2021年12月23日
中小企業の受付システムおすすめ7選！IT活用の意義とシステム選びのポイントも解説
経済産業省では、中小企業に「攻めのIT経営」を推奨しています。その中でも、受付システムは中小企業も低コスト、ローリスクで導入しやすいです。本記事では、受付システムを探している中小企業の総務担当者に向けて、受付システムのメリットやデメリット、おすすめのシステムなどを紹介します。ぜひ受付システムの検討にお役立てください。
目次
中小企業のIT活用の必要性と意義
中小企業がIT化を導入するメリットには、業務の効率化があげられます。人的リソースを削減することで、コストの削減も期待できるでしょう。その一方で、ITを活用するには費用がかかったり、場合によっては想定通りの成果が得られないといったリスクも存在します。しかし、段階的にIT化をすすめることで費用とリスクも少なくて済むでしょう。
中小企業のIT活用にクラウドサービス
中小企業のIT活用にはクラウドサービスがおすすめです。クラウドサービスとは、インターネット上のネットワークを介すことでアプリケーションを利用するシステムです。中小企業にとってクラウドサービスを使うことにより導入費用が抑えられるというメリットがあります。逆にデメリットはカスタマイズの自由度が低くなることです。
受付システムとは
受付システムとは、タブレットやロボットを設置することにより、来訪者の対応が行えるシステムのことです。従来の受付は人が常に受付ブースにいる、もしくは手の空いた従業員が来訪者が来る度に対応するものでしたが、受付システムを導入することで、従業員の負担が軽減されます。
受付システム導入で3つのメリット
コストカットにつながる
受付システムを導入することで、コストカットにつながります。たとえば、受付人件費や電話対応業務の削減ができます。また、運用コストは、人員コストより抑えられることがメリットです。受付システムでは、直接担当者の元に来客通知が届くため、来訪者対応もスムーズになるでしょう。
来訪者情報の管理がスムーズ
受付システムを導入することで、来訪者情報の管理がスムーズになります。近年ではセキュリティ対策のために、来訪者情報を管理する必要が出てきています。来訪者情報とは以下のようなものを指します。
・来訪者の所属や名前
・実際の入退出時刻
・頻度
受付システムを導入することにより、来訪者情報を自動で取得・管理することができます。 このような情報管理の他にも、来訪者名簿の自動生成なども可能です。
セキュリティ対策
受付システムを導入することでセキュリティ対策を行えます。たとえば、受付システムにより、アポイントがない来訪者を避けることが可能です。また、顔認証システムを活用した受付システムであれば接触前に顔を確認できるなどさらに強固なセキュリティ対策ができます。近年では、感染症対策の一環として非接触受付という点も評価されています。
受付システム導入のデメリット
導入の準備が必要
受付システムを導入するためには、導入費用が必要な場合があります。また、タブレットなどの専用デバイスの準備や、設置スペースの確保、システム登録などの全社員が利用できる環境整備が必要です。毎月のシステム利用料もかかります。
来訪者で好みが分かれる
受付システムの導入は来訪者によって好みが分かれるという課題もあります。たとえば、来訪者の中には有人受付を好む人もいるでしょう。また、中にはタブレットなどのデジタル化に苦手意識を持つ人もいるかもしれません。受付システムは先進的なイメージを与えられる一方、一部の人に抵抗がある点は否めません。
中小企業向けの受付システムを選ぶポイント
自社に最適なサービスを選ぶためのポイントは、機能と料金のバランスや端末の種類など、いくつかあります。それぞれについて解説します。
機能と料金のバランス
受付システムを選ぶ際は、機能と料金のバランスに着目しましょう。たとえば、利用できる機能で料金プランが分けられていることが多いです。また、機能が多ければ優れているというわけでもありません。最低限必要な機能は、予約登録、受付、来訪者情報管理、通知機能などです。導入前には、自社に必要な機能を絞り込むことによって、料金を抑えることができるかもしれません。
iPad（タブレット）型かロボット型か
受付システムには、iPad型とロボット型があります。中小企業向けとしては、iPad型の方が導入しやすいでしょう。なぜなら、シンプルかつ簡単で、設置場所をとらないからです。逆に受付システムを企業アピールにつなげる目的ならロボット型も選択肢としてよいでしょう。
来客通知ツールの種類
来客通知ツールの種類も受付システムを選ぶ際のポイントです。来客通知にはチャット・メール・内線電話・社内携帯電話など複数のツールが使えます。その際に、現状使用しているツールと連携できる受付システムなら使いやすいでしょう。
中小企業におすすめの受付システム7選
ここからは中小企業におすすめの受付システムを7つ紹介します。受付システム導入の際の参考にしてください。
ラクネコ
ラクネコは、多彩な通知方法が特徴の受付システムです。QRコードによる受付が可能で、来客予約も簡単に登録できます。多彩な通知方法で、音声通知の他、電話、SMS、メール、各種Chatツールへの通知で来訪者を見逃しません。また、入力方法も来訪者に優しく、料金も月額10,000円（税抜）から、制限なくすべての機能をご利用頂けます。
RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、担当者の名前を検索して受付を完了させられる受付システムです。事前に来客予約を登録すれば、受付コードによる受付も可能です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどとも連携でき、予約状況を確認できます。また、各種ツールとの連携や来訪者記録管理も行えます。
moreReception
moreReceptionは、担当者の呼び出しに内線、QRコード、入館カード発行などから選択できるのが特徴です。また、来訪者に予約メールを送ることができ、メールを受け取った来訪者は端末をかざすだけで受付を行えます。
Smart at reception
Smart at receptionは音声認識で受付を行います。来訪者の声に反応するため、名前や会社名などを手で入力する必要はありません。AIの学習により、過去のデータをもとにした予測変換を行うため、来訪回数が増えるほどに精度が向上します。メールやチャット通知、電話などニーズに合わせた受付方法を実現できます。
ACALL RECEPTION
ACALL RECEPTIONは、次世代エンタープライズオフィスの実現を目標に掲げている受付システムです。さまざまな方法で受付ができ、二次元コードや顔認証などにより訪問者の情報を読み取ります。
WowDesk
WowDeskは受付対応をタブレットで行えるクラウド型の受付システムです。タブレットひとつで無人受付を実現します。シンプルなフォームで専用カスタマイズボタンなども設置できます。
コンコンコール
コンコンコールは、三菱電機エンジニアリング株式会社が提供する受付システムで、受付のイメージアップやセキュリティ対策、省力化を謳っています。製品にはスタンドタイプやデスクトップタイプ、デスクトップタイプスピーカーフォン仕様、モジュールタイプなどがあります。
まとめ
中小企業の業務効率化にIT化はかかせません。経済産業省もIT化を推奨しています。その中でも受付システムは無駄な人件費や時間の削減を可能にします。本記事では受付システムのメリットやデメリットを解説しました。また、受付システムを選ぶ際はポイントを抑えることも大事です。受付システムを導入する際に参考にしてください。
ラクネコは、多彩な通知方法で、音声通知の他、電話、SMS、メール、各種Chatツールへの通知で来訪者を見逃しません。また、QRコードによる受付や簡単に登録できる来客予約、来訪者に優しい入力方法で導入のハードルも低いことが特徴です。月額10,000円（税抜）から、制限なくすべての機能をご利用頂けますので、ぜひご検討ください。
この記事を書いた人
ラクネコ ブログチーム
クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。
