2021年05月14日

来訪者対応の受付システムはどう選ぶ？搭載機能やおすすめの受付システムなど詳しく紹介

受付システムとは、受付が無人でも来訪者を対応して受付業務を効率化するシステムです。受付に人員をまわしにくい企業などは、受付システムの導入を検討している企業も多いでしょう。この記事では、受付システムの種類やメリット・デメリット、おすすめの受付システムなどを紹介します。受付システムについて詳しく知りたい人は、ぜひ参考にしてください。

来訪者対応の受付システムとは？

来訪者対応のための受付システムとは、人を配置しなくても自動で対応するシステムです。従来の受付は人が常に受付ブースにいる、もしくは手の空いた従業員が来訪者が来る度に対応するものでしたが、受付システムはそれに代わるものになります。

来訪者対応用受付システムの搭載機能

来訪者対応用受付システムにはさまざまな種類があります。ここでは、代表的な機能について解説します。

来訪者予約・受付対応機能

来訪時にシステムを通じて予約をしたり、受け付けたりする機能です。事前にスマートフォンやパソコンなどで予約でき、当日になったら予約番号やQRコードを読み込ませて受付対応するものなどがあります。

ビジネスチャット・メールなどによる通知機能

来訪者が受付システムに来訪したことを入力すると、担当者に自動で通知する機能です。受付で人が該当の担当者を探し、内線等で呼び出さずに済みます。受付にかかるリソースや時間を軽減できます。

来訪記録などのデータ登録機能

来訪者記録や従業員データを登録する機能です。来訪者の顔画像と紐付ければ、来訪者がQRコードや予約番号を用意する必要もなくなるなど、来訪者にとってもメリットがあります。登録情報は情報分析やセキュリティ対策へも活用可能です。

来訪者対応において受付システムを導入するメリット

来訪者対応のために受付システムを導入すると、自社にとってだけではなく、来訪者にとってもメリットがあります。

スマートな対応ができる

受付システムがあれば、受付担当者が来訪者の情報を確認し、担当者へ取り次ぐという作業が必要なくなります。受付システムが自動で担当者に通知するため、スマートな対応が可能になるのがメリットです。

来訪者情報の管理をクラウド上で行える

受付システムは、来訪者の情報を電子化し、クラウド上に保存可能です。そのため、書面で情報を管理する必要がなくなり、情報管理が効率化するでしょう。クラウド上にあれば、必要なときにすぐに参照できます。

従業員の負担を軽減、業務効率化をはかれる

受付と通常業務を兼任している場合、来訪者を担当者へ取り次ぐ業務は負担がかかる場合もあります。受付システムがあれば自動で取り次ぎできます。通常業務を滞りなく進められるうえ、業務の効率化をはかれるでしょう。

セキュリティ対策を行える

受付システムは人ではなく機械が来訪者確認を行うため、より安全な来訪者対応になります。予約した来訪者だけを社内に通せるようになり、従業員や社内に保管してあるデータを守れるのも受付システムのメリットです。

コスト削減につながる

受付は受付ブースを設置し、内線なども完備しなければなりません。受付担当者を配置すると人件費もかかります。手の空いた従業員が受付担当をしても、通常業務が後回しになる場合もあります。受付システムがあれば、それらのコストは削減できます。

来訪者に対して効果的なアピールとなる

受付システムでスムーズに来訪者対応ができれば、来訪者は最先端の技術を活用する先進的な企業だと感じるでしょう。来訪者に対して効果的にアピールできれば、企業イメージの向上にもつながります。

来訪者対応に受付システムを導入するデメリット

受付システムはとても便利なシステムですが、場合によってはデメリットが生じる可能性もゼロではありません。ここでは、受付システム導入で考えられるデメリットについて解説します。

来訪者によっては専任の担当者による受付対応を好む場合がある

来訪者のなかには、来社したときには専任の担当者に対応してほしいという人もいます。しかし、人による対応は従業員によって対応の質が異なる可能性もあります。受付システムは機械が対応するため、常に安定した接客が可能です。

導入計画や初期費用を考慮する必要がある

受付システムによっては専用デバイスや回線の導入が必要なものもあり、初期費用がかかることもあります。導入時にどれだけコストダウンをはかれるかといった導入計画が必要です。市販のタブレットを活用できるシステムを採用するなど、初期費用を減らす工夫が大切です。

iPad対応タブレットタイプの来訪者受付システム

iPadをすでに所有している企業には、iPad対応可能なタブレットタイプの来訪者受付システムがおすすめです。iPadが使用できる受付システムを紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、来訪者が事前発行されたQRコードを読み込むだけで認証ができる受付システムです。来訪者を打ち合わせ場所まで誘導することも可能です。アプリケーションをインストールして、iPadで利用できます。利用人数が50人までの場合、月額5,000円（税抜）で運用可能です。

