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2021年08月27日 オフィスのデジタル化とは?|必要性やメリット、デジタル化の例について解説

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業務の効率化や生産性の向上を実現するには、オフィスのデジタル化が重要な要素として挙げられます。また、働き方改革への対応やコロナ禍でのテレワーク推進にもデジタル化は欠かせません。この記事では、オフィスのデジタル化を進めるメリットや、デジタル化の例などについて詳しく解説します。ぜひ、参考にしてください。

オフィスのデジタル化が必要とされる背景

なぜオフィスのデジタル化が必要なのでしょうか。ここでは、オフィスのデジタル化が注目される背景について解説します。

働き方改革

2019年4月に施行された働き方改革関連法によって、企業は労働環境の改善への取り組みが義務化されました。例えば、長時間労働の是正や多様な働き方の導入などが求められます。少子高齢化により、人材不足が深刻化している中で働き方改革を行うには、業務効率化や生産性の向上が必要です。そのため、社内のデジタル化が必要だといわれています。

新型コロナウイルスの感染拡大

コロナ禍で人との接触を減らす、「密」を避けた生活を送るなど感染症対策を行いながら働く必要性が高まっています。感染症対策として、テレワークやオンライン会議を導入する企業も多いでしょう。テレワークで勤怠管理や経費清算、決裁といった業務を進めるためにデジタル化が必須となりつつあります。

オフィスのデジタル化の例

デジタル化できる業務はさまざまです。ここでは、オフィスのデジタル化の例を5つ紹介します。

受付システムの導入

受付システムとは、受付専任のスタッフを置かずに無人で来客に対応できるシステムです。機械によって自動受付ができるため、受付担当者が対応する必要がありません。

来訪者の受付をして通知する機能や予約機能、来訪者の情報を取得して一元管理できる機能などを備えています。自動で受付ができるため、受付業務にかかる手間や時間、人件費などのコスト削減が可能です。受付システムについては、記事の後半で詳細を解説します。

経理業務のデジタル化

経理の主な業務内容としては、給与計算などの給与関係、経費の精算、税務申告、請求書の発行などが挙げられます。

帳票類の電子化によるペーパーレス化やデータベースによる一元管理など、経理業務のデジタル化も可能です。経費精算業務をデジタル化すれば、クラウドでの申請や電子印鑑による押印などが可能でテレワークにも対応しやすくなります。また、クラウド会計ソフトを導入すれば、給与や税金、取引先など各種支払いも可能です。

人事労務業務のデジタル化

人事労務業務の主な内容は、労務管理や人事評価、勤怠管理などが挙げられます。労務管理システムを導入すれば、在職証明書や退職証明書の発行などの自動化が可能です。

また、勤怠管理システムの導入により、ICカードや指紋認証などで入退室管理ができるため、セキュリティ強化にもつながります。人事評価システムでは、従業員のデータを一元管理でき、客観的な人事評価が行えます。

文書の電子化

文書の電子化とは、紙ベースで保管していたものを、テキストデータに変換して保存することです。ペーパーレス化とも呼ばれており、データ化することで保管スペースの削減や検索性などもアップし、業務効率の向上に役立ちます。電子化できる文書としては、見積書や契約書、請求書や稟議書、会議資料などが挙げられます。

社内情報の共有

社内のデータや、従業員それぞれが保有している情報などを共有します。クラウドサービスや情報共有ツールなどを利用すれば、リアルタイムでの情報共有が可能で、属人化しやすいデータも効率的に共有できるでしょう。テレワーク時でもインターネット環境さえあればデータにアクセスできるため、業務効率化が図れます。

オフィスをデジタル化するメリット

オフィスをデジタル化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

経営側にとってのメリット

ここでは、オフィスデジタル化によって経営側が得られるメリットについて、詳しく解説します。

コスト削減

ペーパーレス化が進むことで用紙やインク代、印刷費用などが少なくなり、経費削減につながります。またオフィス以外でもデータにアクセスできたり、決裁が可能になったりするため、テレワークの促進にも効果的です。オフィススペースの縮小で賃料や光熱費が削減できるだけでなく、残業代や交通費などの人件費削減も期待できます。

生産性の向上

デジタル化により、単純作業が自動化できたり作業負担が軽くなったりするため、業務の効率化が図れます。同じ作業でも短時間で遂行できるようになり、生産性の向上につながるでしょう。また、テレワークの導入で不要な会議や打ち合わせが減少して、より重要度の高い業務に集中しやすくなります。

働く側にとってのメリット

オフィスのデジタル化は、働く側にとってもメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、以下で詳しく解説します。

柔軟な働き方の実現

デジタル化によってチャットツールやオンライン会議システムなどが導入されれば、オフィス以外の場所でも働きやすい環境が整います。そのため、柔軟な働き方を実現しやすくなるでしょう。また、業務の効率化にもつながるため、時短勤務なども導入しやすくなります。育児や介護などで働ける時間が限られる人にも最適です。

業務効率の向上

従来はアナログで行っていた作業もデジタル化できます。これにより単純な作業に充てる時間や労力を減らせるため、業務の効率化が期待できるでしょう。また、オンライン会議やチャットツールなどを活用することで対面が不要になり、移動のための時間や労力を軽減できます。

各種手続きの円滑化

これまでは直筆でやり取りする必要があった書類も、クラウドサービスなどを活用すればオンラインで作成できます。例えば、契約書などもオンライン上でやり取りできるため、わざわざ郵送したり出向いたりする必要がありません。社内稟議や社内手続きもオンラインで行えるため、時間や手間の削減が可能です。

受付システムはラクネコがおすすめ

受付システムなら「ラクネコ」がおすすめです。ここでは、受付システムの導入のメリットや、ラクネコのおすすめな理由などを解説します。

受付システム導入のメリット

受付システムを導入すれば自動で受付ができるため、受付専任スタッフや担当スタッフを置く必要がなくなります。そのため、人件費の削減につながります。

また、来客情報やアポイントなどのスケジュールを一元管理できるという点もメリットです。自動でスケジュールを記録できれば、管理の手間も省けるでしょう。最新の設備があることで企業のイメージアップも期待できます。

受付システムを選ぶ際のポイント

受付システムを選ぶ際の重要なポイントは、初めて使う人やどの年代の人でも使いやすいことです。また、自社にとって必要な機能が備わっているかどうかも確認しましょう。システムによって搭載されている機能はさまざまです。そのため、自社にとって必要な機能は何なのか、あらかじめ洗い出しておきましょう。

また、コストが適正かどうかも大切なポイントです。来訪者のデータが暗号化できるかなど、セキュリティ対策も重視しましょう。

ラクネコがおすすめの理由

ラクネコは、来訪者の受付方法が多彩です。キーボード入力のほかにも、QRコード認証や名刺撮影認証、手書き入力などがあるため初めて受付する人でも使いやすくなっています。来訪通知の種類も、音声や電話、SMS、メールやチャットツールなどを利用シーンに応じて選択できます。

また、料金プランのわかりやすさも魅力です。利用人数に応じた月額料金となっており、料金プランによる機能制限がないため、少人数からでも使いやすいです。

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まとめ

オフィスのデジタル化は、働き方改革やテレワークの導入において必要不可欠です。デジタル化により、業務効率の向上や経費削減、生産性アップなどにつながります。

ラクネコの受付システムは多彩な通知方法があり、QRコードや名刺撮影受付、手書き入力機能など、初めて受付する人でも使いやすいシステムです。カレンダーツールと連携すれば、来客予約の登録も簡単にできます。月額5,000円(税抜)から利用でき、プランによる機能制限はありません。受付システムの導入をお考えならぜひご検討ください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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