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2021年06月23日 受付システムはどのくらいコスト削減につながる?費用の目安や選び方のポイントを解説

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受付システムとは、主にタブレット端末を用いたアプリケーションによって、無人で受付業務を行うシステムです。来客対応がスムーズになるうえ、コスト削減ができるなどのメリットがあることから、導入企業が増えています。この記事は、企業の総務担当者に向け、受付システムを導入するメリット、費用の目安、選び方などを解説します。受付システム導入の参考にしてください。

コスト削減につながる受付システムとは

受付システムとは、無人で受付業務を行うためのシステムのことです。基本機能や普及が進んでいる背景について解説します。

受付システムの機能

受付システムとは、企業の受付窓口、フロアの入り口などにタブレット端末などを設置して、人の受付業務を代行するためのシステムです。

受付システムの主な機能は来客の予約・受付です。来客を受け付けて担当者に通知することや、クラウド上で来客予約を管理することができます。また、入退場や顧客情報の記録・管理も受付システムの基本機能です。

導入する企業が増えている

受付システムは大企業だけでなく、中小企業でも導入が進んでいます。その理由は人件費削減や業務効率化につなげやすいからです。中小企業では受付業務と本来の業務を兼任することが多いため、受付業務の工数を減らしながら、本来の業務に集中できる環境を整えられます。

受付システムVS人件費で削減できるコストの目安

ここでは、受付システムを導入した場合と導入しない場合にかかる費用をそれぞれ説明し、コストを比較します。

受付システムを利用する場合のコスト

受付システムを利用する際に必要な費用は初期費用とランニングコストです。

初期費用

初期費用としてかかるのはタブレット端末などの機器購入費です。ただし、iPadやAndroid端末など一般的なタブレットを使えるので、既存端末を使えば無料で済みます。一方、ロボット型の受付システムを導入すると高額になります。
そのほか、受付システムと接続するネットワーク回線なども必要です。

ランニングコスト

ランニングコストは、主に受付システムの利用料です。料金は利用規模や搭載機能によって違いますが、平均で月額5,000円~1万円程度です。ただし、大企業向けやAI搭載の受付システムでは、月額10万円以上の高額な利用料が発生することもあります。
そのほか、機器のレンタル代などがかかる場合があります。

受付システムを利用しない場合のコスト

人による従来型の受付業務において、初期費用としてかかるのは、内線電話やプリンターなどの設備費用です。主なランニングコストは人件費で、月額給与と福利厚生費が人数分かかります。その他、内線電話やプリンターなどの機器のリース代が必要です。

受付を専任で配置しない場合は、追加の人件費がかかりません。しかし、実際には本来の業務時間が削られるため、この分の工数が人件費として発生しています。もし受付業務によって残業になれば、さらにコストは増します。

両者のコストを比較

100名の企業で受付を2人雇った場合と受付システムを利用した場合で比較します。
人件費を25万円×2=50万円とし、内線電話のリース代を2,500~4,000円とします。

一方、受付システムの料金はサービスや条件によって異なりますが、「ラクネコ」なら初期費用0円、ランニングコストが月額1万円(税別)で利用可能です。

したがって、受付システムを利用した場合、月額で48万円程度、年間で576万円程度のコストカットが見込めます。

受付システムを活用するメリット

受付システムを導入すると、来客対応や情報管理、セキュリティ対策がしやすくなり、結果として企業イメージが向上します。それぞれのメリットを解説します。

来客対応がスムーズになる

受付システムを導入すると、担当者に直接、来訪通知が届くため、来訪者の待ち時間を減らせます。通知方法は内線電話、チャット、メールなどの方法がありますが、いずれにおいても取り次ぎ業務がなくなり、スムーズな対応が可能です。また、来訪者はシステム上でアポイントを取ることもできます。

情報管理しやすくなる

受付システムはクラウド上に情報を一元登録・管理しています。そのため、社内からはもちろん、アクセス権限を設定すれば、外出先からも受付情報を確認できます。

情報にアクセスすれば、会議や商談の時間を担当者全員で共有できるため、社員同士の連絡業務の負担を減らすこともメリットです。

セキュリティ対策ができる

受付システムを通じてしか社員とコンタクトを取れなくすることで、不審者の侵入や無用な飛び込み営業などを防ぐ効果があります。来客情報の事前入力や顔認証などを行えば、面識がない人と直接会わなくて済みます。

万一、情報漏えいなどのトラブルが起きた際も、来訪者の履歴や入退出の記録をさかのぼれば、疑わしい人物の絞り込みも可能です。

企業のイメージ向上につながる

来客がスムーズに進めば、顧客に好印象を持ってもらいやすくなります。また、積極的にITC環境を整える企業の先進性や業務効率化の姿勢を評価してもらえるケースも少なくありません。

来訪者の待ち時間に、企業の紹介動画を流すなどしてイメージ向上を図る企業もあります。

受付システムを活用するデメリット

受付システムには、非対面であること、導入費用がかかること、システムトラブルが発生するリスクなどのデメリットもあります。それぞれについて解説します。

従来の受付のスタイルを好む人がいる

対人対応の受付スタイルを好む人もいます。受付システムの効率性を評価する人がいる一方で、このような人にはネガティブなイメージを持たれる場合があります。

顧客にタブレット操作が苦手な世代が多い場合などは、受付システムの運用方法を工夫する必要があるかもしれません。

導入に費用や初期設定が必要

受付システム導入には、初期費用とランニングコストがかかります。システムによって料金が異なるため、企業の規模や目的に対してオーバースペックのサービスを利用してコスト負担が増えないように必要な機能を明確にしておくとよいでしょう。また、導入の際は従業員の登録やチャットツールなどのシステムとの連携設定が必要になります。

