受付システムの相場は？初期費用や月額費用、各サービスの特徴も解説｜受付システム【ラクネコ】

2021年12月23日

受付システムの相場は？初期費用や月額費用、各サービスの特徴も解説

受付システムとは？

受付システムとは、タブレットやロボットを設置することにより、無人で来客対応を行えるシステムのことです。

さまざまな製品がありますが、その多くが来客予約・受付、来訪者通知、来訪者情報・社員データの登録、受付コードの発行などを基本機能として実装しています。また、受付システムでさまざまな情報をデータ化することにより、顧客や社員の管理がよりスムーズにできます。

受付システムの相場

受付システムを導入するためには、初期費用やランニングコストが必要になることがほとんどです。ここでは、受付システムの導入にかかる費用の相場を紹介します。

初期導入費用

受付システムを導入する初期費用は、0円であることが多いです。しかし、受付システムを利用するにあたり、専用のタブレットや受付ロボットなどを導入する必要がある場合は、それらを購入する費用がかかります。特に、AI搭載のロボットは、数十万円することも珍しくありません。

専用のタブレットや受付ロボットなどの台数がかさめば、それだけ高額となってしまいますが、受付システム「ラクネコ」ではiPadなどの既存のタブレットが利用できるため、初期導入費用を安く抑えられます。また、端末のレンタルサービスをしている受付システムもあります。

ランニングコスト（月額費用）

ランニングコストは、企業の規模や利用する機能などによって変動します。目安としては、月々5,000円～数万円ほどです。基本的な機能のみを利用するのであれば、ランニングコストも抑えることが可能です。

ただ、多言語対応などのより充実した機能も実装する場合は、プラスで数万円程度かかります。また、管理する従業員の人数が多いほど、ランニングコストも上がっていき、数十万円ほどになる場合もあります。

受付システムをオフィスに導入するメリット

受付システムを導入することで、業務においてさまざまなメリットを感じられるシーンが増えるでしょう。ここでは、受付システムの導入がオフィスにもたらすメリットを紹介します。

スムーズに受付ができる

旧来の受付業務では、有人での体制が必要であり、仮に無人としている場合でも、来訪者に内線電話をかけてもらう手間が発生するということもありました。受付システムを導入することで、来訪者を感知し、自動で受付と担当者への通知も可能となります。これにより、スムーズな受付が実現できます。

コストを削減できる

自動で応対と通知が可能な受付システムにより、受付業務に従事する担当者を割り当てなくて済むので、その分人件費の削減につながります。また、その業務に必要なスペースも削減できるため、オフィスの省スペース化も図ることが可能です。受付システムを導入することが、毎月の固定費のコストカットに寄与します。

来訪者の情報を管理できる

受付システムの機能の中には、来訪者の概要、履歴、予約状況などがデータ化されクラウド上で管理できるというものもあります。これを使えば、来訪者関連の情報が一元化できるため、業務に必要な情報を照会しやすいです。また、予約漏れや重複なども格段に減らせることから、人力で管理するよりもミス防止に役立ちます。

セキュリティ対策になる

受付システムでは、対面することなく来訪者情報を把握することができるため、たとえばアポイントのない飛び込み営業の対応に時間を割く必要もなくなります。さらに、カメラを付属させ、顔認証システムを搭載できるタイプの受付システムを使用すれば、よりセキュリティを強化することも可能です。

受付システムを選ぶ際のポイント

受付システムを選ぶ際には、実際の運用に即したものであるかどうかを検討することが大切です。ここでは、選ぶ際に見逃せないポイントについて解説します。

iPad・タブレットタイプ／ロボットタイプのどちらか

受付システムには、iPadのようなタブレットを用いるタイプと、ロボットが受付を代行するタイプの2種類があります。タブレットタイプは、操作がしやすく、場所も取らないのが利点です。一方で、ロボットタイプは顔や音声の認識機能が利用できるのが利点です。実際の運用において、どちらのタイプが適しているかを検討して受付システムを選びましょう。

目的に合った機能を備えているか

一口に受付システムといっても、システムごとにさまざまなサービスが展開されています。ここで気を付けたいのが、多機能な受付システムがそれだけ運用しやすいかというとそうとは言い切れない点です。多機能であるがゆえに、有料機能が多くコストがかさんだり、操作が複雑になったりします。自社の想定する運用や規模に応じて選ぶのがよいでしょう。

