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2021年07月30日 総務で行える経費削減とは?効果的な経費削減アイディア10選を紹介

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企業の総務担当者にとって、経費削減は重要な課題です。経費削減を進めるには、さまざまなことに配慮する必要があります。
この記事では、総務における経費削減を目指している担当者へ向けて、経費削減のアイディアを紹介します。逆効果になりうる誤った方法についても触れるため、ぜひ参考にしてください。

総務が行う経費削減とは

企業では、日々の業務を進めるなかでさまざまな経費が発生します。総務は経費を管理する立場でもあるため、それぞれについて責任があります。経費の金額だけでなく、利益とのバランスも考慮しなければなりません。適切な方法で経費削減を行い、企業の経営を健全に保てるようにする必要があります。

経費はおもに3種類に分類される

企業で発生する経費は3種類に大別できます。ここでは、それぞれについて具体的に解説します。

オフィスコスト

オフィスコストは、社内の環境を適切な状態に保つためにかかる経費です。たとえば、オフィスの賃料、清掃費、複合機のリース代、文房具代などが該当します。さまざまなものが含まれており、工夫すれば大幅に削減できる可能性もあります。

オペレーションコスト

オペレーションコストとは、主に人件費のことです。従業員を減らせば人件費を削減できますが、残った従業員に過度な負担がかかる恐れもあります。そのため、オペレーションコストの削減は最後の手段として考えたほうがいいでしょう。

エネルギーコスト

エネルギーコストは、インフラの維持にかかる経費です。たとえば、電気代、ガス代、水道代、下水道代などが含まれています。電力会社やガス会社を自由に選べるようになったため、契約を変更すれば削減できる可能性もあります。

経費削減はなぜ必要か

経費削減が必要なのは企業が使える金額はあらかじめ予算として定められており、限りがあるからです。予算を無視し、自社の利益よりも経費が高くなれば、赤字になるリスクもあります。

反対に、大幅な経費削減を実現できた場合は、残る利益も多くなる可能性が高いです。経費削減は利益率の向上にも貢献します。

テレワークの普及によって変化する経費削減の内容

働き方改革が推進されたり、新型コロナウイルス感染症への対策が必要になったりした背景から、テレワークを導入する企業が急激に増えました。テレワークを始めるためにはコストがかかります。ただし、オフィスを縮小したりペーパーレス化を進めたりできるため、テレワークの導入に伴って経費削減につながるケースも多いです。

テレワークを導入するうえでは、オフィスへの出社が必要な部署とテレワークと並行する部署のそれぞれの経費についてバランスを考える必要があります。

総務が削減できる経費は?経費削減アイディア10選

総務ではさまざまな経費を削減できる可能性があります。ここでは、総務向けの経費削減の具体的なアイディアを紹介します。

人件費

人件費は、企業の経費のなかでも最も大きな割合を占めています。ただし、安易に人件費を削減すれば、さまざまな問題につながるリスクがあるため要注意です。たとえば、社内の人間関係を悪化させたり、長時間労働を助長させたりする恐れがあります。人件費の大幅な削減は困難と考えたほうがいいでしょう。

人件費の削減を考えるなら、たとえば受付システムの導入がおすすめです。受付システムを導入すると機械に受付業務を任されるため、受付を担当する従業員の手間や人件費そのものを削減できます。加えて、受付用の電話も設置しなくて済むようになります。

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振込手数料

1回の振込手数料はそれほど大きな金額ではないものの、何度も繰り返していくとまとまった金額になります。振込手数料を削減するには、インターネットバンキングを活用すると効果的です。また、法人用のクレジットカードを使って支払うのものひとつの方法です。振込手数料がかからないだけでなく、ポイント還元のサービスも受けられます。

消耗品・事務用品代

従業員同士で共有できる仕組みを作れば、消耗品・事務用品代も最小限に抑えられます。また、オンラインショップのなかには消耗品や事務用品を安く販売しているところもあるため、うまく活用するのがおすすめです。ストックする量も見直すと、消耗品や事務用品の購入のために余計な経費をかけなくて済むようになります。

光熱費

従業員全員で節電や節水を心がけるようにすれば、光熱費も削減可能です。たとえば、電気をこまめに消したり、蛇口の水を出しっぱなしにしたりしないなどのルールを徹底しましょう。そのためには、会社全体でクールビズやウォームビズを実施するのもひとつの方法です。LED照明に切り替えたり、節水型トイレを導入したりするのも効果的です。

郵送・配送料

資料や物品をやり取りする際にかかる郵送・配送料は、交渉次第で割引してもらえる場合もあります。特に大量発注を行う際は割引になる可能性が高いです。複数の業者から見積もりをとると、特に安い業者と契約を結べます。バイク便のように割高な配送方法は頻繁に使わないように改めるのもひとつの手です。

電話代

電話代を削減するためには、契約プランの見直しをしましょう。また、固定電話と携帯電話の契約先をひとつにまとめて運用する方法もあります。

受付に内線電話を設置している企業は、受付システムに切り替えるのもおすすめです。電話代だけでなく人件費の削減にもつながるうえに、生産性向上などの高い費用対効果を見込めます。

