2021年12月23日

イベント受付を効率化するには？受付システムの導入メリットや選び方など詳しく解説

企業が主催するイベントにおいては、受付は特に重要な業務のひとつです。ただし、イベントでは対応すべき内容が多岐にわたるため、受付業務の負担をなるべく軽減したいと考えている担当者も多いでしょう。

この記事では、イベントの受付業務を効率化するための方法を解説します。スムーズにイベントを運営するために、ぜひ参考にしてください。

イベントにおける「受付」の位置づけ

受付は、訪れた参加者にとってイベントの第一印象となります。このことは、イベントの規模が大きくなっても同様です。イベントに対するイメージを高めるためには、開催前から受付での対応についてきちんと検討しておく必要があります。

イベント前から当日にかけて受付で対応する4つの業務

イベントの開催前日には、具体的にどのような準備をしておけばいいのでしょうか。受付で対応すべき4つの業務について解説します。

配布物などのチェック

イベントの当日に受付で資料やチラシなどを配布する場合は、配布物の種類や状態をしっかりチェックしておきましょう。当日になって慌てないよう、早めに準備を整えておく必要があります。

資料やチラシはクリアファイルなどにあらかじめセットしておくと、参加者が持ち帰りやすくなります。参加者の声を集めるためには、アンケートを同封するのもひとつの方法です。

受付名簿の作成

受付では誰が来場したかを把握する必要があります。申し込み者のリストを作成し、実際に来場した人をチェックできるようにしましょう。懇親会も同時開催する場合は、参加の有無をあわせて記載しておくとわかりやすいです。

受付は誰が来場したのかひと目でわかるように工夫することが重要です。

事前確認やマニュアル作成

受付はイベント全体に関わる業務であるため、担当者は当日の流れも理解しておく必要があります。受付で対応すべき業務の範囲についても明らかにしておきましょう。イベントの規模が大きい場合はマニュアルを作成し、細かい内容まで定めておくと安心です。

情報をきちんと共有できるように工夫しましょう。

受付業務に必要な確認事項

受付業務では、イベントに関するさまざまな情報を把握しておかなければなりません。

たとえば、参加者からトイレや喫煙エリアの場所を質問される可能性があります。会場内の道案内を求められたり、最寄り駅の情報を聞かれたりするケースもあります。なるべく正確な情報を伝えられるように準備しておきましょう。

また、受付で使用するアイテムもそろえておく必要があります。具体的には、名簿、筆記用具、名刺用のトレイなどが必要です。必要があれば、釣銭や飲み物などもそろえておきましょう。

イベント当日の受付対応

イベント当日にスムーズに受付を進めるには、オペレーションをよく確認し、それに従った対応ができるようにしましょう。たくさんの参加者が来場するため、丁寧でスピーディーな対応をしなければなりません。

イベント受付対応における課題点

イベントの受付には同じ時間帯に人が集まる可能性があるため、行列ができないように素早く対応する必要があります。ただし、金銭のやり取りが発生する場合や場所を案内したりする場合は、きめ細やかな個別対応が求められます。

このような受付業務に適切に対応するためには、必要な人員数を適切に割り出さなければなりません。

イベント受付に必要な人員を割り出す方法

イベントの受付は2名以上で対応するのが基本です。受付業務と会場案内を同時進行できるようにしましょう。

実際に必要な人員を割り出すには、参加者数、1人あたりの対応時間、受付が集中する時間をもとに計算します。

たとえば、参加者数が200人、1人あたりの対応時間が15秒、受付が集中する時間が15分間である場合、受付を完了するまでにかかる時間は、「200人×15秒=3,000秒（50分）」です。15分ですべてに対応するためには「50分÷15分=3.33人」が必要だとわかります。

