イベントの受付とは？受付業務の基礎や効率化の方法について解説｜受付システム【ラクネコ】

2021年11月10日

イベントの受付とは？受付業務の基礎や効率化の方法について解説

イベントにおける受付の役割

イベントにおいて、受付は来場者が最初に訪れる場所です。来場者と初めて接点をもつ機会となるため、イベントの第一印象に大きな影響を与えます。また、イベントに対する来場者の満足度にも直結するでしょう。

イベント受付で行うおもな業務

イベントの受付では複数の業務を行います。ここでは、具体的な業務内容について解説します。

準備物のチェック

受付ではさまざまなものを使用するため、事前に準備する必要があります。前日または当日までに、受付で使用するものや配布物を用意しましょう。具体的には、すべての配布物をまとめてセットにしたり、出欠を確認するための参加者名簿をそろえたりします。また、会場案内や参加者の飲み物などがある場合はあわせて準備してください。

受付業務

イベントの当日は、来場者の受付を行います。受付では、名前を確認して出欠を確認する役割と、配布物を渡したり案内したりする役割を分けるなど、スムーズに人が流れるように工夫をするとよいでしょう。受付に必要な人数については後ほど詳しく解説します。

各種対応

受付では、来場者からの質問にも答える必要があります。たとえば、会場の設備や周辺施設についてたずねられることも多いです。質問されそうな内容についてあらかじめ確認しておき、きちんと答えられるようにしておくと安心です。受付を担当するスタッフ同士で情報を共有しておきましょう。

イベントの受付スタッフに求められるマナー

イベントの受付を担当するスタッフは、マナーをきちんと身につけておく必要があります。ここでは、イベントの受付スタッフに必要なマナーについて解説します。

受付スタッフの服装マナー

受付は、来場者にとってイベントの第一印象になります。そのため、受付スタッフの身だしなみはとても重要です。基本的にはスーツを着用し、来場者に対して失礼がないようにしましょう。襟がついており、落ち着いている色味のスーツを選んでください。シャツや靴などは、イベントの内容や来場者のタイプも考慮して調整するのがおすすめです。

名刺の扱い方

受付では、来場者から名刺を受け取るケースも多いです。名刺は両手で丁寧に受け取るのが基本です。また、会社名や氏名が記載されている部分に指が重ならないよう、注意する必要があります。

また、名刺を受け取った後は向きをそろえて置きます。名刺には個人情報が記載されているため、対応が済んだら適切な保管場所へ移すことも重要です。

イベントの受付対応における注意ポイント

イベントの受付をする際は注意すべき部分もあります。ここでは、具体的な注意ポイントについて解説します。

感染症対策

新型コロナウィルスの流行により、イベントにおいても感染症対策を徹底しなければならなくなっています。会場で感染拡大を引き起こさないためには、受付での感染症対策が特に重要です。受付では来場者の検温や消毒などを行い、感染者を出さないようにしましょう。ソーシャルディスタンスの確保も心がけてください。

あらかじめイベント内容やオペレーションを把握する

受付スタッフは、イベントの内容や受付業務のオペレーションについて事前に把握しておく必要があります。たとえば、受付やイベントが開始する時間や、イベントへの再入場の可否について正しく理解しておかなければなりません。来場者が不便なくイベントを楽しめるようにするためには、受付スタッフによる配慮が必要です。

待機列を整えて受付に誘導する

受付では、来場者が集中する時間帯があります。来場者の待機列を整えるのも、受付スタッフの仕事のひとつです。出入口を考慮し、邪魔にならない場所に待機列を作るようにしましょう。また、待機列からスムーズに受付へ誘導することも大切です。

受付は丁寧かつスムーズに行う

受付では来場者に丁寧に対応する必要がありますが、時間がかかりすぎないように気をつけましょう。スムーズに受付を済ませられれば、来場者にとっての負担も小さく抑えられます。効率的に受付を行えるよう、あらかじめ準備を整えておく必要があります。

必要な受付スタッフの数はどう決める？

受付に配置するスタッフの人数は、会場の広さや受付の位置だけでは判断できません。来場者の人数、受付にかかる1人あたりの時間、受付処理をしなければいけない時間をもとに計算すると、実際に必要なスタッフの人数を割り出せます。

たとえば、来場者の人数が200人、受付1人あたりの所要時間が30秒、受付開始から全員の受付を完了しなければいけない時間が20分間だとします。この場合、必要な受付スタッフの人数は「200人×30秒÷20分間=5人」となります。

イベント受付を効率的に行うには？

イベントの受付を効率化するためには、専用の受付管理システムを導入すると効果的です。受付業務には煩雑な作業も多くありますが、システムを活用すればスムーズに対応しやすくなります。

