2021年06月23日

受付システムを導入するメリット・デメリット！選び方・導入時の注意点を徹底解説！

受付システムは、受付業務を効率化します。しかし、受付システムにはさまざまな種類があるため、企業にあったサービスを選ぶ必要があります。ここでは、受付システムを導入し業務効率化を目指す人に向け、受付システムのメリット・デメリットや選び方について解説します。導入時の注意点も紹介するため、業務効率化に役立ててください。

受付システムの導入が進んでいる理由

受付システムを導入し、受付の無人化をすすめる企業が増えた理由を解説します。

業務の効率化

働き方改革により、業務の効率化が求められています。しかし、通常の業務と受付業務も兼任する働き方は、効率がよいとは言えません。一方、受付システムを導入すると従業員をコア業務に集中させられます。また、少人数で効率よく仕事をさばけると、人件費の削減も期待できます。

オフィスのIT化促進

オフィスツールのIT化が促進されるに伴い、受付業務にもIT化が望まれるようになりました。受付システムを導入すると、タブレットやスマホなどから受付状況を確認でき、場所にとらわれずにお客様に対応できます。わざわざ受付まで出向かずに、お客様を部署や応接室に案内することも可能です。

感染症対策

コロナ感染症の蔓延を受け、テレワークやオンラインミーティングの機会が増えました。一方で、オフィスに出社する人は減ってきています。少数の従業員で受付などのイレギュラーな業務をこなすには、受付システムが役立ちます。また非対面の受付により、感染予防が可能です。

受付システムを導入するメリット

受付システムを導入するメリットについて、3つの観点から解説します。

コスト削減できる

受付システムを導入すると、受付専属の従業員が不要となるため人件費を削減できます。また、クラウド化に伴い、データベースやソフトウェア関連の経費も不要となります。

受付業務兼務の解消

受付システムは業務を効率化します。受付業務と通常業務を兼務すると、お客様を迎えるたびに業務を中断するため集中力が途切れます。一方、受付システムはお客様が担当者を直接呼び出せるため、ほかの従業員の業務を妨げません。

訪問者の情報を一括管理できる

受付システムは、訪問者の情報をクラウド上で一元管理できます。手書きの受付記録ではデータをまとめにくく、後日見返すのも大変です。一方、受付システムの場合はデータの保存や管理が簡単で、チャットのようなオフィスツールとの連動も可能です。

受付システム導入の際に気をつけたいポイント

受付システムの導入時に気をつけたい、受付の雰囲気と導入費用について解説します。

無機質な受付対応となる

対面形式のコミュニケーションがなくなると、寂しさを感じるお客様もいます。お客様を温かく迎えるために、受付画面のデザインや操作性にこだわりましょう。

導入のための初期費用が必要

受付システムの導入時には初期費用がかかります。タブレットとWi-Fi環境さえあれば利用を始められる受付システムもあります。初期費用を抑えるために検討しましょう。

受付システムの機能と種類

受付システムを選ぶ際に役立つ、受付システムの基本機能と種類を解説します。

受付システムに必要な3つの機能

受付システムが最低限備えるべき、3つの機能を紹介します。

来客受付機能

お客様自身に、属性や訪問目的などを入力してもらいます。始めて受付システムを利用する人でも不便がないように、操作性を重視しましょう。また、事前に受付用のQRコードをお客様に発行し、受付を簡略化する受付システムも登場しています。

来客通知機能

お客様の来社を、担当者に通知する機能です。担当者を検索する機能や、メールやチャットツールなど業務と相性がよい通知手段があるかをチェックしましょう。

来客者情報管理機能

お客様の訪問データを管理する機能です。お客様の属性や入退出時刻などのデータを自動的に蓄積し、入館証の発行も行います。

受付システムの種類

受付システムは、タブレット型とロボット型にわけられます。タブレット型はコンパクトに設置でき、初期コストを抑えやすい傾向です。また、多くの人にとって操作しやすいと考えられます。一方、ロボット型は未来的な印象で、顔認証や音声認識などの機能が搭載されたものもあります。

タブレット型の受付システム3選

多くの企業で活用されるタブレット型の受付システムを、3つ厳選して紹介します。

ラクネコ

iPadを利用した受付システムです。「ラクネコMobile」への音声通知のほか、電話やSMS、メール、各種チャットツールなどさまざまな方法で通知が行われます。

月額費用

利用人数により料金プランを選べ、50名以下ならば月5,000円（税抜）で利用可能です。また、無料トライアルを受けられます。

おすすめのポイント

カレンダーアプリとの連動が可能です。スケジュールを入力した時点で受付用のQRコードを生成し、お客様が受付に要する手間を省きます。

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RECEPTIONIST

iPadを利用した受付システムで、専用スマホアプリ「RECEPTIONIST_Mobile」やSMS、メールを使い通知がなされます。

月額費用

オプション機能や利用人数、iPad登録数により異なります。一台のiPadで10名以下の利用ならば無料で利用できます。また、無料トライアルも用意されています。

ACALL RECEPTION

iPadを利用した受付システムで、ACALLの多くのアプリと連動できます。

月額費用

もっともシンプルなベーシックプランのみ、無料で利用できます。ただし、より機能が充実したプランに切り替えると料金が加算されます。

ロボット型の受付システム2選

ロボットを連携させた受付システムを、2選紹介します。

pepper（ペッパー）

Smart at reception with Pepper（ペッパー）は softbankが製作したロボットです。「eレセプションマネージャー」アプリにより、担当者が設定した内容をPepperが音声化します。また、pepperは企業固有のシステムとの連携が可能です。

