2021年12月23日

受付システムの導入手順とは？導入時、導入後の手順をわかりやすく解説

受付の効率化や省人化などを目的とし、受付システムの導入を検討している企業も多いでしょう。受付システム導入を検討している企業にとって、システムの導入手順は把握しておきたい項目です。この記事では、受付システムを導入する際の流れや導入後の手順を解説します。受付システム導入を検討しているのなら、ぜひ参考にしてください。

受付システムを導入する際の流れ

受付システムの導入はどのような流れで行うのでしょうか。ここでは、導入時の手順について詳しく解説します。

必要な機能を洗い出す

まずは、自社に必要な機能を洗い出しましょう。必要な機能を洗い出すには、自社の現状を把握する必要があります。どのような業務を行っているのか、システム導入で何を実現したいのかなどをしっかりと把握し、受付システムに必要な機能をピックアップしていきましょう。この際、必要な機能に優先順位をつけると、予算に応じて選びやすくなります。

網羅的に受付業務の洗い出しを行うコツ

受付業務における分類を決めておいて、業務の「抜け」がないようにしましょう。受付業務と一口にいってもさまざまな業務があります。たとえば、来客時の受付や電話応対、商談などで使う会議室の予約、スケジュールの管理、備品管理などが挙げられます。これらを社外対応や社内対応などに分類して、一覧表にすると業務の抜けが防ぎやすくなるでしょう。

また、受付業務で日常的に行われる業務だけでなく、イレギュラーなケースについても細かく洗い出すことが重要です。

予算を確保する

受付システムの導入には費用がかかります。そのため、導入にどの程度の予算がかけられるのか、算出しましょう。受付システム導入によって具体的にどのようなコストが削減できるのか、定量的な効果を明確にし、予算を確保します。予算を確保した後は、複数のベンダーから見積もりを出してもらい、自社に合うものを選定しましょう。

提案依頼書を作成する

提案依頼書は「RFP（Request for Proposal）」とも呼ばれます。提案依頼書は、システムの検討や導入の際に作成するものです。ベンダーなどに対してシステムの構築などを依頼する際に、自社に必要な機能や実現したい業務、導入の目的などを伝える目的で作成します。

提案依頼書には、主に以下のような項目を記載します。

・システム導入の目的
・会社概要
・システム構築方針やプロジェクトの目的など
・選定スケジュールや提案の条件
・必要な機能やシステム利用環境、セキュリティ要件などの提案要件など

導入する受付システムを選定する

提案依頼書を作成した後は、導入したい受付システムを選定しましょう。この際、機能以外で重視したいポイント、たとえばサポート体制やセキュリティ面などをピックアップしておくことも重要です。予算や必要となる機能、機能以外で求めるポイントなどを参考にしながら、導入する受付システムを選定しましょう。

契約と要件定義

導入する受付システムの選定が終わったら、契約を締結しましょう。契約の際には、要件定義書を作成する場合もあります。要件定義書とは、システムを導入する目的や導入により叶えたい要望を、具体的にどのようにシステム化するのか、どのような機能を実装するのかなどを記載したものです。大規模なカスタマイズをする場合などは導入スケジュールなどと合わせて、要件定義書を作成しましょう。

動作を確認し、運用を開始する

受付システムの動作を確認しましょう。カスタマイズをする場合は、開発途中でも必要があれば動作を確認して、ベンダー側と認識のずれがないかチェックします。システムの運用テストをして、必要な機能が搭載されているか、動作に問題がないかなどを確認したら、実際に運用を開始します。

受付システム導入後のステップ

受付システムは導入して終わりではありません。ここでは、受付システム導入後のステップについて解説します。

受付システムに必要な機器を準備する

導入した受付システムに必要な機器を準備しましょう。機器レンタル込みの受付システムの場合は、特別用意するものはありません。しかし、機器レンタル込みではない受付システムの場合には必要な機器を準備する必要があります。受付システムによって必要となる機器は異なりますが、タブレット端末などを用意するケースが多いようです。

表示内容やメニューを設定する

受付システムの導入目的に応じたメニューや表示内容などを設定しましょう。たとえば、アポイントメントのある来訪者へ対応するために、個人名や部署名から個人の呼び出しができるように設定するなどです。この際、配送業者への対応や、機器の使い方・不明点などに対応するための、総合窓口を設定しておくことも重要です。