システムトラブルが起こる可能性がある

受付システムのトラブルで、来訪者の混乱を招く可能性はゼロではありません。クラウド型サービスで提供されている受付システムでは、自社で不具合を解消できない場合もあります。サポート体制が充実している業者を選びましょう。

デメリットを解消する方法

受付は企業の顔と言われ、最初のおもてなしをする場所であるとも言われます。ポツンとタブレットを置くだけでは、好ましくない印象を与えてしまうことがあるかもしれません。

こうしたデメリットは、工夫次第で解消できます。たとえば、受付システムにウェルカムメッセージを表示させておくだけでも、温かみを感じさせられるでしょう。
前述の顧客にタブレット操作が苦手な世代が多い場合などは、操作説明用のボードを置くなどしてよりわかりやすくする工夫をするのがよいでしょう。
また、休憩室の場所やオフィス周辺の地図、バスの時刻表など、来訪者に有益な情報を提供することも喜ばれます。

自社に最適な受付システムの選び方

ここでは受付システムを選定する際に重要な機能や料金プラン、サポート体制などのポイントを解説します。

タブレット型・ロボット型

受付システムは大きく分けるとタブレット型とロボット型の2種類です。

タブレット型はiPadなどのタブレットを用いるシステムで、来訪者に画面を操作してもらいます。導入コストが安く、多くの企業に向いています。

ロボット型は音声案内やAIによる音声対話が可能なシステムです。コストは高いものの、対面応対に近づけたい企業や先進性をアピールしたい企業に好まれます。

来客通知ツールの有無

来客通知ツールは受付システムのなかで重要な機能です。来客者が訪問した時点で内線電話やメール、チャットなどで到着が通知されるため、ギリギリの時間まで仕事に集中できるからです。

担当者を複数人登録しておけば一斉通知されるため、会議や商談のメンバーを集める手間も省けます。

必要な機能の有無

たとえば名刺撮影や手書きで来訪者が情報を入力できる機能や、担当者から事前に届いた認証用QRコードを受付システムに読み取らせて受付を完了できる機能などは便利です。自社に合った機能が搭載されているか確認しておきましょう。

ただし、一般的に高機能になるほど高額になるため、費用対効果を考えて受付システムを選ぶ必要があります。

コストを抑えられるプラン

コストを抑えるためには、手持ちのタブレットやパソコンを使えるサービスがおすすめです。特に初期費用が無料のサービスなら、導入費用が安くなります。

一方、AI搭載のロボット型受付システムや、ドア開錠など他のシステムと連携させるシステムなどでは、費用が高くなることがあります。本当に費用対効果が高くなるのか、検討しておきましょう。

充実したサポート体制

万一トラブルが発生した場合のサポート体制もチェックしておきましょう。窓口の問い合わせ時間と自社の営業時間が合っているか、サーバーのバックアップがあるかなどです。

また、セキュリティの関係などで、受付システムのカスタマイズが必要になるケースもあります。自社の都合に合わせたカスタマイズや運用支援を受けられるかどうかも重要です。

おすすめの受付システムを紹介

ここでは、「ラクネコ」「Smart at reception」「RECEPTIONIST」の3つの受付システムを紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、初期費用0円、月額利用料5,000円(税別)からの業界最安水準の料金が人気のサービスです。企業の従業員数に応じたシンプルな料金体系になっており、複数拠点で複数端末を追加料金なしで利用できます。

また、ラクネコでは、事前に来訪者に受付認証用のQRコードを発行できます。名刺撮影や手書きによる受付記入も可能です。カレンダーアプリとの連携もできるため、企業担当者の日々の業務も効率的になるでしょう。

多彩な機能がありながら低コストのラクネコは、多くの企業におすすめできるサービスです。

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Smart at reception

Smart at receptionは、AIを搭載したiPad受付システムです。初期費用は0円、月額利用料はBasic2万円(税別)から利用できます。その他のプランは、Premiumが3万円(税別)、Enterpriseは5万円(税別)、HD Groupが10万円以上(税別)です。

Smart at receptionの大きな特徴は、ソフトバンクの人型ロボット「Pepper」と連携でき、人に近い対応ができる点です。基本利用料がやや高額で通話連携する場合も別途初期費用がかかるため、予算に合うかしっかりと確認しましょう。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTの初期費用は0円、10名までは無料です。2台目以降の端末(iPad)追加は、オプション料金として 月1万円(税別)/台が加算されます。

主な機能はビジネスチャット連携、来客通知などの基本機能のほか、Googleカレンダー連携、受付コード発行などです。ただし、加入プランはスタンダードプラン、エンタープライズ、プレミアムに分類され、それぞれ利用できる機能が異なります。

まとめ

無人で受付業務を行う受付システムの導入は、コスト軽減、業務効率化などの多くのメリットがあります。

ラクネコは多彩な通知(電話、メール、SMS、チャット、「ラクネコMobile」への音声通知)で来客を見逃しません。また、最小限の接触で感染症対策にもなるQRコードによる受付、簡単操作で来客者に優しい名刺撮影受付・手書き入力機能も搭載しています。そのほか、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、スケジュール管理を効率化できます。

多彩な機能がありながら、月額5,000円(税別)から全機能が使えるコストパフォーマンスのよさで、業種・規模を問わず導入を検討していただけます。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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