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通信費

インターネットの通信費も契約内容の見直しにより経費削減につなげられます。契約プランを自社の状況に即したものに変更したり、不要なオプションを省いたりしましょう。たとえば、独自ドメインのメールアドレスを利用できるオプションをつけている企業も少なくありません。しかし、外部のレンタルサーバーを使用すれば、無料で独自ドメインのメールアドレスを管理できる可能性があります。

出張費・交通費

飛行機を使用する出張が多い場合は、マイレージも活用して出張費を抑えましょう。そのためには、マイレージの使い方についてルールをきちんと定める必要があります。

また、出勤にかかる交通費は長期割引が適用される定期を選ぶと節約できます。そもそも出勤が必要ないテレワークを導入するのも効果的です。

印刷費

印刷費を減らすには、なるべくプレビュー画面で確認したり、資料を電子化したりするのがおすすめです。

どうしても印刷する必要がある場合は、白黒印刷や両面印刷をしてください。また、コピー機や複合機のカウンター料金について交渉し、値下げを希望しましょう。カウンター料金とは印刷枚数に対してかかる料金のことです。

保険料

保険料を下げるためには、定期的に保険の内容や料金を見直す必要があります。企業の状況は、そのときによって大きく変化しています。何年も前に契約した保険が自社の現状にあっているとは限りません。補償内容があっていないと感じる場合は、保険の切り替えも検討しましょう。複数社から見積もりをとったうえで、最適な保険を選んでください。

逆効果になる経費削減方法とは?

経費削減の方法によっては、自社に悪い影響をもたらす可能性もあります。ここでは、逆効果になる経費削減の方法について解説します。

従業員のモチベーションを低下させる経費削減

従業員に過度の負担がかかる経費削減を行った場合、従業員の仕事に対するモチベーションが大きく低下するリスクがあります。その結果、業務効率も悪くなり、業績が下がる要因になるかもしれません。経費削減を目指すときは、従業員が負担を感じずに業務に取り組めるかどうかを考慮する必要があります。

商品やサービスの質を低下させる経費削減

商品やサービスの質を低下させる経費削減は、顧客満足度の低下につながります。たとえば、商品の素材のランクを下げれば、顧客はその商品に対して物足りなさを感じる可能性が高いです。顧客離れにつながり、売上も減少する恐れがあります。売上を維持向上させるには、経費削減よりも顧客に求められる商品やサービスの追求を優先する必要があります。

企業の信用や失墜させる経費削減

信用を損なうような経費削減も避けるべきです。経費削減により信頼関係が失われてしまった場合、売上の低下につながる恐れがあります。たとえば、消費者から評判のいい看板を撤去すると、期待を裏切ってしまう恐れもあります。自社のブランディングに役立っている経費はなるべく削減しないようにしましょう。

経費削減を成功に導くための4つのポイント

総務の立場から経費削減を成功させるためには、さまざまなポイントがあります。ここでは、4つのポイントについて解説します。

費用対効果を考慮する

目先の金額だけで判断するのではなく、さまざまな観点からリサーチしたうえで経費削減すべきかどうか考えましょう。たとえば、従業員にとって過度のストレスがかかったり、それによりパフォーマンスが低下したりする恐れがある場合は、経費削減を見送るべきです。目的と費用対効果のバランスを考えつつ、経費削減をしましょう。

長期的な経費削減を計画する

経費削減を行う場合は、サービスや商品の質を下げないように注意して計画を立てましょう。経費削減をするには新しいシステムの導入が必要な場合もあります。一時的にまとまった経費がかかりますが、長期的にみれば高い効果が出る可能性が高いです。将来まで見据えたうえで、計画的に経費削減を進める必要があります。

仕入れ先や仕様を統合する

インフラの仕入れ先や仕様が部門ごとに異なる場合は、仕入先や仕様を統合するだけでも経費削減につながります。管理もスムーズに行えるようになるため、総務の業務効率もアップする可能性が高いです。統合するには手間もかかりますが、中長期的に考えれば高い費用対効果を期待できます。よって、前向きに検討すべきです。

削減しやすい経費や削減幅の大きい経費から対策する

経費削減は優先順をつけたうえで、順番に対応していきましょう。特に優先すべきなのは、経費削減しやすいものや削減の幅が大きいものです。そのような経費から見直していけば、経費削減の効果も早い段階で感じられます。すべてを一度に対応するのは難しいため、可能な部分から少しずつ経費削減を進めましょう。

まとめ

総務は、さまざまな部分で経費削減を実施できます。企業全体の経費削減につながる部分も多いため、できるところから経費削減のための取り組みを始めましょう。

たとえば、経費削減のためには受付システムの導入も効果的です。ラクネコは、月額5,000円(税抜)から利用できる受付システムです。チャットツールやSMSなどさまざまな通知方法があり、QRコードによる受付にも対応しています。経費削減の一環として、ぜひ導入を検討してください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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