対応言語や画面デザインを設定する

受付システムの対応言語や、画面デザインの設定も行いましょう。基本的には日本語設定ですが、外資系や海外との取引が多い企業の場合は多言語対応が必要になります。画面デザインは、自社をイメージしやすいデザインや、コーポレートカラーなどを取り入れるとよいでしょう。来訪者が見やすくスタイリッシュなデザインにすることも大切です。

必要な情報を登録する

表示設定やデザインなどを決定したら、自社のデータを登録していきましょう。一般的には、部署名や社員名、内線番号などを登録します。この際、たとえば正社員のみや派遣社員までの登録する職域範囲、というようにどの範囲まで登録するかも決めます。ExcelやCSVファイルなどを使用して登録可能かどうか、導入前に確認しておきましょう。

設置場所を確認する

受付システムをどこに設置するのか、あらかじめ場所を確認しておきましょう。受付システムにはさまざまな種類がありますが、どのシステムであっても何らかの機器を使用するため電源が必要になります。そのため、設置場所に電源があるかどうか、ない場合には電源の確保を行いましょう。

基本操作を確認する

ここまでの設定で、受付システムの基本的な機能を使用できるようになっているはずです。たとえば受付システムからチャットツールに問題なく通知できるか、などを確認しておきましょう。この際、実際の利用シーンを想定したシミュレーションを行うのがおすすめです。来客の多い社員などを選んで、実際に受付システムを使ってみるとよいでしょう。

メンテナンスプログラムについて関係者間で共有する

メンテナンスプログラムとは、設定を適宜変更していくためのものです。たとえば、新入社員の入社や退職などによって社員の追加や削除が必要になるケースもありますし、組織改革により部署名の変更や部署の統合、削除などが行われるケースもあるでしょう。メンテナンスプログラムは人事に関わりがあるため、関係者間で共有することが重要です。

受付システムを導入する際の注意点

受付システムを導入する際には、業務の洗い出しの不足がないようにしましょう。業務の洗い出しが不十分だと、必要な機能を把握しきれない可能性があります。その場合、選定した受付システムの機能が不足するケースもあるため、注意しましょう。

また、システムを受付フローに合わせられるようにすることも重要です。既存システムから別のシステムに乗り換える場合には、並行して運用していき、問題がなければ本格移行しましょう。

おすすめの受付システム

受付システムにはさまざまなものがあります。ここでは、おすすめの受付システムを3つ紹介します。

ラクネコ

ラクネコは受付業務の負担を軽くし、簡単かつスムーズに受付が行える受付システムです。簡単に受付ができるQRコードの発行、電話・チャットによる通知、カレンダーアプリ連携、来訪者の打ち合わせ場所への誘導などの機能が搭載されています。

ラクネコでは、スマートフォンへの音声通知やチャットツールなどで来客通知が受けられるため、どこにいても対応可能です。また、Googleカレンダーなどのクラウドカレンダーに来客予定を入力するだけで、顧客へのインビテーション送信、関係者への通知などが自動で行えるため、事前連絡の手間がかかりません。

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RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、来訪者取り次ぎ時間ゼロをコンセプトとした受付システムです。SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールとの連携、SMSやメールなどでの通知が可能です。また、QRコードの発行によるタッチレス受付、来訪者記録の管理機能、日程調整機能などが搭載されています。

ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、iPadを利用した受付システムです。タブレットやスマートフォンのアプリ、IoTデバイスを相互連携させることにより、入退館ゲートや電子錠、照明や空調などの設備とも連携できることが特徴です。ChatworkやSlackなどのビジネスチャットツール、専用スマートフォンのアプリ、内線電話、クラウド内線電話などの方法で通知できます。

まとめ

受付システムを導入する際には、業務をしっかりと洗い出して自社に必要な機能を明確にすることが重要です。また、受付システムを導入して終わりではなく、導入後の設定や自社データの登録、基本操作の確認なども必要となるため、導入後のステップも把握しておきましょう。

ラクネコは、月額10,000円（税別）から制限なくすべての機能が利用できる受付システムです。音声通知だけでなく電話やSMS、各種チャットツールなど多彩な通知方法で、来訪者を見逃しません。QRコードにより最低限の接触で受付可能で、感染症対策としても有効です。また、名刺撮影受付や手書き入力機能も搭載されています。

Googleカレンダー、Outlookカレンダー完全対応で、来客予約の登録も簡単です。受付システム導入をお考えなら、ぜひご相談ください。

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