ラクネコブログ 受付クラウドシステムに関する情報をお届け ラクネコブログ

2021年08月27日 オフィス改善のポイントとは?オフィスの課題を改善して働きやすい環境を作ろう!

関連キーワード

政府が主導する働き方改革の推進により、企業におけるオフィスを改善する動きが活発化しています。この記事では、オフィスの改善を検討している人に向けて、アフターコロナを見据えたオフィスの改善方法について解説します。また、オフィスを改善する際に気をつけるべきポイントなども解説しますので参考にしてください。

目次

オフィス環境改善の重要性とは?

従業員が働きやすいオフィス環境を整備すれば仕事の効率化につながるため、企業には快適なオフィス環境の実現が求められています。またテレワークが浸透したことにより、オフィスだからこそできる業務がより明確になり、それらに最適な環境づくりの必要性が高まっています。以下でオフィス環境改善の具体的な効果を解説します。

オフィス環境を改善すると業務効率が上がる

業務をしやすい十分なスペースの確保、集中できる環境を用意できれば、業務へのモチベーションが向上し、生産性アップにつなげられます。また、業務の効率化によって時間を有効に活用できるため残業の削減も可能です。

コミュニケーションの活性化で創造性が向上する

オフィスが整理され、打ち合わせや休憩スペースが確保できれば、社内コミュニケーションを活性化しやすくなります。部署を超えて気軽なやり取りができるため、これまでにない発想の転換やアイデアの創造が期待できます。

ストレスが軽減され従業員満足度が向上する

快適なオフィス環境にするには、効率的な導線の確保、カフェテリアやフリースペースなど従業員が気分転換できる空間を設ける必要があります。仕事の合間にリフレッシュでき、ストレスが軽減され、従業員満足度の向上につなげられます。

オフィス環境でよくある課題

効率的に業務を行えるようにするには、快適なオフィス環境を整えることが大切です。以下では、快適さを妨げる要因を解説します。

日当たりが悪く暗い

オフィスが薄暗い場合、従業員の気分やモチベーションが落ち込みやすくなり、業務が円滑に進まない可能性があります。オフィスの構造や立地が理由で日当たりが悪い場合は、業務に適した照明を使用しましょう。

騒音がひどい

騒音が発生する環境下ではストレスが溜まりやすく、業務に集中できません。ただし、防音対策をしすぎて静かすぎる環境になると、小さな雑音がかえって集中力を低下させます。作業効率が上がるBGMを流す、適度な防音対策をするなどの工夫が必要です。

オフィス内の温度が不快

オフィス内が暑すぎたり寒すぎたりする場合、従業員の業務効率を下げてしまいます。空調を使用する際は設定温度に注意し、適度な温度・湿度を保つことが重要です。また、空調の吹き出し口が近い座席や遠い座席による温度差も考慮しましょう。

オフィス・トイレがきたない

雑然として掃除が行き届いていないトイレやオフィスは、従業員に不快感やストレスを与えます。一方、整理整頓された清潔なオフィスは、集中力を高めて業務の効率化が期待できるでしょう。また、企業イメージにもつながるため、オフィスやトイレは常に清潔に保つことが重要です。

休憩スペースがない

休憩スペースがないとストレスを溜めやすくなります。従業員がリラックスできるスペースを設け、仕事と休憩時間のメリハリをつけられるように工夫しましょう。また、休憩スペースは、他部署間の交流の場としても活用できます。

オフィスのレイアウトが使いにくい

オフィスのレイアウト次第で、業務効率が低下する場合があります。たとえば、デスク同士の間隔が狭い、導線が悪い、ケーブルがむき出しになっていて転倒の恐れがあるなどです。また、使いづらく疲れやすいデスクや椅子は買い替えましょう。

