2021年11月10日

イベント受付の重要性とマニュアル化の方法を解説｜無人対応も可能な受付管理システム紹介！

イベント運営では業務の属人化を防ぐ意味でも、マニュアル化が必要です。特に、イベント受付は参加者への第一印象を決める可能性がある重要な業務です。この記事では、イベント受付とは何なのか、マニュアルを作成する必要性や作成方法などを解説します。無人対応の受付管理システムについても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

イベント受付の業務と役割

イベント受付は、イベントや企業の印象を決める可能性があるため、非常に重要な業務です。以下では、イベント受付の業務内容や役割、重要性などについて解説します。

イベント受付の業務とは？

イベント受付の業務は、前日までの準備と当日の受付業務に分けられます。イベント前日には、受付名簿の作成やパンフレットなどの準備物のチェックが必要です。イベント当日は、来場者の受付や案内などをおもに行います。

イベント受付の重要性

イベント受付は、来場者が最初にイベントに触れる場です。そのため、受付の対応によってイベントの印象や満足度が大きく左右されます。来場者を手厚くもてなしたり、スムーズに案内することで、好印象を与えられます。

イベント受付に必要なマナー

イベント受付では、清潔な服装や丁寧な言葉遣い、ビジネスマナーなどが求められます。また、配布物やよくある質問の確認、参加者リストの管理方法なども把握しておかなければいけません。イベント受付業務の詳細については、こちらの記事を参考にしてください。

関連記事：イベントの受付とは？受付業務の基礎や効率化の方法について解説

イベント受付用マニュアルが重要な理由

イベント受付においては、受付用のマニュアルを用意しておくことが重要です。なぜ、イベント受付用のマニュアルが必要なのか、以下で解説します。

受付業務の流れが共有できる

受付マニュアルがあることで、業務の流れを可視化できます。イベントはさまざまな人物が関わるため、業務の流れを全員で共有することが重要です。業務の流れを把握することで、イベントの目的や運営方法なども共有できるため、スタッフが自主的に動きやすくなります。また、作業の抜け漏れ防止にもつながるため、スムーズな運営につながります。

スタッフの配置・役割が明確になる

受付マニュアルがあれば、各スタッフの当日の業務を把握できます。どこに誰を配置するのか、誰が何をするのかといった役割が明確になるため、トラブル防止につながります。万が一トラブルがあった際も、誰がどのように動くのか、トラブル担当者や緊急連絡先などが決まっていることで、トラブル対応が迅速に行えるでしょう。

ノウハウの蓄積

イベントはイレギュラー対応や細かな作業が多く、属人化しやすいです。属人化を防ぐには、ノウハウを蓄積して共有することが重要です。イベント運営をマニュアル化すれば、ノウハウとして蓄積されます。また、実際に運営していくなかでマニュアルを修正していくことで、ノウハウが詰まったマニュアルに改善できるでしょう。

イベント受付のためのマニュアル作成ステップ

イベント受付のマニュアルを作る際のステップを5つに分けて解説します。

1.イベント受付でやることをリスト化する

はじめに、マニュアル化するべき業務を洗い出す必要があります。イベント受付で必要となる業務をリスト化しましょう。受付業務でどのようなことを行うのか、実際に受付に携わるスタッフに聞き取りを行うなどして、受付業務を把握します。例えば、配布物の準備や来場者への対応、来場者の案内など、すべての業務をリスト化します。

2.やるべきことを時系列に並べる

イベント受付でやるべきことをリスト化したら、業務内容を時系列に並べて業務の流れを把握しましょう。例えば、「イベント2週間前に行うこと」「イベント前日に行うこと」「イベント当日に行うこと」というように、時系列に沿って手順書を作成します。手順書は改善していくものであり、この時点では完璧でなくても構いません。

3.当日の人員割り振りを行う

時系列に沿って作成した手順書をもとに、当日の人員割り振りを行いましょう。業務内容や来場者数、イベントの時間なども参考にしながら、当日どのくらいの人員が必要になるのかを検討します。また、どの業務にどのスタッフを割り振るのかなども考えましょう。役割が明確になることで、受付業務がスムーズに行えます。