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ACALL RECEPTION

来訪者の入退室を完全に自動で行う受付システムで、iPadがあれば導入可能です。来訪者だけではなく、従業員や定期的に入館する来訪者にも対応できます。ラベルプリンターと連携すれば、入館証の印刷なども可能です。メニューの画面などが自由にカスタムでき、自社にあった画面に表示できます。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは受付、日程調整、会議室管理をワンストップで行えます。クラウドにさまざまな情報を記録でき、データ管理を効率化します。日程調整機能は自動で該当従業員の時間があう日時を算出できます。QRコードによる読み込みが可能で、タブレットに触らずに受付対応することも可能です。

I-Face

操作性のシンプルさが特徴の受付システムです。設置には、コンセント工事やセッティングが必要ですが、最短1営業日で導入可能です。QRコードをかざせば担当者の呼び出しが可能で、スマートな受付作業を実現します。通話、チャット、通話とチャットの3パターンから呼び出し方法が選べるのも特徴です。

iPult

デザイン性を重視した受付システムです。待ち受け画面に企業のPRやイメージ画像を表示でき、来訪者を待たせている間も飽きさせない工夫がされています。接続は有線で行うため、安定した通信環境で高品質な音質と安定した動作で操作可能です。電源と電話回線、LANケーブルを繋ぐだけで設置完了します。

Smart at reception

Smart at receptionには豊富なオプションが用意されています。企業によって受付ルールはさまざまですが、それぞれの企業にあった受付システムを作れます。

bitreception

非対面で受付から案内までできるシステムです。ほかのbitlockシリーズと連携し、企業内にあるゲートや会議室の自動解錠、経路案内まで行えます。OutlookやGoogleカレンダーなどの予定調節アプリからも予定を登録可能です。

ビジネスチャットでの通知が可能な来訪者受付システム

担当者に直接ビジネスチャットで通知ができるシステムは、担当者がどこにいても来訪者を知らせられます。この機能がついている受付システムを紹介します。

ラクネコ

ラクネコはビジネスチャットでの通知も可能です。そのため、担当者は来訪者が来るまで自分の通常業務に専念できます。また、ビジネスチャットのほか電話通知にも対応しています。ビジネスチャットでは見逃してしまうといった場合にも、電話通知で確実に来訪者を対応できます。さまざまなビジネスチャットツールと連携が可能なため、すでにビジネスチャットを導入している企業におすすめです。

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Envoy

iPadで利用可能な受付システムです。Skypeなどのビジネスチャットと連携可能で、ビデオ電話で顔をあわせながらの対応もできます。Envoyは来訪者の用件を確認するほか、秘密保持契約のサインや、感染症対策となる健康アンケートといった受付操作もカスタマイズ可能です。

ロボットタイプの来訪者受付システム

ロボットタイプの来訪者受付システムは、導入コストがかかりがちですが、人による対応に近い受付が実現します。代表的なロボットタイプの来訪者受付システムを紹介します。

Welbo

表情を表示できるロボットタイプの来訪者受付システムです。見た目がかわいらしく、来訪者が無人の受付システムに対して感じる無機質さを軽減できます。顔認証で来訪者が誰かを認知し、音声で会話をするように名前や用件を聞きます。「いらっしゃいませ」など挨拶もするため、来訪者は丁重に扱われていると感じられるでしょう。

接客ガイド for Pepper

人型ロボットであるPepperが接客に特化したものです。顧客の用件を聞きつつ、顧客の来訪を事務所のタブレットに通知します。製品紹介や企業情報なども来訪者に伝える機能もあり、来訪者の待ち時間も有効に使えます。日本語以外に英語、中国語にも対応可能です。

Smart at reception

通常のSmart at receptionはiPadを活用する受付システムで、ロボットタイプではありません。しかし、Pepperと連携してロボットタイプとしても利用できます。Smart at receptionを活かしつつ、ロボットであるPepperのよさも活用できます。

