールが良いでしょう。

さまざまなツールをチェックする

カレンダーツールの導入を検討する際には、複数のツールをチェックしましょう。料金プランや互換性、連携性など比較しながら、自社にあうツールを探すことがポイントです。

対応言語を確認する

カレンダーツールは、国内だけではなく海外製のものも多いです。海外製のものは、自社の公用語に対応していないケースもあるため、導入前にツールで使える言語の種類を確認しておきましょう。

国産のツールは日本語でのサポートがあるので安心

従業員の大半が日本人である場合は、社内で利用するカレンダーツールは、言語が日本語であることが望まれます。サポートを受ける際に日本語以外だと戸惑う従業員もいるため、日本語に対応したツールを選ぶと安心です。

導入時にかかる費用を確認

カレンダーツールを導入する際は、イニシャルコストとランニングコストがどれくらいかかるのかを確認しましょう。無料のツールだと使用可能な機能が制限されていたり、利用人数が有料のものよりも少なくなっていたりするため、よく比較・検討してください。

日程調整ツールや情報共有アプリ等との連携がおすすめ

カレンダーツールは、ツール単独で利用するだけではなく、他のツールと連携して利用した方が業務効率を上げられます。カレンダーツールと情報共有ツールを連携させている企業も多いので、あわせて導入を検討すると良いでしょう。

ラクネコ

ラクネコは、カレンダーツールと連携させて利用できる来客業務対応アプリであり、来客対応の課題を解決します。受付から対面までスマートな対応が可能です。

Googleカレンダー、Outlookカレンダーなどに来客予定や来訪者情報を登録するだけで、システムが連動するのもラクネコならではのポイントです。

まとめ

ビジネスでのスケジュール管理は基本中の基本ですが、うっかりミスで同僚や取引先に迷惑をかけるケースもあります。カレンダーツールを活用し、ミスや漏れのないスケジュール管理を徹底しましょう。

ラクネコは、カレンダーツールと連携できるだけでなく、電話やメール、SMSなどへの通知も可能で、来客の見逃し防止にも有効です。名刺撮影による受付機能や手書き入力機能も利用でき、利用者にとっても効率的なツールです。カレンダーツールとあわせて、ぜひラクネコの導入を検討してみてください。

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