4.マニュアルを運用する

イベント当日は、作成したマニュアル通りに運営を行っていきます。この際、ただマニュアル通りに運営するのではなく、よかったポイントや悪かったポイント、実際に業務をするうえで感じた疑問点などについて、その都度メモしておくことも重要です。マニュアル作成ではフィードバックが重要になるため、思ったことはできるだけ細かく書き出しましょう。

5.イベント終了後に改善点をまとめる

イベント終了後に、反省会などを開いて改善点をまとめましょう。メモとして残しておいたマニュアルどおりに運営してみて感じた改善点、よかったポイントなどをスタッフ間で共有して、マニュアルの改善点を把握します。マニュアルは一度で完璧なものが作成できるわけではないので、実際に運営したうえで改善を重ねていきましょう。

イベント受付参加者の管理方法

イベント受付で重要かつ注意が必要なことの一つは、イベント参加者の管理です。参加者の把握や出席確認などには手間がかかります。ここでは、イベント参加者の管理方法について解説します。

参加者リストに手動でチェックする

参加者リストを作成して、手動でチェックする方法があります。この場合、イベントへの参加予約者を、エクセルに入力して管理をしましょう。イベント当日は、エクセルで管理していた予約者情報を紙で出力します。受付で来場者の名前にチェックを入れるなどして、手動で出欠確認を行います。

パソコンで参加者を検索し管理する

パソコン上でエクセルや受付管理システムなどを利用し、予約者の情報を管理する方法もあります。パソコン画面上に予約者リストを表示し、イベント当日は予約者情報を紙に出力する必要はありません。パソコン画面上で管理できるため、来場した人を検索して出欠のチェックなどを行いましょう。

チケットのQRコードの読み取り

受付管理システムの来場管理機能を利用して、予約者情報を管理することも可能です。受付管理システムでは、イベントの予約をした人に対してQRコードを送信できるものが多くあります。

イベント当日は、送信しておいたQRコードを読み取るだけで、出欠の確認ができるため受付対応の手間がかかりません。受付管理システムを導入すれば、受付担当者を置かずに無人での受付も可能となります。人的コストを軽減できるため、システム導入を検討するとよいでしょう。

受付業務を効率化する受付管理システムとは？

受付管理システムを導入すれば、手間のかかる受付業務が不要になります。ここでは、受付管理システムのメリットなどについて詳しく解説します。

受付への人員配置が不要

受付管理システムを導入することで、受付の無人化が可能になります。従来の受付では、スタッフを配置して来場者の管理をする必要がありました。しかし、多くの受付管理システムでは、イベントへの参加者に対して、QRコードの発行が可能です。受付時にはQRコードをかざすだけで済むため、参加者自らが受付を行えます。

24時間予約受付が可能

受付管理システムでは、24時間予約受付ができるものもあります。従来の予約受付では、人によって管理されていたため、受付対応時間が決められていました。しかし、受付管理システムでは予約フォームの設置が可能なものがあり、24時間予約可能です。いつでも予約受付できるため、来場者の満足度も向上します。

イベント情報の一元管理が可能

受付管理システムでは、イベント情報の一元管理が可能です。イベントを開催する際には、さまざまな情報を管理しなければいけません。例えば、顧客情報や予約者情報、予約状況、来場者リストなどの個人情報も管理します。受付管理システムならこれらの情報を一元管理できるため、情報共有もしやすくなりスムーズな対応が可能です。

まとめ

イベント受付はイベントの印象を決める可能性が高く、重要な業務の一つです。受付用マニュアルを作成することでスムーズな対応が可能となり、来場者の満足度向上も見込めます。また、受付の省人化や情報管理の一元化などを目指すのなら、受付管理システムを導入するとよいでしょう。

ラクネコは、来場者リストのインポートやQRコードの発行などにより、イベント受付の無人化が可能です。また、受付ステータスの確認もリアルタイムで行えます。受付管理システムの導入を検討している場合は、ぜひお問い合わせください。

資料請求はこちら