2021年12月23日

受付システムで何ができるのか？受付システムに必要な機能・選び方・注意点など徹底解説！

自社に受付システムを導入すべきか、お悩みの人も多いのではないでしょうか。また受付システムとは一体何ができるのか気になるところだと思います。この記事では、受付システムで何ができるのか、どのような機能があるのか、導入する際のシステムの選び方や注意点などを解説します。受付システムが向いている企業などについても解説しているので、参考にしてください。

受付システムで何ができるのか？

ここでは、受付システムで何ができるのかについて解説します。

受付業務の効率化ができる

受付システムを導入することで受付業務の効率化ができるメリットがあります。具体的には、来客時の対応がスムーズに行えたり、受付業務の兼務による作業の中断がなくなったりします。また、受付担当のための人件費削減にもつながるでしょう。

関連する機能

主な関連機能	詳細
タッチパネル	来訪者が担当者を直接呼び出せる機能
チャット連携	担当者へと呼び出し通知がされる機能
QRコード	来訪予約の際に発行されたQRにより受付ができる機能

来訪者の情報管理ができる

受付システムの導入により、来訪者の情報管理ができます。たとえば、来訪者の情報をデータ化し、クラウドで管理を行えます。情報管理が自動化されることで、作業効率も向上するでしょう。また、来訪者の入退出も管理できるため、セキュリティ対策の強化にもつながります。

関連する機能

主な関連機能	詳細
データログ	来訪の履歴がログとして記録される機能
CSVファイル出力	CSVファイルでデータを取得し、分類や集計ができる機能

来訪者の予定の管理ができる

受付システムを導入することで、来訪者の予定の管理ができます。具体的には、カレンダーに自動で予定が入ったり、会議室を押さえることができます。また、訪問者への予約メールや打ち合わせの日程調整自体が可能なものもあります。

関連する機能

主な関連機能	詳細
予定管理	来訪者の予定を入力して管理する機能
QRコード	QRコードを発行し訪問予約者にメールを送信する機能
カレンダー連携	訪問予定をカレンダーツール（Googleカレンダーなど）と連携させて管理する機能

受付システムが向いている企業とは

以下では、受付システムが向いている企業の特徴を紹介します。

テレワークを推奨している企業

受付システムはテレワークを推奨している企業に向いているでしょう。テレワークを推奨していたとしても、来客自体をなくすことは難しいです。なぜなら、来客する側はテレワークの状況を知らないからです。そのため、出社する人が必要になります。無人の場合は機会損失になる可能性もあるので、受付システムが必要になります。

受付担当のいない企業

受付システムは、そもそも受付担当のいない企業に向いています。受付だけの業務担当者の雇用が経費的に難しい場合などは、受付システムを導入した方が費用対効果が高いでしょう。また、兼任業務を社員に負わせていることになっている企業も、社員の業務負担を減らせます。

企業イメージを向上させたい企業

受付システムの導入は、企業イメージを向上させたい企業に向いています。たとえば、受付担当を置かずに内線電話を置いているなど、殺風景な受付のイメージを変えたいという企業もあるでしょう。また、特に先進的なイメージを持たれたいと考える企業は、受付システムの導入に向いています。イメージアップのメリットについて詳しくは、以下の記事を参照ください。

受付システムは企業のイメージアップに効果的｜導入するメリットや重要性を解説

受付システムを選ぶ際に気をつけるべきポイント

ここからは、受付システムを選ぶ際に気をつけるポイントを紹介します。

受付システムで何をしたいのかを考える

受付システムを選ぶ際は、何がしたいのか、自社の課題を洗い出しましょう。たとえば、経費の削減をしたい、オフィスが無人の際に来訪者に気づけるようにしたいなどがあげられます。

何ができる受付システムかを確認する

受付システムで何ができるのかを確認することも大事です。まず自社に必要な機能が備わっているかの確認を行いましょう。また、不要な機能があり、高コストになっていないかの確認も必要です。

誰でも使える受付システムかを確認する

受付システムが誰でも使えるシンプルなものかも確認しましょう。従業員、来訪者がともに使いやすいシステムを選ぶことが大切です。使いにくいと、電話対応が必要になるなど、かえって面倒が増える場合もあります。

受付システムの選び方

受付システムの選び方のポイントをそれぞれ解説します。

セキュリティ対策がしっかりとしたシステムを選ぶ

受付システムは、セキュリティ対策がしっかりとしたシステムを選びましょう。クラウドシステムは自社内でデータを管理しないため、企業情報を扱うためのしっかりとしたセキュリティ対策がなされているかを確認することが重要です。

サポート体制が十分なシステムを選ぶ

また、サポート体制が十分なシステムかどうかの確認も重要です。ヘルプデスクの有無や対応時間、システムトラブルが起きたときの対応の確認をしましょう。急なエラーにも迅速かつ丁寧な対応を行なってくれるシステムを探しましょう。

料金プランが予算に合うシステムを選ぶ

料金プランが予算に合うシステムを選ぶことも、受付システムでは大切です。必要な機能だけを使用できるのか、その料金はいくらかの確認を行います。また、予算内であっても使える機能と料金のバランスを考えながら最もコストパフォーマンスが良いものを選びましょう。

自社における既存ツールと連携できるシステムを選ぶ

受付システムは自社における既存ツールと連携できるシステムを選びましょう。機能要件や予算条件を満たしていても、自社で利用しているツールと連携ができないと、想定以上の手間がかかり思っていたほどの効果が出ない場合があります。
また、連携ができる場合も連携の手間を確認することも大切です。

受付システムと連携できるツール

受付システムの導入を検討する際に確認しておきたいツールについて解説します。

チャットツール

チャットツールはテキスト形式でリアルタイムにコミュニケーションが取れるツールです。来客時にチャットツールに通知を送ることができる受付システムが多くあります。チャットツールには以下のようなものがあります。

・slack
・Chatwork
・LINE WORKS
・Google Chat
など

カレンダー

カレンダーと受付システムを連携することで、来訪者が訪れる日時を自動で反映させることなどができます。カレンダーツールは以下のようなものがあります。

・Googleカレンダー
・Outlookカレンダー
など

ロボット

受付システムとロボットの連携も可能です。ロボットと連携することで、タッチパネルの無機質さを緩和したり、企業の先進性のアピールになったりします。ロボットはPepperやSotaなどがあります。

受付業務の課題と受付システムが求められる理由

従来の受付業務の課題である人件費負担や対応者の作業中断などを解決するため以外にも、最近ではテレワークの推進や感染症対策の一環として受付システムが求められています。

先にも述べたとおり、自社でテレワークを行っていても、来訪者はその事情を知らないことがあり、機会損失となる可能性があります。
また、新型コロナウイルス感染症が流行したことにより、極力人と接触したくないというニーズから非接触で受付対応ができる受付システムが注目されています。

まとめ

受付システムは、受付業務の効率化はもちろん、企業のイメージアップにもつながります。いろいろな機能があるので、導入する際は、受付システムを導入する目的を明確にし、必要な機能が搭載されているものを選びましょう。本記事で紹介したメリットや連携できるツールなども参考にしてください。

ラクネコは、タブレット型の受付システムです。「ラクネコMobile」への音声通知のほか、電話、SMS、メール、各種Chatツールなど多様な通知方法で来客を見逃しません。またQRコードによる受付は、お客様の手間を省き、受話器による飛沫感染を防ぎます。また、クラウドカレンダーに対応し、予定を入力した時点で自動的に来客予約が発行され便利です。

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