受付システム導入による効果とは？受付システム選定時に確認したいポイントなど併せて紹介｜受付システム【ラクネコ】

2021年07月30日

受付システム導入による効果とは？受付システム選定時に確認したいポイントなど併せて紹介

おもな効果はコスト削減と生産性の向上｜受付システムとは

受付システムとは、来訪者を迎え入れる役割を果たすシステムです。導入後は、コスト削減や生産性の向上のほかにもさまざまな効果を得られます。具体的な効果については後述するため、そちらを参考にしてください。

受付システムが搭載するおもな機能

受付システムにはたくさんの機能が搭載されています。ここでは、各機能についてくわしく解説します。

来客予約機能

来客予約機能は、あらかじめ登録しておいた情報をもとに受付ができる機能です。たとえば、予約するとQRコードが発行され、来訪者が受付でQRコードをかざせば自動的に受付が完了する仕組みになっているシステムもあります。

来客受付・通知機能

来客受付・通知機能は、来訪者が受付を済ませると担当者に通知が届く機能です。パソコンやスマートフォンにチャットで通知したり、自社アプリに連絡が届いたりします。システムから担当者へスムーズに取り次げます。

来客データ登録機能

来客データ登録機能は、来訪者の履歴をまとめてシステムで管理できる機能です。どのような人が何度訪れたのかわかるため、顧客とやり取りするうえでの参考としても役立てられます。データが増えても検索機能を使えばすぐに検索できます。

入退場記録機能

なかには、入退場記録機能がついている受付システムもあります。入退場を記録できるため、セキュリティ対策としても効果的です。自動的に入館証を発行できる機能がついているものもあります。

受付システムの導入によって得られる効果

受付システムを導入した場合、どのような効果を得られるのでしょうか。ここでは、具体的な効果について解説します。

コスト削減につながる

人が受付対応を行う場合、その分の人件費がかかります。しかし、受付システムを導入すれば、人件費の削減が可能です。担当者が電話をとる必要もなくなるため、リソースをほかの業務に有効活用できます。

生産性が向上する

受付対応をするには、そのとき行っていた作業を中断しなければなりません。受付システムがあれば作業を中断する必要がなく、集中して業務に取り組めます。効率的に業務が進められるため、生産性の向上も期待できます。

セキュリティ対策ができる

受付システムでは、自動的に来訪者に関する情報を保存して管理できます。そのため、不審者が訪れても従業員は安心して業務を継続できます。予約がないと訪問できないように設定すれば、飛び込み営業への対策としても効果的です。

企業イメージの向上につながる

自動で対応する受付システムがエントランスにあると、来訪者はスマートな印象を受けるでしょう。企業そのものに対するイメージが向上する可能性があり、好印象をもってもらいやすくなります。

来客情報を管理しやすい

受付システムを導入すると来客情報が自動的に保存され、クラウド上で管理できます。従業員同士で共有しやすく、必要なときすぐに情報を確認できます。情報を簡単に管理できるため、来訪予約を入れる際のミスの防止も可能です。

受付システムのデメリット

受付システムにもデメリットは存在します。ここでは、具体的にどのようなデメリットがあるのか解説します。

導入にコストがかかる

新しく受付システムを導入するには、初期費用がかかります。また、ランニングコストとして毎月の料金も発生します。削減できる人件費を考慮しつつ、どの程度のコストがかかるのか試算したうえで導入するかどうか決めましょう。

対人による受付を好む来客者もいる

なかには、従来の対人による受付を好む来訪者も存在します。受付に人がいないと、かえってマイナスなイメージをもたれる場合もあるため注意が必要です。受付システムは万人受けするわけではない点を理解しておきましょう。

システムトラブルのリスクがある

システムを活用する以上、トラブルが発生するリスクもゼロではありません。受付システムに不具合が起きれば、業務に大きな支障をきたします。受付システムを選ぶ際は、システムのサポート体制についても確認する必要があります。

受付システムを選定する際にチェックしたい5つのポイント

受付システムを選ぶ際は、どのような点に気をつけたらいいのでしょうか。ここでは、5つのチェックポイントを解説します。

受付システムのスタイル

受付システムには、タブレット型とロボット型があります。タブレット型は小さなスペースにも設置でき、来訪者も簡単に操作可能です。一方、ロボット型は高いセキュリティと利便性を備えていますが、広い設置スペースが必要です。設置場所を考慮してスタイルを決めましょう。

備わっている機能

すでに触れたとおり、受付システムにはさまざまな機能があります。まずは、それぞれの受付システムに搭載されている機能を確認しましょう。そのうえで、自社の来客数や規模などにあわせて必要な機能が備わっているシステムを選んでください。

セキュリティ

受付システムには来訪者の個人情報を登録する必要があるため、セキュリティにも配慮が必要です。情報漏洩が起きないよう、高いセキュリティを備えている受付システムを選びましょう。

サポート体制

受付システムにトラブルが発生すると、受付業務そのものが滞ってしまいます。サーバーが落ちた場合などは迅速な対応が必要です。サポート体制を確認したうえで、安心できるシステムを選びましょう。

費用対効果

受付システムを導入した場合に、どの程度の費用対効果を得られるか確認しましょう。自社の現状を考慮したうえで、具体的にシミュレーションする必要があります。かえって手間やコストがかかることがないようにしましょう。

受付システムと内線電話｜コストや費用対効果を比較

受付システムと内線電話を比較すると、どのような違いがあるのでしょうか。コストや費用対効果などについて解説します。

受付時間の比較

内線電話で受付をする場合、口頭で来訪者の情報を聞き取ったうえでアポイントを確認します。また、担当者へ連絡した後、来訪者を迎え入れて会議室まで案内しなければなりません。受付業務を終えるまでにかかる時間は約5分です。

一方、受付システムの場合、来訪者がシステム上で受付を済ませると直接担当者へ通知されます。来訪者はシステム上で集合場所を確認できるため、案内する手間もかかりません。担当者が通知を確認して来訪者と会うまでの時間は1～2分程度です。

費用の比較

内線電話での受付にかかる費用は、内線電話の購入と設置のための費用や、受付業務の人件費などです。特に受付業務の人件費は継続的に発生するため、担当者を増やすほどコストがかさみます。また、社内体制が変われば、内線電話の増設が必要になる可能性もあります。

それに対して受付システムにかかる費用は、導入費用と月額費用です。ただし、選ぶシステムによっては導入費用が無料の場合もあります。月額費用の金額も契約内容によってそれぞれ異なります。

費用対効果の比較

内線電話の場合、機器を導入するための工事にはまとまった費用が必要です。また、毎月の人件費がかかるうえに、担当者は作業を中断して受付を行わなければなりません。

一方、受付システムのなかには導入費用がかからないものもあります。受付のために人件費がかからず、担当者が作業を中断する必要もありません。

これらの点を比較して考えると、内線電話よりも受付システムのほうが費用対効果は高いといえます。

まとめ

受付システムを導入すれば、コスト削減や生産性の向上などさまざまな効果を得られます。ただし、さまざまな機能があり、サービスによっても特徴は異なります。自社の状況を考慮したうえで、最適な受付システムを選びましょう。

ラクネコは、音声通知に加え、電話、メール、SMS、各種チャットツールによる通知に対応している受付システムです。月額5,000円（税抜）からすべての機能を制限なく使用できます。受付業務を効率化するためにぜひ活用してください。

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この記事を書いた人

ラクネコブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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