2021年05月17日

受付を無人化する方法｜無人化するメリット・デメリット・受付システムの選び方紹介

近年、「企業の顔」ともいわれてきたオフィスの受付を無人化する企業が増えています。自社でも無人化を検討しているものの、問題が起きないか不安な方もいるかもしれません。
この記事では、受付の無人化を検討している方に向けて、無人化のメリット・デメリットのほか、具体的な方法などを解説します。また、受付システムの選び方やおすすめのサービスも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

受付を無人化する方法

内線電話を設置すれば簡単に無人化できますが、電話だけでは味気ないと感じられる場合も多いでしょう。効果的な受付無人化方法を解説します。

受付システムを導入する

受付システムを導入すれば、来客が訪れる度に対応する手間を省けるうえに、受付業務の効率化も可能です。また、専用の端末などを設置するだけのシステムも増えているため、手軽に受付システムを導入できます。

受付システムの種類

受付システムは、「タブレット型」と「ロボット型」の2種類があります。スマートフォンやチャットアプリなどと連携するだけでよいもの、来訪者が担当者を直接呼び出せる通知機能があるものなど、機能はさまざまです。

タブレット型

タブレット型は、タッチパネルでの操作であるため、誰でも簡単に使えるという特徴があります。タブレットを設置するだけでよく、ものを増やさずに来訪者にすっきりとした印象を与えられます。

ロボット型

ロボット型は、来訪者を認識すると自動音声で対応してくれる受付システムです。音声認識や顔認証、AI機能を搭載しているロボットであれば、来訪者が情報を入力する手間を省けます。タブレット型よりも人間らしい応対が可能です。

受付システムの主な機能

受付システムにはタッチパネルで選択、音声認識で会話できるロボットなどがあります。そのほか、受付システムにある主な機能について解説します。

受付・通知

受付・通知機能は、受付システムのメインとなる機能です。システムが来訪者の情報を認識すると、担当部署や担当者に通知される仕組みです。そのほか、来訪者が何時から何時までオフィスに滞在したのかを把握できる入退出管理や、来訪の事前予約などの機能があるものもあります。

日程調整

受付システムは受付業務に関する機能だけでなく、ミーティングの日程調整や日程調整後の来訪者への連絡も行える機能が搭載されているものもあります。ミーティングに使用する会議室やミーティングルームなどの事前予約ができるものもあり、日々の業務の効率化になるでしょう。なかには、Googleカレンダーなどのカレンダー機能との連携が可能ものもあるます。

来訪者の情報管理

受付システムはシステムを通して受付を行ったすべての来訪履歴を記録します。そのため、来訪者の情報管理を一元化し、管理を楽にするでしょう。画像認識機能をもつシステムを導入すれば、来訪者の顔を来場者情報と紐づけられます。再度来社があったときには、顔を写すだけで人物の認識が行えるようになります。

受付を無人化する企業が増えている理由

受付の無人化を行う企業がなぜ増加傾向にあるのか、その背景について解説します。

業務効率化の必要性

受付を無人化する企業が増えている背景として人材不足があげられます。受付専任の社員を配置することはむずかしく、受付と通常業務を兼任せざるを得ない企業も多いでしょう。そのため、多くの企業では受付業務を効率化する必要に迫られています。

イノベーションによるICT活用

イノベーションを実現しようとする動きは社会全体でみられます。その一環としてシステムをICT化する企業が増えています。受付システムが多数開発されており、低コストで導入できるシステムが登場したことも、受付無人化が増えている要因の1つです。

受付を無人化するメリット

以下では、受付を無人化した場合に得られるメリットについて解説します。

業務効率化の向上

従来の来客対応の手段として、担当者が誰かを探したのちに内線で呼び出すことが一般的でした。しかし、受付システムの導入をすれば、自動的に担当者を探し連絡できるようになります。内戦対応業務が不要になるため、自分の業務に集中できます。

コストの削減

受付業務にあたる人材が不要になるため、人件費の削減につながります。また、クラウドサービスであればタブレット端末を受付に設置するだけで済むため、導入コストも削減可能です。受付スペースにかかるコストを削減し、ほかのことに有効活用してもいいでしょう。

来訪者情報の一括管理

受付システムを導入すると、来訪者が自分の氏名や来社理由などの情報をタブレットに入力する仕組みを構築できます。そのため、社員がデータに入力し直すことなく、データとして管理可能です。

企業のイメージアップ

受付システムなどの設備が充実すれば、来訪者に対するイメージアップも図れます。また、ITやICT化を実践している企業として、先進的なイメージを印象づけられるでしょう。

受付を無人化するデメリット

受付を無人化するメリットがある反面、デメリットも存在します。

設備投資のための初期コストが発生する

受付システムを導入するには、設備投資などの初期費用が必要です。ただし、システムに活用できるタブレット端末などを所有していれば、初期費用を安く抑えられます。また、削減可能な人的コストとの差し引きにより、初期投資の回収もできるでしょう。