オフィス改善のための13の方法

オフィス改善は、業務に集中しやすい環境の確保が最大の目的です。業務に集中しやすい環境にするための具体的な方法を解説します。

明るく清潔なオフィス環境を作る

オフィスを改善するなら、明るくて清潔なオフィスを目指しましょう。暗い雰囲気で仕事をするよりも、明るく清潔なオフィスのほうが仕事もはかどります。明るい雰囲気を作るには、オフィスグリーンを取り入れる、交流の場を増やすなどの手段も有効です。また、特にトイレは定期的に掃除を行う、清掃業者と契約するなど、清潔に保つようにしましょう。

空調・換気を快適にする

十分な換気ができていないと息苦しさを感じ、業務効率を低下させます。オフィス内の密度を減らす、1時間に1度は窓を開けて新鮮な空気を入れるなどの対策が必要です。また、空調を使用する場合は、温度設定に注意しましょう。

仕事に集中できる音空間を作る

オフィスの騒音対策と静音対策を行い、仕事への集中力を途切れさせないようにしましょう。たとえば、個人用のブースを設ける、オフィス向けのBGMを流す、静音設計のオフィス製品を利用するなどの対策も有効です。

仕事がしやすい照明を設置する

照明はオフィス内を明るくするだけでなく、従業員の仕事へのモチベーションに影響を与えます。得たい効果によって照明を選びましょう。たとえば、集中力を高めるには昼光色、リフレッシュスペースでは暖色系の電球色がおすすめです。

オフィス設備を充実させる

疲れにくい椅子や机に買い替えるなど、設備を充実させることも大切です。また、OAフロアではケーブルによる転倒事故を防ぐためにも、配線は机やフロアマットの下に隠すなど、整備や収納を意識して行いましょう。ほかにも、パーテーションを設置するなど、従業員のプライバシーに配慮する工夫も必要です。

導線のよいレイアウトにする

オフィスのレイアウトを変更すれば、業務の効率化を図れます。たとえば、業務の導線を考慮した配置にする、人の往来が多い場所に家具やコピー機などを置かない、デスクレイアウトを見直すなどの方法も効果的です。オフィスが狭く、密度の解消や十分な導線の確保ができない場合は、今よりも広いオフィスへの移転も検討しましょう。

リフレッシュスペースを設置する

従業員がリラックスできる環境を整えるためには、カフェスペースや休憩室などの設置がおすすめです。休憩時間にリフレッシュできる環境があれば、従業員の満足も高められます。

備品をきちんと整備する

業務に必要な備品は、収納家具を用意して整理整頓しましょう。どこに何があるのかがわかりにくいと、見つかるまで探し回らなければなりません。また、備品ごとに整頓されていなければ、紛失するリスクも高まるため注意が必要です。

複数のミーティングスペースを用意する

急な打ち合わせが必要になっても、ミーティングルームの空室がなければ実施できません。また、予約がとりづらいといった従業員の不満が溜まりやすくなります。予約をしなくても好きなときに使えるミーティングスペースを設置しましょう。

オンライン会議などができる個室を設置する

オンライン会議や集中が必要な作業を行うときのために、雑音をある程度抑えられる個室ブースを設置しましょう。ただし隣のブースがうるさいなどの問題が生じないように、用途や使用方法に関するルールを作ることも大切です。

フリーアドレスを採用する

フリーアドレスとは、オフィスの好きな場所で仕事ができるワークスタイルのことです。毎日座席や隣に座る従業員が変わるため、他部署など普段会話をしない人とのコミュニケーションを活発にします。またその日の気分で座席を決められるため、新鮮な気持ちで仕事に取り組めるでしょう。その他、オフィスの省スペース化にも有効です。

受付システムを導入する

受付システムとは、受付を無人化できるシステムのことです。受付にタブレットを設置すれば、迅速に来訪者への初動対応にあたれます。担当者に直接、音声やメールなどで通知してくれるため、取り次ぎが不要となり、他の従業員は本来の業務に集中できます。

受付システム「ラクネコ」の資料請求はこちら

災害対策をきちんと行う

企業は従業員の安全を守る必要があるため、オフィス環境を改善する際は災害対策についても考慮しなければなりません。備品やキャビネット、コピー機など、落下や転倒の恐れがあるものは地震の揺れに備えるなど、災害対策を行っておくことが重要です。

