2021年05月17日

受付業務を効率化するには？受付システムのメリットや選び方を徹底解説！

自らの業務をこなしながら受付業務を行う必要がある場合、従業員への負担が増えてしまいます。受付業務の効率化を図るためには、受付システムの導入が効果的です。この記事では、受付システムの導入を検討中の方に向けて、受付システムの概要からメリット、選び方までを解説します。受付システムを選ぶ際の参考にしてください。

受付業務は従業員の負担になりやすい

まずは、受付業務がなぜ従業員の負担になるのか、その理由について解説します。

いつ来客があるかわからない

来訪者は必ずしも予定の時間ちょうどに来るとは限りません。そのため、来客担当者は予定時刻よりも前から来訪者に意識を向けつつ、目の前の業務をこなす必要があります。来訪者がいつ来るかわからない状態では、担当者の精神的な負担にもなります。場合によっては業務を中断しなければならないため、作業効率が落ちるかもしれません。

本来の業務に支障をきたす

来客対応を兼務している場合、来客の度に業務を中断して対応にあたらなければなりません。来客が多いときは、本来の業務以外に費やす時間が増えてしまいます。もし、その日に完了させる必要がある業務もがあった場合、就業時間までに終わらず残業になるかもしれません。受付業務を兼任している場合、残業代が増加するおそれがあります。

受付業務を効率化する受付システムとは

受付システムとは、タブレットやロボットを設置することにより、無人で来客対応を行えるシステムのことです。たとえば、タッチパネルを設置し、受付専用のバーコードを来訪者に発行する、といったものです。

従来、受付業務は受付カウンターに人が立ち、直接来訪者への対応を行い、内線電話で担当者に取り次ぐケースがほとんどでした。また、そのとき手が空いている従業員がその都度対応するという企業もあります。

しかし、受付システムが登場し、受付の無人化が可能になったことから、受付システムを導入する企業が増加傾向にあります。

受付システムの主な機能

受付システムは、機種によってさまざまな機能を搭載しています。受付システムによくある機能として、来客を担当者に知らせる来客通知機能があります。連携済みの担当者のスマホやパソコンに、電話やSMS、メールなどでの通知が可能です。

また、来訪者の入退出記録や社名・氏名などの情報を記録ができる機能があれば、必要な情報にいつでも簡単にアクセス可能です。

顔認証システムを導入したロボット型の受付システムは、来訪者の顔を機械に保存できます。そうしておけば、次回以降の来社時には顔を認識するだけ取り次ぎ可能です。

このほかにも、カレンダー機能と連携しスケジュールや会議室などの事前予約、日程調整など来客予約・日程調整機能が搭載されているシステムもあります。

受付業務の効率化に受付システムを導入するメリット

受付システムを導入すれば、以下のようなメリットが得られます。

コミュニケーションコストを削減できる

受付業務は来訪者への対応はもちろん、担当者への取り次ぎなど、コミュニケーションコストがかかります。コミュニケーションコストが多くなるほど、業務の作業効率は落ちるでしょう。受付システムを導入すれば、これらのコミュニケーションコストの削減も可能です。業務を中断することもなくなり、作業効率の低下も防げます。

固定電話のコストを削減できる

内線電話で来客対応を行う場合、固定電話の設置が必要です。電話回線の配線工事はもちろん、電話料金などの費用もかかります。また、担当者が席を離れている場合は、別の従業員による対応が必要です。一方、受付システムであれば固定電話の設置によってかかるコストを削減できるうえに、直接担当者を呼び出せるため別の従業員が対応する手間も省けます。

来客対応の時間が短縮できる

来客対応では、来訪者から社名や氏名、要件を聞き取り、担当者を探す、取り次ぐといったプロセスを毎回行わなければなりません。受付システムでは、来訪者にあらかじめ渡しておいた受け付けコードを入力すれば、要件や担当者を自動で分かる、といったことが可能です。要件などの聞き取りや担当者を探すなどの時間を短縮できるでしょう。

来客者情報を管理しやすくなる

受付システムはクラウド上で来客情報や入退出データ、予約情報などを保存できるタイプが多くあります。そのため、来客情報や特定の人が滞在した時間、来社の頻度などを、必要に応じて確認可能です。また、来客予約なども簡単に設定できるため、予約のし忘れや重複などのミスも防止できるでしょう。

セキュリティ対策になる

企業の規模にかかわらず、セキュリティリスクは存在します。そのため、社外から来社する人の出入りにも気を配らなければなりません。従来、来訪者を確認するために実際に対面する必要がありました。しかし、受付システムでは直接顔をあわせなくても来訪者の情報をリアルタイムで把握可能です。確認の手間を減らしつつ、セキュリティ対策も同時に行えます。

受付業務の効率化に受付システムを導入するデメリット

受付システムの導入は、受付業務の効率化に有効な手段ではあるものの、いくつかのデメリットがあります。

導入費用が必要になる

来訪者が受付で操作を行う際は、最低でもタブレット1台は用意しなければなりません。システムによっては専用のデバイスを導入しなければならないでしょう。また、ロボット型の受付システムを導入する場合は、さらに高額な導入費用がかかります。導入前の準備として、タブレットなどの備品や経費を見込んだ予算と導入計画を立てておきましょう

