2021年07月30日

総務業務を効率化するための方法とは｜役立つシステムなど紹介

総務は、広報や備品管理などの幅広い業務を担っています。円滑に業務をこなすためには、業務の効率化が重要です。この記事では、総務業務の効率化を目指している担当者に向けて、総務の役割や課題、課題の解決に役立つおすすめのツール、業務効率化の方法などを解説しています。自社の総務業務を効率化する際の参考にしてください。

企業内における総務の役割

総務とは、どの部署にも該当しない業務を引き受け、他部署の業務が円滑に進むようにサポートするための部署です。また、経営陣の参謀役といった重要な役目もあることから、会社全体をつなぐ存在といっても過言ではありません。

株主総会の企画運営

株式会社における総務業務の中で、とくに重要とされる業務が株主総会の企画・運営です。株主総会とは、自社の基本方針や重要事項を決定するための場です。株主総会の企画や運営はもちろん、株主への連絡・質疑応答、会場の手配、資料の配布などの業務が挙げられます。また、株主総会の内容を記録し、議事録を作成する業務も総務の仕事です。

経営陣、各部署、各社員のサポート業務

上述したとおり、総務は経営陣や各部署、各社員の業務を円滑に回るようサポートする、管理部門の要となる部署です。経営陣の経営判断に影響を及ぼすような情報や資料を収集する役割も担っています。また、役員のスケジュール管理や名刺管理など、秘書のような業務もこなします。

総務は、縦割りになりやすい各部署をつなぐパイプ役であるとともに、各社員のサポート業務もこなさなければなりません。

企業全体の活動支援

全社をあげて行う活動のサポートも総務の仕事です。たとえば、リサイクル・禁煙促進などの社会貢献活動の推進を率先して行います。この際、社員の参加を促す役目も、総務が担っています。

社内イベントの企画運営や、トラブル、冠婚葬祭対応

全社をあげて行うイベントや活動のサポート業務も総務の仕事に含まれます。たとえば、新入社員の歓迎会や運動会、忘年会の企画・運営です。また、社員や関係者に慶弔があった場合の対応や、社内での紛失物などのトラブル対応も任されています。

Webサイトの更新、広報の仕事

商品やサービスを提供する会社では、プレスリリースの作成やWebページの更新作業なども発生します。たとえば、新商品の情報を掲載したり、トラブルが発生した場合に謝罪文を公表したりする対応も必要です。

建物、オフィスなどの環境管理

社員のサポート業務のひとつに、建物やオフィスの環境を整備する管理業務もあります。エレベーターや防災設備の管理を始め、空調に不具合が生じていないか、蛍光灯は切れていないかの確認も行います。

物品、備品の管理

コピー機のインクトナーやコピー用紙、ペン、クリップなどの消耗品や事務用品の補充も総務の仕事です。物品や備品に過不足が発生しないよう、定期的に在庫を確認したうえで必要なものだけを発注します。

来客対応含む、外部との折衝

総務が来客や問い合わせに対応する場合もあります。法務を専門とする部署がない会社で、法律がかかわる問題やトラブルが発生した場合は、法務関連の専門家への相談、外部との折衝業務も担当しなければなりません。

総務の抱えている課題とは

総務は、多岐にわたる役割や業務を担っているため、さまざまな課題を抱えています。どのような課題に直面しているのか、詳しく解説します。

業務範囲の広さ

総務業務は、他部署に比べて業務範囲が広いため、すべての業務を滞りなくこなすには限度があります。役割分担する方法もありますが、担当者でなければ詳しいことがわからないといった事態を引き起こし、連携を取りにくくしてしまいます。

人手不足

総務は、慢性的な人材不足を抱えているケースも多いです。総務業務は他部署に比べて、直接的な利益を生みません。そのため、社内で人手不足に陥った場合、利益を生む他部署に人材が回されてしまいます。

目標設定が難しい、成果が見えにくい

総務は具体的な数値による目標設定が難しく、成果が見えづらい仕事です。そのため、総務業務にあたる社員のモチベーションが低下しやすくなり、業務効率を落とす可能性もあります。

不明確で非効率的な業務の存在

総務業務は、スポット的な細かい作業が多いため、それぞれの業務が非効率になる傾向があります。そのため、効率化が難しく、非効率なまま業務を進める現状を打破しづらいといった課題を抱えています。

突発的な対応を迫られることも多い

総務業務は、必ずしも定型化した作業ばかりではありません。トラブル対応を始め、備品や物品の急な不足、他部署や外部からの問い合わせなど突発的な対応を求められるケースも多いです。そのため、業務に遅れが生じ、残業が発生する場合もあります。

総務における課題の解決方法は業務の効率化

上述した課題解決のために人材を増員できない場合は、業務の効率化が不可欠です。以下では、業務効率化のための方法を解説します。

業務の見える化を推進

誰がどの作業をどの程度進めているのかを把握しておくことで、業務の効率化につながります。タスクごとに進捗状況がわかれば、人手が不足している場合はサポートに入り、足りている場合は別の作業に人員を回すなど、効率よくタスクを処理できます。そのため、進捗状況やタスク管理といった業務の見える化を積極的に行いましょう。

外部委託を検討する

社内のリソースだけで業務をこなせない場合、外部委託（アウトソーシング）の活用によって、業務の効率化を図ることも可能です。たとえば、特定の業務をこなすために必要な知識やスキルがない場合、物品の管理や受付対応に必要な人員を割けないなどの場合が挙げられます。