イベント受付管理システムのおもな機能

イベントで使用できる受付管理システムには、さまざまな機能がついています。たとえば、事前に来場者へORコードを発行し、受付に設置してある機器でQRコードを読み込むと受付を完了させられる機能もあります。

また、事前準備や事後報告のための機能もついており、イベントの受付業務全般の効率化が実現可能です。

イベント受付管理システムの選び方

イベントの受付管理システムを選ぶときは、さまざまなポイントをチェックする必要があります。どのような機能が必要か検討したうえで、求めている機能がついているものを選ぶべきです。また、使い勝手がよく、操作性に優れているかどうかも重要です。

マーケティングや営業にも利用できるシステムであれば、機能を幅広く活かせます。ほかのシステムと連携できるかどうかについても確認しましょう。

イベント受付を効率化｜おすすめの受付管理システム

イベントの受付を効率化できる受付管理システムには、さまざまな種類があります。ここでは、おすすめの受付管理システムを紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、セミナーの当日受付を自動化できるシステムです。整理番号の発番や来場者のネームシールのプリントもできるため、受付の準備もスムーズです。

また、来場者のリストを作成すると、当日の受付で利用できるQRコードを発行できます。QRコードで参加者を管理するため、簡単に人数を把握できます。参加者側はメールに届いたQRコードをかざすだけなので、入場に手間がかかりません。事前にメールの送信状況や開封状況も確認できます。

費用は月額10,000円（税抜）または1回100,000円（税抜）です。イベント受付を効率化するために、ぜひ活用してください。

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イーべ！

イーべ！は、過去に6,000件以上のイベントで利用された実績がある受付管理システムです。イベントの申し込みフォームの作成、入金管理、受付のためのQRコードの発行、来場予定者へのリマインダーなどの機能がついています。決済サービスとの連携も可能です。

イベントレジスト

イベントレジストは、日本経済新聞社のグループ企業が提供している受付管理システムです。イベントの宣伝、申し込みの受付、決済、来場者管理などに対応しています。プライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証を取得済みです。

楽らく受付くん

楽らく受付くんは、クラウド上で利用できる受付管理システムです。イベントの申し込みフォームをカスタマイズできます。ただし、対応しているのは基本的な受付管理のみであるため、関連する業務も同じシステムでまとめて扱いたい場合は注意が必要です。

Peatix

Peatixは、イベントの集客や来場者の管理ができる受付管理システムです。無料のイベントを開催するなら初期費用や月額料金は無料です。有料のイベントのために使用する際は、販売手数料が発生します。なお、受付時に使用するQRコードの発行も有料となっています。

Q-PASS

Q-PASSは、申し込みフォームの作成やイベントの受付に対応している受付管理システムです。受付のためにQRコードやバーコードを発行できます。来場者に関する情報をリアルタイムで収集する機能がついており、インターネット上からいつでも確認できます。

Doorkeeper

Doorkeeperは、イベントの集客や受付ができる受付管理システムです。定員が埋まっている状態でもキャンセル待ちが可能になっています。イベントの受付は、来場者がアプリからチェックインするだけで完了します。利用できる機能に応じて料金プランがわかれているため、利用したい機能にあわせて選びましょう。

Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、イベントで活用できる100種類以上の機能と連携できる受付管理システムです。来場者を登録するとマイページが作成され、当日の受付の際に使用するQRコードが発行されます。来場者に関する情報は、データベースによる一括管理が可能です。

EventCreate

EventCreateは、Eチケットの発行機能がついている受付管理システムです。当日の受付だけでなく、イベント終了後に来場者へアンケートを送信する機能もついています。また、二要素認証システムを導入しており、セキュリティにも配慮しています。

EventRegist

EventRegistは、イベントに関するさまざまな機能を備えている受付管理システムです。具体的には、イベントの宣伝、事前決済、来場者管理などの機能がついています。受付用のアプリや参加者用のアプリも提供されています。

まとめ

イベントの受付では、さまざまな業務を担当します。注意すべきポイントも多いため、スタッフはさまざまな部分に配慮しなければなりません。煩雑な受付業務を効率化するためには、受付管理システムの導入がおすすめです。

ラクネコは、イベントの受付を効率化できるシステムです。QRコードの発行により、最小限の接触で受付を完了させられます。参加者へのメール送信も可能であり、開封状況も把握しやすいです。月額10,000円（税抜）または1回100,000円（税抜）で利用できるため、イベントの開催頻度にあわせられます。受付業務を効率化してイベントの成功につなげられるよう、ぜひ利用してください。