オフィス環境を改善するためのポイント

ここでは、オフィスを改善する際に重要なポイントを解説します。

オフィスは清潔であることが重要

オフィスが雑然としていたり、汚れていると従業員の生産性が低下します。常に清潔なオフィスを保つためには、定期的に掃除を行う、書類や備品などを整理整頓するなどの対策が必要です。掃除当番を決めて毎日指定の場所を掃除する、書類や備品類などの収納ルールを設けて周知徹底させるなどが有効です。

従業員の意見を参考にする

快適なオフィス環境にするうえで重要なことは、従業員からの意見を取り入れることです。従業員のニーズを満たせるオフィス環境を整備できれば、従業員の業務の効率化や満足度の向上につなげられます。

温度・湿度の管理が大切

オフィス内は適切な温度や湿度の管理を行うことが重要です。空調の温度設定を適温に保つ、座席の位置で温度差が生じないようにデスクレイアウトを工夫するなどの対策が必要です。また、窓を定期的に開けて新鮮な空気を入れるなども行いましょう。

気軽にコミュニケーションが取れる場所を提供

休憩スペースやカフェスペースなどを設置すれば、部署や役職を超えた自由なコミュニケーションが取れるようになります。リフレッシュできる癒しの空間を作り、仕事と休憩時間のメリハリをつけられるオフィスに改善しましょう。

テレワーク制度を導入

アフターコロナでも、テレワーク制度は継続される可能性があります。オンラインツールを上手に活用することが大切です。オンライン会議でコミュニケーションをとる、3密を避ける、出社人数を制限するなど、柔軟に対応できるようにしましょう。

業務効率化できるツールを導入

業務の効率化に有効なツールは、受付の無人化が可能な受付システム、オンライン会議システム、どこにいてもオンライン上で決裁できる電子決裁システム、従業員の勤怠データを自動集計できる勤怠管理システムなどです。

オフィス改善の2事例紹介

ここでは、オフィスの改善に成功した企業の事例を紹介します。

オフィスのコミュニケーションプラットフォーム化を実現した「株式会社ミクシィ」

SNSを運営する株式会社ミクシィでは、社内外の人がコミュニケーションしやすいオフィス環境を実現するため、オフィスの移転を実施しました。改善例として、長時間の業務でも疲れにくい昇降式のデスク・椅子の採用、展望のよいミーティングスペースの設置や、従業員の健康に配慮し、社内食堂、マッサージルームの開設などを実現しています。

出展:働く環境|株式会社ミクシィ

従業員同士のコミュニケーション強化と健康的で快適に働けるオフィス「株式会社角川アップリンク」

出版・印刷事業を行う株式会社角川アップリンクでは、社内コミュニケーションの活性化と快適な環境の実現のため、執務室全体を見渡せるフリーアドレス制のオフィス環境を整備しました。カラフルな脚のデスクや赤と緑の椅子を配置し、明るい雰囲気を演出しています。エントランスは受付システムを採用し、無人化に成功しました。

出展:シンカオフィス / シンカ(=沖縄の⾔葉で「仲間」の意)と集い、⾃らつくる情報交流スポット。従業員と共に進化するオフィス|コクヨマーケティング

まとめ

オフィスを改善する場合は、従業員の意見を取り入れたうえで仕事がしやすい環境を整備するようにしましょう。また、オフィスのレイアウトを変更するほかに、受付システムなど業務の効率化を行うツールの導入もおすすめです。

ラクネコは、電話やSMS、メールなどの多彩な通知方法で来客の訪問を知らせてくれる受付システムです。QRコードによる受付が可能なため、最小限の接触で受付を完了できます。月額5,000円(税抜)から、制限なくすべての機能をご利用いただけます。

ラクネコの資料請求はコチラ

この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

close

「他事業所への導入も検討している」と語る石川氏「他事業所への導入も検討している」と語る石川氏「他事業所への導入も検討している」と語る石川氏「他事業所への導入も検討している」と語る石川氏