内線電話対応の来訪者受付システム

すでに内線を使用している企業におすすめの機能です。受付システムから内線を活用し、直接担当者につなげられます。

MOT/Phone

エントランスにiPadなどのタッチパネルを設置し、担当者のスマートフォンにつなげる仕組みです。フリーアドレスで固定席がない企業や、テレワーク中でもかんたんに担当につなげられます。すでに導入しているPBXや内線と連動することも可能です。

more Reception

more Receptionは幅広いタイプの用意がある受付システムです。担当者の呼び出しには、内線、QRコード、入館カード発行などから選択できます。受付筐体の種類も幅広く、タブレットのような薄型、机などの用意がいらない自立型などがあります。3年間の無料サポートがついています。

VisitView

VisitViewは内線だけでなく、有人受付のサポートとして、ICチケットの発券などさまざまなスタイルから選択できる受付システムです。受付につねに従業員を配置する有人受付システムであっても、担当者の該当内線番号を探し、連絡していると来訪者を待たせてしまいます。サポートとしてVisitViewを併用すれば、スムーズに受付対応できるでしょう。

kinase

受付ブースに内線電話を設置している企業は多いでしょう。kinaseはすでに設置している内線をタブレットに置き換えるだけで導入可能です。従来の内線をそのまま活用できるため、システムを一掃する必要はありません。

来訪者対応受付システムの選び方

これまで紹介してきた通り、来訪者対応受付システムにはさまざまなものがあります。そこから自社にあったものをどのように選ぶかを解説します。

どんな来訪者でも問題なく使えるか

企業には老若男女さまざまな人が訪れるでしょう。無人受付システムを導入するのであれば、従業員が説明しなくてもスムーズに使用できるものでないと、結局手の空いた従業員が対応しなければならなくなります。誰でも使えるわかりやすい操作性のものを選びましょう。

自社が必要とする機能が搭載されているか

システムによって搭載されている機能は違います。自社の規模や体制、来訪者の数に適している機能をもつものを選びましょう。従業員数が多い企業は、社員の情報を一括登録できる社内登録CSV機能があると便利です。一つ一つ従業員情報を入力していく手間を省けます。

そのほか、内線を利用するのか、入館証の発行が必要なのか、など既存のシステムを見直しつつ選んでみてください。

来訪者通知機能の確認も必要

受付システムによって、どのようにして来訪者通知を行うのかは違います。そのため、自社にあった通知機能があるのかの確認も必要でしょう。内線、スマートフォン、ビジネスチャットなどから、企業にあった通知機能をもつものを選んでみてください。

タブレットかロボットか

受付システムは、おもにiPadなどを活用するタブレットタイプか、ロボットが接客をするロボットタイプにわけられます。タブレットタイプは小型であるため、置き場所に困らずスッキリとした印象になります。導入コストもかかりにくいでしょう。

ロボットタイプはロボットが会話をするように接客可能です。導入コストはかかるものの、無人でも有人のような受付にできます。

セキュリティ対策に対応しているか

受付システムを選ぶ際に重要な部分がセキュリティ対策です。受付システムは社員や来訪者の個人情報を登録するため、情報漏えいが起きると企業としては大問題になるでしょう。来訪者情報は暗号化されているのか、サーバーダウン時にはどうするつもりなのかなど、システム提供者側によく確認しておきましょう。

コストは適正か

導入の際は、コストが適正かについても検討しましょう。一般的に機能が増え、サポートが充実しているシステムであればあるほどコストはかかりがちです。機能がすべてそろったものを選べばよいのではなく、初期費用や月額利用料が予算に見合っているのかも確認することが大切です。

カスタマイズ性やヘルプセンターなど企業にとっての使いやすさ

受付は企業の顔をともいえる部分でしょう。そのため、受付画面やシステムの外観を自社らしくカスタマイズできるものもおすすめです。

そのほか、トラブルや設定に迷ったときに相談できるヘルプセンターがあるのかを確認しましょう。新しいシステムを導入するときは、何かしらトラブルが起きる可能性があります。サポートがしっかりとしたシステムを選ぶと安心です。

まとめ

受付システムには多種多様な物があり、料金もさまざまです。コストや機能面、サポート体制などを総合的に判断し、自社にあったものを選んでください。

ラクネコは、ラクネコMobileに音声通知するほか、電話やSMS、メール、ビジネスチャットとさまざまな方法から通知手段を選べます。QRコードをかざすだけで受付できるため、誰でもかんたんに操作できます。手書き入力もでき、機械入力に慣れていない人にも優しいシステムです。導入は月額5,000円（税抜）からで、どのプランでもすべての機能を利用できます。

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