システムトラブルのリスクがある

システムトラブルで操作不能になったり、誤作動を起こしたりする場合もあります。来客対応はもちろん、スムーズな取り次ぎも行えなくなるため、来訪者に迷惑をかけてしまうかもしれません。そういった場合では、来客予定の確認や日程調整などもすべてを手動で行う必要があります。事前にシステムトラブル時に備えたマニュアルなどを作成しておきましょう。

受付業務を効率化する受付システムの選び方

自社にあった受付システムを選ぶためには、以下のポイントを参考にして複数のシステムを比較検討しましょう。

コストを考慮する

受付システムを選ぶうえで、コストも重要な要素になります。単に安いというだけでなく、利用できる機能と価格のバランスがあっているかを検討しましょう。また、同じ製品でも、利用可能な機能数や利用人数によって、異なる料金プランを設定しているケースあります。機能と予算を考慮に入れ、自社にあったシステムを選びましょう。

自社にあった機能か確認する

受付システムに求める機能は、会社の規模や来客対応の頻度などによっても異なります。たとえば、子会社を含む複数の企業の受付業務を管理したい場合は、1台のタブレットで一括管理ができる「ホールディングス機能」があるシステムを選ぶと便利です。

また、来訪者が氏名などを入力する手間を省きたい場合は、受付コードを発行できるシステムを選びましょう。ほかにも、既存のツールとの連携が可能かどうかも、業務の効率化をするうえで重要なポイントです。

導入形態を考える

受付システムは、大きく分けて「タブレット型」と「ロボット型」の2種類があります。タブレット型は、受付カウンターにタブレットを設置するだけで利用できるため、導入コストをおさえつつスマートな受付空間を作れます。

一方、音声認識やAI機能などを搭載するロボット型は、受付システムの機能を持ちつつ人間のようなおもてなしも可能です。どちらを選ぶにしても、設置場所のスペースの広さや、来訪者に与える印象などを考慮したうえで、適切な導入形態を選択しましょう。

操作しやすい製品を選ぶ

受付システムは自社の従業員だけでなく、打ち合わせなどで来社する社外の人も操作を行います。従業員が操作しやすい製品を選んだとしても、受付時に利用する来訪者にとって手間が増えるようでは、適切な製品選びができているとはいえません。操作性の高さで比較検討する際は、従業員と来訪者、双方にとって取り扱いやすいものを選びましょう。

セキュリティやトラブル時の対応について確認する

受付システムでは、来訪者の社名や氏名などの個人情報を取り扱います。万が一、個人情報の漏えいが起これば、会社の信頼を損なう大問題になるでしょう。そのため、セキュリティ対策が充実しているシステムかどうかの確認も重要です。また、システムトラブルが発生した場合の対策や代替案なども決めておけば、緊急時でも慌てずに来客対応を行えます。

受付業務を効率化する受付システム3選

受付システムの種類は多く、どれを選べばいいのか悩む人もいるでしょう。以下では、代表的な受付システムを3つ紹介します。

ラクネコ

「ラクネコ」は、QRコードや名刺撮影などの多彩な受付機能が搭載されているタブレット型の受付システムです。

特徴

来訪者がタブレットで受付を行うと、来客通知が担当者のスマホやパソコンに送信され、担当者を直接呼び出せます。来訪者には、打ち合わせ場所の案内が通知され、地図で現在地からの誘導も行えます。担当者の呼び出しから来訪者の誘導までのおこなえるため、効率的に受付業務をシステム化したい企業におすすめです。

料金

月額料金は利用する人数によって異なります。利用人数が50名以下であれば、月額5,000円（税抜）で利用できます。

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RECEPTIONIST

「RECEPTIONIST」は、チャットやスマホアプリ、SMSなどを用いて直接担当者を呼び出せる受付システムです。

特徴

待ち受け画面を自由にカスタマイズできる機能や、Web会議室のURLの自動発行機能などが搭載されています。

料金

料金プランは、利用できる機能によって異なります。一例として、「スタンダードプラン」は月額5,000円（税抜）です。

ACALL RECEPTION

「ACALL RECEPTION」は、来客対応のほかにも、入退出管理や会議室の事前予約などの機能を利用できる受付システムです。

特徴

来訪者の来社の頻度などにあわせて、入退出時の認証方法を自由に選択できます。また、アポイント情報から、入館証の発行も行える機能を搭載しています。

料金

料金プランは「Pro」や「Unlimited」プランが利用できます。価格については、問い合わせが必要です。

まとめ

受付業務を効率化するためには、受付システムの導入がおすすめです。来客時の初動対応から担当者への取り次ぎ、入退出管理、セキュリティ対策までを一括管理できます。

「ラクネコ」では、QRコードによる最小限の接触で受付を完了できるシステムを提供しています。ほかにも、キーボード入力や名刺撮影、手書き入力などによる受付も可能です。さらに、「ラクネコMobile」への音声通知のほか、電話やSMS、メールなどへの通知で来客を見逃しません。月額5,000円（税抜）から、制限なくすべての機能をご利用いただけます。

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