イベント受付を効率化する受付管理システムとは？

イベントの受付担当者は、イベント前からさまざまな業務の対応が求められます。受付業務ではさまざまな手間がかかるため、課題を解決するための工夫も必要です。

受付業務を効率化して課題を解決するためには、受付管理システムを導入するのもひとつの方法です。ここでは、受付管理システムの概要や機能について解説します。

受付管理システムとは

受付管理システムとは、受付業務で対応する業務を管理するためのシステムです。当日の受付だけでなく、事前準備や参加者の集計などの業務に対応しています。受付には業務が集中しますが、正確な対応が必要不可欠です。システムならヒューマンエラーを防ぎ、確実に適切な対応を実現できます。

受付管理システムの主な機能

受付管理システムでは、当日の参加者の受付対応ができます。参加者に関する情報がそのままシステムに蓄積されるため、管理も簡単です。

システムの種類によっては、受付対応以外にもさまざまな機能がついている場合があります。

たとえば、イベントの案内を出したり、申し込みフォームを作成したりする機能が備わっているシステムもあります。入金の確認やフォローアップに対応しているものもあるため、必要に応じて選びましょう。

イベントの受付に管理システムを導入する3つのメリット

受付管理システムを導入する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。

受付業務の効率化が可能になる

受付管理システムがあれば、受付に人員を配置しなくても受付業務を進められます。参加者が自らシステムに対して受付を行うため、担当者がいなくてもスムーズな入場が可能です。たとえば、「ラクネコ」では事前にQRコードを配布し、参加者がQRコードをシステムにかざすと受付が完了します。

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選ぶシステムによっては、参加予約から受付までを一元管理できる場合もあります。受付業務が効率化でき、業務の負担の軽減が可能です。

24時間365日、イベントの予約対応が可能

受付管理システムでは、イベントの予約も対応可能なものがあります。システム上で予約情報を処理するため、担当者が対応できないときでも予約を受け付けられます。イベントへの参加予約が24時間365日いつでも可能であり、参加を希望する人にとっても便利です。

参加したいと思ったときにすぐ予約を入れられるため、予約を忘れる可能性も減らせます。イベントを主催する企業にとっても機会損失の防止につながります。

マーケティングにも活用できる

受付管理システムには参加者の情報が蓄積され、イベントに関するさまざまな情報の一元管理が可能です。イベントの開催にあわせてアンケートをとれば、参加者の情報とともに管理できるシステムもあります。

受付管理システムに蓄積したデータを分析すると、マーケティングを改善するためにも役立てられます。イベント参加者の様子を客観的に把握し、今後はどのような対策を行うべきか検討しましょう。

イベント受付管理システムを選ぶ際のチェックポイント

受付管理システムを選ぶ際は、さまざまなポイントを意識する必要があります。具体的なチェックポイントを解説します。

導入方法

受付管理システムを選ぶときは、なるべく簡単に導入できるものがおすすめです。特にクラウド型のシステムなら、インターネットに接続できればすぐに利用できるようになるため便利です。設備投資をしなくて済むため、初期費用も抑えられます。

操作性

受付管理システムは企業の担当者だけでなく、参加者も使用します。参加者にとってなるべく操作しやすいシステムを選ぶと、滞りなく受付を済ませてもらえます。システムによって受付方法は異なるため、必ず確認したうえで選びましょう。

たとえば、「ラクネコ」ではQRコードによる受付が可能です。参加者は機械にコードをかざすだけで受付ができるため、とても便利です。

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機能性

受付管理システムは機能性も重要です。たとえば、フォローアップが必要かどうかなどを確認し、自社が求めている内容になっているものを選びましょう。中には、決済機能がついているシステムも存在します。

受付で対応すべき内容を考慮しつつ、自社に必要な受付業務を効率化する機能が搭載されているシステムを選びましょう。

まとめ

イベントの受付業務にはさまざまな手間がかかりますが、丁寧かつスピーディーに対応する必要があります。効率的に受付業務を進めるためには、受付管理システムを導入するのもおすすめです。

ラクネコでは、参加者をリスト化したり、受付のためのQRコードを発行したりできます。参加者へのメール送信も可能であり、開封状況も把握しやすいです。月額10,000円（税抜）または1回100,000円（税抜）で利用できるため、イベントの開催頻度にあわせられます。受付業務を効率化してイベントの成功につなげられるよう、ぜひ利用してください。

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