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2021年08月27日 オフィスの業務を効率化する手法・ツールは?失敗するケースや対策も解説

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オフィスの業務効率化は、あらゆる企業が継続的に取り組むべき課題です。働き方改革やテレワークの普及、人手不足などにより、さまざまな業務形態を取り入れた企業運営を模索している人も多いのではないでしょうか。
この記事では、業務効率化の手法やツールを多数紹介します。また、業務効率化のメリットや手順、注意点についても解説しますので、ぜひ自社の改善に役立ててください。

業務効率化とは

業務効率化とは、いわゆる「ムダ・ムリ・ムラ」と呼ばれる業務を効率化することで、生産性を高めるための施策です。

人材や資金などのムダ、人手不足や過密スケジュールなどで生じるムリ、従業員のスキルの差や業務フローの整備不足などで起きるムラなどの効率化を図ります。

オフィスの業務効率化をするメリット

ここでは、業務効率化のメリットであるコスト削減、生産性向上、ワークライフバランス向上、離職率の低下の4つを解説します。

コストの削減

業務効率化を達成すると、人件費や諸経費の削減が可能です。人件費の削減として、残業時間や雇用人数を減らすことなどが挙げられます。また諸経費の削減には、ペーパーレス化による印刷費や郵送費の削減などがあります。

生産性の向上

業務効率化によって、時間や予算に余裕が生まれると生産性向上につながる事例が少なくありません。その理由は、従業員が自分の業務に集中できる環境が整い、本来持っている能力を発揮するようになるからです。

ワークライフバランスの向上

業務効率化の推進により残業時間などが減るため、仕事と家庭の時間を両立するワークライフバランスが整えられます。ワークライフバランスの向上は働き方改革でも推奨されており、業務効率化のみならず、社会課題の観点からも取り組むべきです。

離職率低下・優秀な人材の確保

業務効率化で得た利益を従業員に還元すると、従業員のモチベーションアップにつながります。結果として、離職率が低下し、優秀な人材を確保できるようになります。最も直接的な利益還元は、ボーナス支給や福利厚生の充実などです。

オフィスの業務効率化を進める手順

ここでは、オフィスの業務効率化を進める手順を、5つのステップに分けて解説します。

現状の把握・課題の洗い出し

オフィスの業務効率化の最初のステップは、現状把握と課題の洗い出しです。ムダ・ムリ・ムラが生じている業務がないか、あるとすれば何が課題なのか調査します。この際、課題がある業務の担当部署や担当者、作業内容、効率化が見込める工数やコストなどを記録してまとめます。

効率化する業務の選択・優先順位付け

次に、どの業務を効率化するべきかを選び、優先順位を付けます。ここで重要になるのは、ボトルネックになっている業務を見極めて効率的な方法を検討することです。

また、コストカットによる競争力強化や従業員のワークライフバランス向上など、何を優先的に実現したいかという経営層の判断も求められます。

業務効率化の方法を選択・スケジューリング

どのような方法で効率化を進めるか、具体的な内容とスケジューリングを行います。具体策に落とし込む際には、排除、結合、交換、簡略化・単純化の改善の4原則(ECRS:イクルス)のフレームワークを用いると、方針が明確になります。

業務効率化の施策を実施

業務効率化の対象業務を、決定した方法とスケジュールにしたがって実施します。

効果の検証・改善策の検討

施策を実施したら効果を検証します。具体的には、削減された工数や経費の金額などの定量的なデータを集計して分析します。また、従業員の意見をヒアリングすることも必要です。成果が目標に達していない場合や方法に問題がある場合は、改善策を検討してPDCAサイクルを回していきましょう。

オフィスの業務を効率化する手法【5選】

オフィスの業務を効率化するには、どのような手法があるのでしょうか。ITツール導入やアウトソーシングなどの幅広い観点から、5つの手法を解説します。

一部の業務を自動化する

一部の業務を自動化する手法は、業務フローを大幅に変えないため、取り組みやすい点がメリットです。たとえば、単純な入力業務をExcelやRPAに代替することや、定型的なカスタマーサポート業務をAI搭載のチャットボットに置き換えるなどです。

時短に役立つツール・システムを導入する

工数削減に役立つITツール・システムを導入するのも効果的です。詳しくは後述します。

ワークフローを見直す

ワークフローを見直すことも大切です。たとえば、リモートワークやペーパーレス化の観点から現状のワークフローを見直せば、コストカットや業務負担軽減が見込める可能性があります。

アウトソーシングを活用する

自社業務の一部を外部に委託するアウトソーシングを導入する企業も増えています。たとえば、経理や労務が行う給与計算や入社手続きといったルーティン的な業務がアウトソーシングに適しています。アウトソーシングは社内の業務負担を軽減できるほか、内製するよりも割安で行える可能性もあります。

人員配置を見直す

適材適所の人員配置に改めることも、業務効率化の一環になります。個々のスキルや強みを見極めたうえで業務を割り当てることで、生産性が高まりやすいからです。従業員のモチベーション向上による相乗効果も期待できます。

オフィスの業務効率化に役立つツール【8選】

ここでは、業務効率化に役立つツールを8つ紹介し、それぞれの特徴やメリット、代表的なサービスを解説します。

コミュニケーションツール(ビジネスチャット・社内SNS)

コミュニケーションツールとは、従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、活性化するためのツールです。ビジネスチャットや社内SNSなどとも呼ばれます。

