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2021年08月27日 オフィスの便利な設備とは|業務効率アップに役立つ受付システムなども合わせて紹介

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業務をスムーズかつ適切に進めるには、オフィス環境の整備が必要不可欠です。この記事では、オフィスの効率化を目指している企業の担当者に向けて、オフィスにあると便利な設備やスペースについて解説します。オフィスの利便性を高めるための受付サービスについても紹介するため、ぜひ参考にしてください。

オフィスの便利な設備とは

オフィスの新設や改善に取り組む場合、運営に役立つ設備、スペース、サービスやシステムなどが必要です。ここでは、それぞれについて解説します。

オフィス設備は作業効率を左右する重要なもの

企業にとって、オフィスに便利な設備やシステムなどを導入し、従業員が業務を行いやすい環境を整えることは重要です。現場で働く従業員のモチベーションが高まり、生産性の向上や成果にもつながるでしょう。また、オフィス環境の整備は従業員の働きやすさだけでなく、対外的なイメージアップにつながります。

生産性向上に役立つ設備

オフィスの生産性を向上させる便利な設備としてはどのようなものがあげられるのでしょうか。具体的に解説します。

デスク

オフィスで業務を進めるうえで、デスクは欠かせない設備のひとつです。作業用のスペースだけでなく、資料を置けるスペースもあるとより仕事がはかどります。

デスクには複数のタイプがあるため、オフィスや従業員の状況にあわせて選びましょう。たとえば、昇降式で高さを変えられるデスクやフリーアドレスに向いているデスクなどもあります。

チェア

オフィスでは長時間座って業務に取り組むケースも多く、作業しやすいチェアを選ぶ必要があります。長く座っていても疲れにくいチェアや、汗をかいても蒸れにくいチェアなど、さまざまなタイプがあります。フットレストがついているチェアを選べば、仕事中の疲れを軽減できるでしょう。

パソコン

オフィスで使用するパソコンは、一定のスペックを備えているものを選びましょう。スペックが低すぎると業務の効率が低下するため要注意です。具体的には、OSはwindows10 HomeまたはPro、CPUはインテルCore i5以上、メモリは8GB以上がおすすめです。個人向けのタイプとの違いや価格も考慮しながら選んでください。

キャビネット

キャビネットは、書類を適切に保管するために必要です。キャビネットにはたくさんの種類があり、扉がついているタイプ、鍵がついているタイプ、容量が大きいタイプなどさまざまなものがあります。配置するスペースの大きさや保管する書類に応じたものを選びましょう。重要な書類を収納するなら、扉や鍵がついていると安心です。

ホワイトボード

会議室には、ホワイトボードがあると便利です。壁に取りつけるタイプや移動可能なタイプなどがあります。壁にマグネットを貼りつけられるようにするマグネットペイントや、壁に塗料を塗ってホワイトボードを作るホワイトボードペイントもあります。マグネットやピンを使わず資料を貼りつけられるタイプもあるため、状況にあわせて選びましょう。

各種パーテーション

パーテーションがあると、オフィスを簡単に仕切ってワークスペースを分けられます。パーテーションには自立するタイプ、透明なタイプ、デスクと一体となるタイプなどさまざまな種類があります。従業員が快適に作業できる環境を整備するために、オフィスの状況に応じて組み合わせることが大切です。

電話機

電話機には、デザイン性の高いタイプや、多機能なタイプなどがあります。オフィスでは、ナンバーディスプレイや転送機能がついている電話機を選ぶと特に便利です。低コストで導入したい場合は、中古のビジネスフォンやクラウドPBXを導入する方法もあります。自社の状況にあわせ、必要な機能がついている電話機を選びましょう。

複合機(コピー機、スキャナー、FAX)

複合機とは、コピー機、スキャナー、FAXなどの機能を備えている機器のことです。複合機を導入すると、省スペースでさまざまな機能を備えられます。モバイルと連携できるタイプを選べば、社外からでも複合機を利用できます。自社にとって必要な機能を洗い出し、最適な複合機を選びましょう。

プロジェクター・液晶モニター

オフィスにプロジェクターがあると勉強会やプレゼン、商談などさまざまなシーンで役立ちます。会議室に設置するケースも多いですが、持ち運びできるタイプを選べば場所を選ばず使用できます。資料をしっかり共有するためには、明るさと解像度を考慮して選ぶ必要があります。

また、オフィスでの作業をスムーズに進めるには、液晶モニターもあると便利です。特に大画面タイプを選ぶと作業しやすくなります。液晶モニターを2つ並べ、2画面を同時に使用する方法もあります。

その他

オフィスでは、電源やインターネット環境も充実させる必要があります。スピーカーフォンがあれば、リモートワークやテレビ会議でも役立ちます。また、A4用紙、ホッチキス、セロテープなどの基本的な備品も忘れずに完備しましょう。