費用は適しているか

多くの受付システムでは、いくつかの料金プランを設けています。どの機能を利用するかでプラン内容や費用が変動するため、自社の運用に沿った機能が使えるプランを選択しましょう。

また、導入時の費用やランニングコストなど、ソフトだけでなくハード面でも費用がかかる場合もあるため、事前の確認が大切です。失敗しないためにも、無料トライアルが利用できるのであれば、先に利用して費用に見合ったものなのかを検討する方法がおすすめです。

来訪者が使いやすいか

来訪者が一目見て使いやすく、なおかつ不快感を与えないような受付システムかどうかも選ぶ際の大切なポイントです。大抵の場合、来訪者は受付システムを使い慣れていないため、操作が複雑なものはあまり導入すべきではありません。そのため、操作方法がわかりやすいものなのかを確認しておくことも大切です。

セキュリティ対策がされているか

受付システムは、主に来訪者と従業員の個人情報を扱うものです。そのため、情報漏えいが起きないようなセキュリティ対策やウイルス対策が組み込まれているのかも確認しましょう。万が一のトラブルの際には、どのようなサポート体制になっているのか把握しておくことも大事です。

受付システムの各サービスの機能・料金【6選】

さまざまな受付システムの中から、ラクネコをはじめとした代表的なものを6つ紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、タブレットタイプの受付システムで、iPadで利用可能です。ラクネコでは、事前にアポイントがある来訪者宛に、QRコード付きのメールを送信できます。このメールを来訪者が受付システムにかざすことで、簡単に受付が行えます。また、担当者側には「ラクネコMobile」への音声通知の他、電話・SMS・メール・各種チャットツールへの通知が来ます。

ラクネコの料金は、初期導入サポート費用は0円、月額料金は従業員数で変動しますが、100名までなら機能制限、拠点数制限、端末制限なしで10.000円（税抜）から利用できます。専用端末も不要で、お手元のiPadで利用できる無料トライアルも実施しています。

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RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、iPadを利用した受付システムです。QRコードを利用した受付、来訪者を電話の着信音や多数のビジネスチャットと連携して通知したり、入退館を自動で記録したりする機能が実装されています。導入費用は0円ですが、料金プランは3つに分かれており、利用できる機能に差があります。

ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、既存のiPadで利用できる受付システムです。来訪者、従業員、定期的に入館する関係者などに対し、個別に入退館方法やフローの流れを設定できます。料金プランは、2種類に分かれており、さらに利用人数やオプションなどでも料金は変動します。

Smart at reception

iPadで受付業務を賄える機能を持つのがSmart at receptionです。スケジューラーから来客予約を登録することで、実際に来訪者があるときに電話、メール、チャットツールなどに通知が来るように設定できます。初期費用は0円～で、1拠点、iPad1台であれば月額20,000円（税抜）から導入可能です。

MOT/Phone受付システム

MOT/Phone受付システムは、iPadで利用できる受付システムです。来客があった際は、担当者のスマートフォンへ通知が来るようになっています。クラウドタイプの契約だと、初期費用が29,800円(税抜)、月額5,980円（税抜）かかります。

企業受付 for Sota

企業受付 for Sotaは、専用ロボットの「Sota」が音声で来訪者へ受付手続きを案内する受付システムです。来訪者が受付を済ませると、担当者や他の登録者にSotaから通知が送られます。このSotaならびにタブレットは購入が必須であり、タブレットも専用のものでなければ利用できません。

また、価格や料金プランなどの詳細は公式Webサイトから要問い合わせとなります。

まとめ

受付システムは、業務の効率化やミスの削減が期待できるシステムです。導入することで、従業員の負担を軽減しつつ、より効果的な情報管理を可能にします。一方で、コスト面やセキュリティ面などを、導入後の運用予定と照らし合わせながら検討する必要もあります。

ラクネコは「ラクネコMobile」への音声をはじめとした多彩な通知方法、QRコードによる受付、GoogleカレンダーやOutlookのカレンダーからの来客予約、来訪者が操作しやすいシンプルな入力方法、月額10,000円（税抜）から制限なくすべての機能が使えるリーズナブルな料金という5つの特徴があります。
受付システムを導入ををお考えなら、ぜひご相談ください。