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2021年09月28日 受付業務の改善とは|受付システムの導入のメリットや選び方、おすすめのサービスも紹介

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企業にはさまざまな人が訪問するため、受付業務が必要です。しかし、従業員に受付業務を任せるにはコストがかかるうえに、ほかの業務に支障をきたす恐れもあります。受付業務に課題を抱え、改善したいと考える企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、受付業務の改善策として有効な受付システムについて解説します。受付業務を改善したいと考えている企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

従来の受付方法の問題点

従来の受付方法にはさまざまな問題点があります。ここでは、具体的な問題点について解説します。

受付担当者がいる場合

受付業務に専任の担当者を設けると、その分の人件費がかかります。来客予定がない時間帯も常に担当者を配置すれば、人件費の無駄が発生します。受付業務を適切にこなすための教育にもコストがかかるでしょう。

また、受付業務を行うためには内線電話をはじめとする設備が必要です。機器の導入やリースに費用がかかるだけでなく、定期的にメンテナンスコストも発生します。

受付担当者がいない場合

専任の担当者を設けていない場合、来客時はほかの業務の担当者が受付業務を行います。その場合、来客時には本来の業務を中断して対応しなければなりません。

そうなると集中が妨げられるため、従業員にとって大きなストレスになります。業務効率が落ちる原因にもなるでしょう。

受付方法の改善も業務改善のひとつ

受付方法の改善は業務改善につながります。ここでは、受付方法の改善について解説します。

受付業務を担う受付システムとは

受付方法を改善する場合、受付システムを導入すると効果的です。ここでは、受付システムの機能について解説します。

来客の受付・通知

受付システムはタブレット型やロボット型があり、来訪者が操作することで簡単に受付を済ませられます。受付が完了するとメールやチャットで通知されるため、担当者がスムーズに来訪者に対応できます。

事前予約・登録

来客予定があらかじめわかる場合は、事前登録をしておくことも可能です。その場合、来訪者に受付用のQRコードを発行できるシステムもあり、当日は来訪者がシステムにQRコードを読み込ませるなど、簡易な操作で受付が完了します。

来客データの登録・管理

受付システムには来客に関するデータが登録され、来訪履歴や頻度などもまとめて管理できます。来訪回数に応じて表示するメッセージを変えたり、セキュリティ強化などにも役立てられます。

受付システムの導入で改善できること

受付システムを導入すると、さまざまな問題を解決できます。ここでは、受付システムの導入により改善できることを解説します。

従業員の負担軽減

専任・兼任問わず受付業務を従業員が対応する場合、急な来客に備える必要があるため従業員の負担になることがあります。

しかし、受付システムを導入すれば受付業務を自動化できるため、いつ来客があるかわからないという精神的な負担が軽減されます。また、来客対応そのものや担当者への取り次ぎもなくなるため、業務量も減らせるでしょう。

業務効率の向上

受付業務を従業員が兼任する場合、来客対応で作業を中断した後は再び集中するまでに時間がかかるケースも多いです。一方、受付システムを導入すれば、従業員は来客対応のために自分の作業を中断する必要がなくなります。これにより、従業員は本来の業務に集中して取り組めるため、業務効率を高めやすくなります。

受付システム導入のメリット

受付システムを導入すると、さまざまなメリットがあります。具体的なメリットについて解説します。

コスト削減

受付システムを導入すれば、さまざまなコストの削減につながります。

まず受付に対応する従業員の人件費です。また、内線電話などの機器代やメンテナンスコストもなくなります。さらに、訪問者と担当者を取り次ぐ際にかかるコミュニケーションコストの抑制も可能です。

セキュリティ強化

受付システムでは来訪者の情報をまとめて管理できます。そのため来訪者の所属や名前を、顔を合わせる前に確認できます。また、顔認証に対応しているシステムなら受付時に相手の顔を確認できるため、さらなるセキュリティ強化が可能です。

対応ルールをあらかじめ決めておけば、飛び込み営業などに対して不必要な時間を取られることも減るでしょう。

感染症対策

受付システムなら受付業務の無人化を実現できるため、受付の際に従業員と来訪者が接触せずに済みます。新型コロナウイルスをはじめとする感染症対策としても、受付システムの導入は有効です。