人的なおもてなしが失われる

受付に人がいるほうが好印象を抱く人もいるため、顧客満足度が下がる可能性もあります。そのため、入力画面にキャラクターを用いるなどの工夫を施してイメージアップを図る必要があります。また、微笑ましいコミュニケーションが行えるロボットも効果的です。

システムトラブル発生の可能性

受付システムは機械である以上、システムエラーが起こる可能性は否定できません。システムが利用できなくても受付対応ができるように、マニュアルを作成しておく必要があります。また、あらかじめ運用方法を周知徹底させておきましょう。

受付システムの選び方

自社にあった受付システムを選ぶためのポイントを解説します。

必要な機能があるかを確認する

自社の規模や来訪者の人数に対応できる機能の洗い出しを行います。高機能を搭載するシステムを導入すれば、利用できる機能も増える反面、利用料金などのコストも高くなります。予算と機能を比較し、必要な機能があるものを選びましょう。

プランと費用を比較検討する

導入するシステム、利用できる機能、利用人数などによって、初期費用や料金プランの価格は異なります。初期費用の有無や月額料金などを確認し、複数のシステムを比較検討したうえで、自社にあったものを選択しましょう。

タブレット型・ロボット型の選択をする

受付システムには、タブレット型とロボット型がありますが、受付スペースの広さはもちろん、自社のイメージにあったものを選ぶことが大切です。その上で、予算内におさまる受付システムを選択しましょう。

システムの操作性を確認する

受付システムを選ぶ際には操作のしやすさも考慮する必要があります。システムは社員だけでなく、来訪者にも操作してもらうものです。初めて操作する人でも直感的に使えるものでなければなりません。

セキュリティ対策を確認する

受付システムでは、来訪者の氏名などの個人情報を扱うため、セキュリティ対策が充実しているものを選ばなければなりません。顧客の情報が漏えいしてしまうと、会社の信用問題にまで発展してしまいます。

おすすめのタブレット型受付システム2選

ここでは、タブレット型でよく利用されている受付システム2つを厳選して紹介します。

ラクネコ

「ラクネコ」は、来客対応側と来訪者側のヒアリング結果を取り入れて開発された、クラウドタイプの受付システムです。

特徴

iPadのみで来客の対応が行えるほか、対応予定の担当者に直接通知を送れます。さらに、担当者が席を外していても、来訪者を現在地から打ち合わせ場所まで案内する地図を表示できるため、直接出迎えに行く必要がありません。
各種ビジネスチャットやカレンダーアプリとも連携し、効率的に受付業務を無人化したい企業におすすめです。

費用

初期費用が無料で、月額料金は利用する人数によって異なります。たとえば、50名以下の場合は5,000円（税抜）で、すべての機能を制限なく利用できます。無料トライアルによるお試しも可能です。

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RECEPTIONIST

「RECEPTIONIST」は、専用のスマホアプリで来客の通知やスケジュールを確認できる受付システムです。

特徴

SMSやビジネスチャットなどで来客の通知を担当者に送れるほか、オンライン上で打ち合わせの日程調整を行える機能があります。また、利用する会議室の事前予約も可能です。

費用

初期費用は無料で、「スタンダードプラン」「エンタープライズ」「プレミアム」の3種類の料金プランの中から会社の規模にあったものを選べます。10名以下の小規模な企業であれば、無料で利用できます。

おすすめのロボット型受付システム2選

以下では、ロボット型でよく利用されている受付システムを2つ紹介します。

企業受付 for Sota

「企業受付 for Sota」は、ロボットのSota（ソータ）が、受付担当者に代わって来客対応をしてくれる受付システムです。

特徴

Sotaが来訪者の初動対応を行い、対応担当者のスマートフォンやパソコンに来客の通知を送信します。また、顔認証システムとの連携により、来訪者の顔を記憶するため、次回以降の来訪時はさらに迅速な対応を行えるでしょう。

※「企業受付 for Sota」は現在、新規受付を停止しております。

Smart at reception for Pepper

「Smart at reception for Pepper」は、「Pepper（ペッパー）くん」の愛称で親しまれている人型のロボットが受付担当者として、来客対応を行う受付システムです。

特徴

来訪者の名前を呼ぶなど、親しみがわくような双方向のコミュニケーションを実現できます。音声認識システムとの連携により、音声で受付できるため、来訪者が情報を入力する手間を省けます。

費用

初期費用は無料で、料金プランごとに月額料金が異なります。「Basic」は2万円（税抜）、「Premium」は3万円（税抜）、「Enterprise」は5万円（税抜）、「HD Group」は10万円（税抜）です。

まとめ

受付システムの導入により、人材不足や社員の業務負担を解消できるほか、業務の効率化を図れます。初期費用を抑えたい場合は、タブレット型がおすすめです。

「ラクネコ」は、キーボード入力や名刺撮影、手書き入力などによる受付方法を選べるタブレット型の受付システムです。QRコードによる受付を導入すれば、最小限の接触に留められます。さらに、「ラクネコMobile」への音声通知や電話、SMSなどへの通知で来客を見逃しません。月額5,000円（税抜）から、制限なくすべての機能をご利用いただけます。

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