社員が対応しなくても支障がない業務を外部委託できれば、より重要な業務に社内のリソースを回せます。

IT化ツール・システムを導入する

IT化の促進により、総務業務の効率化につながる場合があります。ITツールやシステムを活用すれば、社内文書や各種申請のペーパーレス化も可能です。外部サービスとの連携が可能なツールやシステムを導入すれば、勤怠データや社員情報も一元管理できます。

年末調整や労働保険などの更新業務の自動化も可能なため、関連業務の効率化を図れます。
また、上述した業務の見える化の取り組みとしても有効です。

効率化できる総務業務の種類

総務業務の中で、効率化に向いている業務の種類について、以下で解説します。

受付業務

受付業務は、来客の頻度や人数が多いと、受付対応に時間をとられてしまい、他の業務が手につかなくなる場合があります。受付業務を効率化するなら、無人受付が可能な受付システム「ラクネコ」がおすすめです。

受付にタブレットを設置するだけで、来訪者への初動対応を無人化できます。また、音声や電話、チャットツールなどで担当者に来客を知らせる通知を送信するため、来客を見逃す心配がありません。

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メール管理業務

総務では、他部署や外部からの問い合わせで膨大なメールを毎日処理しなければなりません。メール管理システムを導入すれば、メールにラベル付けできるため、対応状況の把握や優先順位づけが可能になり、メール対応を効率よく処理できるようになります。

物品管理業務

物品や備品の発注、補充業務の効率化も可能です。あらかじめ、必要在庫数と発注数、発注のタイミング、発注先などをルール化しておくことで、発注を円滑に行えるうえに、在庫の過不足も防げます。

福利厚生関連

社員食堂や社宅、財形貯蓄などの福利厚生に関する業務も効率化が図れます。福利厚生に特化する外部委託サービスを利用するのも一つの方法です。業務に必要な人件費や経費の大幅なコスト削減も期待できます。

総務業務を効率化することで生じるメリット

総務業務の効率化を図ると、どのようなメリットが生じるのか、以下で解説します。

コア業務に集中して取り組める

総務業務を外部委託する、または業務の効率化を図ることで、より重要なコア業務に集中できる環境を整備しやすくなります。総務は直接的に利益を生み出しませんが、他部署や経営陣のサポート業務の強化により、間接的な利益を生み出せます。

定型業務の質の向上

総務業務の効率化によって、定型業務の質を向上させることも可能です。具体的なメリットとして、社内文書や資料の電子化により、劣化や紛失の心配がなくなる、検索機能で書類を探せるうえに、保管する労力や時間を省けるなどが挙げられます。さらに、単純作業を効率化できるようになると、余剰のリソースを他の業務に回せるようになります。

業務の属人化防止

外部委託で業務を効率化した場合、業務の属人化を防ぐことも可能です。属人化とは、特定の業務が担当者以外では分からなくなってしまい、担当者が不在だと対応できない状態を指します。人事異動で業務の引き継ぎが必要になった場合でも、外部委託であれば引き継ぎをせずに業務を円滑に進められます。

コスト削減

業務の効率化の二次的効果として、コスト削減があります。たとえば、定型業務を外部委託すれば、人件費の高い社員に重要な業務を任せられるうえに、定型業務にかかる人件費を抑えられます。また、電子化を推進すれば、印刷コストなどの経費削減も可能です。

会社全体の業務効率化につながる

総務は、経営陣や各部署、各社員の業務をサポートする部署であるため、総務業務の働き方次第で、会社全体の業務効率に影響を及ぼします。そのため、総務業務の効率化を実現できれば、それぞれへのサポート業務も円滑になり、会社全体の業務効率化につながります。

総務業務効率化に役立つツール・システムをご紹介

ここでは、総務業務の効率化におすすめのツールやシステムを紹介します。自社における総務業務の効率化を図る際に参考にしてください。

業務の見える化やIT化に役立つツール

働き方改革を受けて、「DX（デジタルトランスフォーメーション）」に取り組む企業も増えています。DXとは、IT技術を積極的に取り入れ、従来よりも効率のよい業務や組織づくりを行うことです。

そのうえで、「ラクネコ」などの受付システムを始めとする、ITツールやシステムの導入が不可欠です。たとえば、受付システムの導入により、来客への初動対応や担当者への取り次ぎなども自動化できます。

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ほかにも、ビジネスチャットや給与・経費管理システム、採用管理システム、勤怠管理システム、人材評価システム、会議室管理ツールなどがあります。また、社内FAQのチャットボットを設置できるツールを利用すれば、他部署からの問い合わせ対応の自動化も可能です。

このように、自社でもDXを意識した取り組みを行うことで、業務の見える化や効率化を円滑に進められるようになります。

受付システム

来客対応は、業務の効率化を阻害する要因の一つです。来客の度に、業務の手を止めてから対応する必要があるため、業務は滞りやすくなります。受付システムを導入すれば、来客対応を効率化できます。

受付システムとは、受付を無人化し、タブレットなどで来訪者の受付や担当者への取り次ぎを自動化できるシステムです。システムの導入により、総務の負担を軽減できます。

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まとめ

総務の業務範囲は、備品や物品管理から経営陣のサポート業務まで多岐にわたっています。そのため、業務の効率化を図りにくいといった課題を抱えているケースも多いです。業務効率化を図る際は、受付システムなどの導入も検討しましょう。

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