コミュニケーションツールのメリットは、時間や場所に制限される部分が少ないことです。また、電話やメールよりも手軽に利用でき、使い方によってはリアルタイムの情報共有も可能です。

代表的なツールには、Slack、Chatworkなどがあります。

Web会議システム

Web会議システムとは、オンラインで映像と音声をやり取りして、会議やミーティングができるツールです。

Web会議システムを利用すれば、職場と在宅勤務の従業員間でも社内と同じようにコミュニケーションが行えます。近年では、商談やセミナーの開催にも用いられています。

代表的なツールは、Teams やZoom、GoogleMeetなどです。

ファイル共有(オンラインストレージ)サービス

ファイル共有はオンラインストレージとも呼ばれ、クラウド上で情報を一元共有するサービスです。クラウド上にあることで、出張やテレワークの際にも必要なファイルにアクセスできて便利です。また、ビジネススピードも向上します。

代表的なツールは、Google DriveやOne Drive、Dropboxなどです。

タスク管理・プロジェクト管理ツール

タスク管理・プロジェクト管理ツールとは、各メンバーのタスクの進捗状況や業務ステータスの管理、最新のスケジュールの共有などが行えるツールです。従業員同士が全体の状況を確認しやすくなることで人的ミスが減るほか、管理層の業務負担を減らすことにもつながります。

代表的なツールは、Backlogやmonday.com 、Jootoなどです。

名刺管理ツール

名刺管理ツールとは、紙媒体の名刺を電子化して取り込んで管理できるツールです。部署や拠点を横断して顧客情報を共有できるほか、社名や担当者名で検索して、必要なときにすぐに情報を取り出せるのがメリットです。名刺管理ツールの多くは、後述するCRM/SFAと連携できる場合が多いです。

代表的なツールは、SansanやSmartVisca、Wantedly Peopleなどです。

CRM/SFA

CRMは顧客管理システムと呼ばれ、顧客情報の管理や過去の対応履歴などを管理できるツールです。SFAは売上予測やアプローチの進捗状況、営業日報の共有など営業支援に特化したシステムです。CRMとSFAは機能が重複することが多く、明確な区別がない場合がほとんどです。

導入によって業務を効率化できるほか、データによる客観的なマーケティングを実現できるメリットがあります。

代表的なツールは、KintoneやSalesforce、JUST.SFAなどです。

RPA

RPAは「Robotic Process Automation」の略で、ソフトウェアによる業務自動化を実現できるツールです。単純作業を正確に瞬時に遂行できるため、膨大なデータを画一処理する業務に適しています。

代表的なサービスには、WinactorやUiPath、BizRobo!などがあります。

受付システム

受付システムとは、来客対応業務の一部または全てを自動化できるツールです。

たとえば「ラクネコ」では、GoogleやOutlookのカレンダー機能と連携して来客スケジュールを自動的に登録し、来客者の連絡先にQRコードを発行できます。来客者が自社でQRコードをタブレットにかざしてチェックインを完了すると、担当者に自動的に連絡されます。

受付システムを活用すれば、受付業務と取次業務が不要です。さらに、ラクネコでは、会議室や待合室への誘導情報を配信することもでき、担当者の応対業務の負担も減らせます。

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オフィスの業務効率化で失敗するケース・行うべき対策は?

ここでは、業務効率化の施策を実施した際に起きやすい5つの課題と、その対策を解説します。

施策実行前よりも手間・コストが増える

業務工程が変わったことで、施策実行前よりも手間やコストが増える場合があります。このような問題への対策は、新たな工程に慣れるための研修を追加で実施することです。また、現場の状況に合っていないなら、改善を検討することも必要です。

効率化重視により品質が落ちる・ミスが起こる

効率化ばかり重視すると、人的ミスが増加することや、サービスの質低下が起こることがあります。これらの対策では、責任者が従業員の負荷を分析して調整することが重要です。また、目的意識を共有して、効率化自体が目的にならないようにします。

複数の手法を同時に進め中途半端になる

一度に複数の手法を試すことで、すべてが中途半端になることも、よくある失敗のパターンです。この場合は優先順位付けや手法選択のステップに戻り、再検討しましょう。

準備不十分なまま進める

業務マニュアルの改訂やITツールの導入準備が不十分のまま業務効率化を進めると、現場に混乱が生じます。このような場合は、業務効率化を停止するか範囲を限定して、現状を把握します。また、手法に無理がある場合は、自社に合った方法なのかを改めて検討しましょう。

ツールを導入しても定着しない

導入したツールやシステムが浸透しないケースもあります。原因の多くは、現場のITリテラシーに対してツール・システムの難易度が高いことです。

したがって、追加の研修・フォローをしても改善が難しい場合は、現場の人間が操作しやすいツール・システムに変更することも重要です。

まとめ

オフィスの業務効率化によってムダ・ムリ・ムラが少なくなれば、経費削減や生産性向上などが見込めます。取り組みやすい業務効率化は、ITツールで人の業務を代替することです。

ラクネコは、簡単に導入でき運用も容易な受付システムです。カレンダーアプリとの連携やQRコード発行、名刺撮影による受付や手書き入力機能など多彩な機能を搭載し、来訪者をスムーズに案内できます。音声通知のほか、電話、SMS、メール、チャットツールへの通知が選べるため、応対漏れの心配もありません。月額5,000円(税抜)からすべての機能をご利用いただけます。低コストで質を落とさないオフィスの効率化施策のひとつとしてぜひご検討ください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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