PaPeRo i（パペロ アイ）

plus for PaPeRo i はNECが製作したロボットです。「SERAPIS－スタンダード プラス」は、テーブルに置けるほどのコンパクトなサイズが特徴で、Pepperと同じく企業固有のシステムと連携可能です。

受付システムを選ぶための5つのポイント

受付システムを選ぶ際に重視したい、5つのポイントを紹介します。

使いたい機能を厳選しておく

多機能な受付システムもありますが、機能が充実するほど費用がかさみます。また、従業員が使いこなせない場合もあります。受付システムを導入する目的を明確化し、不要な機能は省きましょう。

操作の簡単なものを選ぶ

お客様と従業員、双方の立場から操作性をチェックしましょう。受付システムによりお客様が不便を感じたり、従業員の負担が増えるのでは元も子もありません。なお、ロボット型に比べると、タブレット型は操作性がよく初期費用も抑えられます。

運用コストを確認する

運用コストは、初期費用と月額費用を確認しましょう。多くのプランは登録可能人数に応じて料金プランが決まっています。利用人数にあうプランで料金を比較してください。また、無料トライアルが設定されていれば、ぜひ試してみましょう。

セキュリティを確認する

クラウド上で受付のデータを保管すること自体、セキュリティ対策になります。しかし、万が一お客様や従業員などの情報が漏洩すると、企業の信用が失われていまいます。サービスを決める際は、セキュリティ体制も吟味しましょう。

アフターサービスを確認する

受付システムにトラブルが発生したり、操作方法がわからなかったりという事態も起こり得ます。必要なタイミングでフォローを受けられるように、アフターサービスにもこだわりましょう。営業時間とサービス対応時間がマッチするかなどがポイントです。

受付システム導入の流れ

受付システムを導入する流れについて、順を追って紹介します。

1.導入環境を整える

タブレットや設定を行うためのパソコンの用意、設置スペースの確保、Wi-Fi環境の確認などを行います。企業で所有する機器や設備を利用できると、スムーズに準備できます。

2.受付システムの設定を行う

受付システムに表示させるメニューを選択し、利用する従業員のデータを登録します。また、訪問を通知するチャットやメールなどの設定や、ビジネスツールとの連携も行います。

3.来訪者対応のためのフローを決める

お客様と従業員が受付システムを円滑に利用できるように、来訪者対応のフローを作ります。日常的な使用法から、退職や人事異動があった場合の対応まで詳細に決め、内容を社内に通達しておきましょう。

受付システム導入事例

受付システム「ラクネコ」について、導入した企業の事例を紹介します。

コロナ過をきっかけに導入を決定した『アディダス ジャパン株式会社』様

アディダス　ジャパン株式会社様は、コロナ禍により来客数が減ったことをきっかけに、ラクネコを導入しました。ラクネコを導入した決め手はカスタマイズ性です。セキュリティ対策のためのカスタマイズを皮切りに、さまざまな要望を取り入れ利便性を高めています。

非効率な取次ぎ改善のために導入した『ディーエムソリューションズ株式会社』様

ディーエムソリューションズ株式会社様は、特定の人が受付を行うことが非効率だと感じていました。同社では、取引や打合せのお客様以外に、配送業者への対応にもラクネコが活用されています。業務が効率化した点に加え、受付のデータを見返しやすい点も評価されています。

自前のシステムをやめ導入を決定した『ソウルドアウト株式会社』様

ソウルドアウト株式会社様は、もともと企業内で受付システムを運用していましたが、メンテナンスの負担を理由にラクネコの導入を決めました。なお、同社からの要望をもとに、会議室予約クラウドシステム「ラクネコルーム」が開発されました。

※参考：導入事例│ラクネコ

まとめ

受付システムを導入すると、業務を効率化でき、コスト削減や感染症対策効果も得られます。コストを削減し、手軽に始めるにはタブレット型の受付システムがおすすめです。

ラクネコは、タブレット型の受付システムです。「ラクネコMobile」への音声通知のほか、電話、SMS、メール、各種Chatツールなど多様な通知方法で来客を見逃しません。またQRコードによる受付は、お客様の手間を省き、受話器による飛沫感染を防ぎます。また、クラウドカレンダーに対応し、予定を入力した時点で自動的に来客予約が発行され便利です。

キーボード入力以外に、名刺撮影受付や手書き入力機能も搭載しているため、初めてのお客様でも簡単に操作可能です。しかも、月額5,000円（税抜）というシンプルな価格から始められ、ラクネコのすべての機能を利用できます。

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