受付システム選定のポイント

受付システムを選ぶときは、どのような点を意識すればいいのでしょうか。ここでは、具体的な選定のポイントについて解説します。

設置タイプ

受付システムには、タブレット型とロボット型の2つの設置タイプがあります。タブレット型はスマートフォンのように指で操作できるため、誰でも簡単に扱えます。また、コンパクトなため、小さなスペースで設置が可能です

ロボット型はAIなどが搭載されており高機能です。そのため来訪者に先進的な企業というイメージを持たれやすいです。ただし、設置にはスペースが必要な場合が多いです。

導入や運用のコスト

受付システムの導入により、どの程度のコストを削減できるか確認しましょう。システムの導入にかかる初期費用や月額料金も確認し、費用対効果をチェックする必要があります。受付システムによって料金プランは異なるため、違いを比較することが大切です。

機能

受付システムによって機能は異なるため、自社が求めている機能がついているか確認することが大切です。自社の規模やニーズを考慮し、イメージ通りの使い方ができるシステムを選びましょう。

ただし、高機能になるほどコストも高くなるため、かけられる予算も意識したうえで必要な機能に優先順位をつける必要があります。

セキュリティ対策

受付システムでは来訪者の個人情報を扱うため、セキュリティ対策が施されているかどうかも重要なポイントです。登録されている名前や顔などが簡単に見えてしまうシステムは避けましょう。来訪者の情報を暗号化して管理できるシステムを選ぶと安心です。

また、万が一、サーバーダウンなどのトラブルが発生しても、個人情報が流出しないように対策されているかチェックしてください。

サポート体制

受付システムを導入してスムーズに運用するためには、システムの提供元によるサポートがあると心強いです。導入時はもちろん、運用についてもしっかりフォローしてくれる会社のシステムを選びましょう。

サポートデスクの有無を確認し、困りごとが発生した際にすぐ相談できる会社を選ぶことをおすすめします。

おすすめの受付システム

ここでは、おすすめの受付システムについて紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、月額5,000円(税抜)の低料金で制限なくすべての機能を利用できる受付システムです。来訪者は事前に発行されたQRコードでスムーズに受付できます。キーボード入力、名刺撮影、手書き入力などによる受付にも対応しています。

担当者への通知方法は音声、電話、SMS、メール、チャットツールなどがあり、選択肢が豊富です。自社の状況にあわせて、最も使いやすいものを選べます。また、カレンダーアプリと連動でき、来客予約の登録も可能です。

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RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、担当者の名前を検索して受付を完了させられる受付システムです。事前に来客予約を登録すれば、受付コードによる受付も可能です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどとも連携でき、予約状況を確認できます。iPadを使用するため、スペースが限られている場合でも設置できます。

Smart at reception

Smart at receptionは、iPadを使用して導入できる受付システムです。担当者は、内線電話、ビジネスチャット、メールによって訪問の通知を受け取れるようになっています。また、自社のイメージにあわせてデザインを変更できます。人型ロボットの「Pepper」との連携も可能です。

企業受付 for Sata

企業受付 for Sataは、ロボット型の受付システムです。受付に小型のロボットを設置し、受付業務を行います。来訪者が来たときは、スマートフォンやパソコンを通して担当者に知らせます。来訪者に関する情報も自動で管理が可能です。顔認証の機能もついています。

ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、さまざまな方法で受付ができる受付システムです。二次元コードや顔認証などにより、訪問者の情報を読み取ります。通話アプリやチャットツールなどとの連携も可能です。あらかじめ設定している方法により、来訪者が来たことを担当者へ知らせます。

まとめ

受付業務は企業や従業員の負担になることが多く、受付システムを導入して効率化するのがおすすめです。受付システムには、さまざまなメリットがあります。導入のポイントを意識して自社に最適なツールを選びましょう。

ラクネコは、さまざまな機能を備えた受付ツールです。QRコードによる受付に対応しており、担当者への通知方法も豊富です。普段使用しているカレンダーツールとも連携でき、予約状況を簡単に把握できます。月額5,000円(税抜)からすべての機能を利用できるため、受付業務を改善するために導入してはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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