従業員にとって快適なオフィスを作るために、観葉植物、電子レンジ、シンクなども設置するとよいでしょう。

生産性向上に役立つスペース

オフィスの生産性を高めるためには、メインの執務スペース以外にもさまざまなスペースを設けると効果的です。ここでは、生産性の向上を促す効果が期待できる具体的なスペースについて解説します。

ミーティングスペース・会議室・多目的スペース

ミーティングスペースや会議室があれば、来客対応や打ちあわせなどさまざまな用途で利用できます。多目的スペースを設けておくと、従業員同士のコミュニケーションの場となり、新しいアイデアなどが生まれやすくなるでしょう。

個室ブース(集中エリア)

個室ブースは、従業員が自分の作業に集中するために設けます。特に、フリーアドレス化を導入しているオフィスでは従業員が自分だけの空間をもちにくいため、個室ブースを設けてメリハリのある働き方ができるようにする必要があります。

ロッカーやクローク

従業員が自分の私物を適切に管理できるようにするためには、ロッカーやクロークを設ける必要があります。特に、フリーアドレス化の導入を検討している場合、デスクに私物を収納できないためカバンや上着などをしまう場所が必要です。ロッカーやクロークにもさまざまなタイプがあるため、スペースや使い勝手を考慮して選びましょう。

エントランスやラウンジ(待合スペース)

エントランスやラウンジは、オフィスを訪問する人が最初に目にする場所です。特にエントランスは企業の第一印象に直結するため、自社のイメージを考慮してレイアウトやデザインを決める必要があります。また、ラウンジを設けておけば、来客時の待合スペースになります。スペースの広さにもよりますが、なるべく居心地がいいラウンジになるように工夫しましょう。

休憩室・リフレッシュスペース・カフェスペース

業務効率を高めるには、従業員のための休憩室やリフレッシュスペースも必要です。休憩時にリラックスできる空間は重要であるという認識が強まっており、レイアウトやデザインにこだわったカフェスペースを設けている企業もあります。従業員の想像力を刺激できる可能性もあり、企業のブランディングとしても効果的です。

ライブラリ(書籍コーナー)

自社に関連するビジネス書や専門書以外にも、さまざまな書籍を扱いましょう。業務上の参考資料やアイデアのきっかけとして役立ちます。

リフレッシュスペースやカフェスペースとライブラリを併設するのもひとつの方法です。従業員が書籍を読みながらリラックスできます。

生産性向上に役立つサービスやシステム

生産性を向上させるために役立つさまざまなサービスやシステムがあります。ここでは、具体的なサービスやシステムについて解説します。

ドリンクコーナーやコーヒーメーカー、社内で軽食が取れるサービスコーナーの設置

生産性を高めるためには、従業員のリフレッシュも重要です。そのために、ドリンクコーナーやコーヒーメーカーなどを取り入れている企業も増えています。従業員食堂を設置できない場合でも、軽食が取れるサービスコーナーを設ければ、無理のない範囲で従業員のニーズに応えられます。福利厚生として、定価よりも安く購入できるようにするのもおすすめです。

受付システム

受付システムを導入すると、オフィスの生産性が向上します。急な来客があると担当者の作業が中断され、生産性が下がる原因になるでしょう。しかし、受付システムがあれば、受付の無人化が可能です。受付システムの内容や種類など詳しくは後述します。

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受付システムの導入はオフィスの利便性を高めます

受付システムにはさまざまな機能がついており、オフィスの利便性を向上させる効果を期待できます。すでに触れたとおり、受付業務を無人化できるため、担当者の負担を軽減できます。また、自動で来客に関する情報を記録できる機能があり、管理作業もスムーズになります。入退室時間の記録にも対応しており、セキュリティの強化も可能です。

来客の事前予約ができ、来客時にはそれぞれの従業員に通知が届く機能もあります。

受付クラウドシステム「ラクネコ」

受付システムを導入するなら、利用人数に応じた料金で利用できるラクネコがおすすめです。受付予約をするとQRコードが発行され、来訪者がスムーズに受付を済ませられるようになっています。受付時に画面上で会議室へ誘導できるため、担当者が受付まで出向いて案内する手間も省けます。

また、カレンダーアプリと連携すれば、アポイントの情報を自動で登録可能です。ラクネコはすでにさまざまな企業が活用しているため、ぜひ導入をご検討ください。

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まとめ

オフィスを便利な空間にするためには、さまざまな設備やサービスなどを導入すると効果的です。自社の状況や従業員のニーズにあわせ、最適なものを取り入れましょう。

ラクネコは、簡単かつわかりやすい費用で利用できる受付システムです。月額5,000円(税抜)からすべての機能を利用できます。電話、SMS、メール、チャットツールなど多彩な通知方法があるため、来客情報を見逃す心配もありません。オフィスの生産性を向上させるために、ぜひ導入をご検討ください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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