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2021年09月28日 受付業務をスリム化するには?受付以外にも業務効率化を図る6つのアイデアやツールを解説

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受付業務を始め、社内業務を効率化したいと考える企業は多いでしょう。
この記事では、業務をスムーズに進めるために欠かせない業務の効率化について、詳しく解説します。また、業務効率化に役立つアイデアやツールもあわせて紹介します。業務のムダを省きたい、無理なく効率化を図りたいと考えている企業の担当者はぜひ参考にしてください。

業務効率化の目的やメリット

業務効率化とは、社内における業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくすことです。
この3つをなくすことで、生産性を向上させると同時に、人件費や消耗品費用などのコストを削減できます。Web会議システムなどを導入すれば、交通費の抑制にもつながります。

また、業務効率が上がれば残業時間が少なくなり、従業員のモチベーション低下や離職の防止にもつながるといったメリットも期待できます。

業務効率化が求められる背景

業務効率化が求められる背景として、少子高齢化による慢性的な労働者不足が挙げられます。また、昨今のリモートワークの普及によって生産性の低下が懸念される中、生産性を維持していくためにも「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことは重要なカギといえます。

受付業務は特に効率化が求められている

効率化が求められている業務として、受付業務が挙げられます。中小企業では、従業員が受付と通常業務を兼任しているケースがあります。このような場合に来客者が多いと、通常業務を中断して対応するなど、本来の業務以外に時間を使うといった問題が発生します。専任で人がいる場合でも、人件費が大きな負担となるでしょう。

また、フリーアドレスの普及やリモートワークの増加によって、取り次ぎが難しいケースも増えています。

受付業務はツールにより効率化がしやすい業務です。ツールの導入は社内の業務効率化の第一歩となるでしょう。

業務効率化のための6つのアイデア

具体的に業務の効率化を図るためにできる、6つのことを紹介します。

【1】業務のスリム化を図る

生産性の低下につながる仕組みを改善し、「ムダ」を解消しましょう。例えば、リモートワークやオンライン会議を積極的に取り入れることで、オフィスと自宅を移動する時間を削減できます。店舗や工場では、動線や設備を見直すことで動きのムダをなくすことが可能です。

【2】分業化を図る

分業化をして業務の「ムリ」をなくしましょう。役割を分担することで、個々人が自分の業務に徹することができます。役割を定めることで、業務を短期間での習熟させる効果も期待できます。これには、新入社員やジョブローテンションなどによる人材育成にもメリットがあります。

【3】業務をまとめる

分業化は、複数人で業務を分担して効率化する方法です。しかし、やりすぎると情報共有がうまくいかないなどの問題が起こり、かえって負担になるケースもあります。その場合は無理に分業化するよりも、業務をまとめてしまうのがよいでしょう。分業にするかまとめるかは、自社の体制や作業に応じて、柔軟に対応するのがおすすめです。

【4】自動化する

単純作業や属人化している業務は、ロボットなどで自動化することが可能です。これにより、人件費の削減や作業の効率化につながります。例えば、問い合わせ業務にチャットボットを活用したり、集計業務でエクセルのマクロを活用したりすることで改善できるでしょう。

【5】時間短縮を図る

時間のムダをなくすためには高スペックのPCを導入したり、一目で必要な作業がわかるタスク管理ツールを利用するといった方法が挙げられます。また、適材適所へ人材を配属するなど、人事から見直すことも有効でしょう。時間を短縮すれば残業も少なくなります。これにより、人件費などの削減にもつながります。

【6】アウトソーシングする

専門的な業務はアウトソーシングすることで、人的リソースの有効活用につなげられます。また、複数のグループ企業からなる場合、経営や人事、情報システムなどのコーポーレート業務を1カ所に集約させる、「シェアードサービス」を活用することも有効な手段の一つです。

業務効率化を図るためのおすすめツール

業務効率化に役立つおすすめツールや方法を紹介します。実際にツールを選定する際の参考にしてください。

受付システム

受付システムとは、電話やiPadを使用することで受付業務を自動化し、効率的に来訪者を対応するシステムです。従業員が業務を中断して受付をするなど、生産性を低下させる要因を取り除けます。また受付スタッフを雇っている場合には、人件費の削減にもつながります。

月額5,000円(税抜)から使える受付システム「ラクネコ」

受付に特化しているラクネコは、簡単なキーボード操作や名刺撮影、手書き入力など、来訪者に優しい機能を搭載したシステムです。

月額5,000円(税抜)から利用人数に応じたシンプルな料金プランのため、複数の拠点で使っても追加費用がかかりません。受付の無人化を検討している、シェアオフィスで利用したいなど、さまざまなケースでご利用いただけます。

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ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、タスク機能などがついたビジネス向けのチャットツールです。代表的なものに、ChatworkやSlackがあります。ビジネスチャットは、社内で情報をスピーディーに共有できることがメリットです。

グループウェア

グループウェアとは、企業内での情報共有や作業の効率化に特化したWebツールです。申請・稟議、出退勤管理などをデジタル化できるだけでなく、資料などをWeb上で共有・閲覧も可能です。必要な情報をスムーズに共有・管理できるのがグループウェアの特徴と言えるでしょう。

情報共有ツール

保存された資料やデータを共有することに特化したツールです。誰もが見やすく整理できるので、情報共有の精度を高めることが可能です。

プロジェクト管理ツール

社内外にわたり多くの人が関わるプロジェクトを実行する場合は、プロジェクト管理ツールの導入も有効です。ツールでは各人のタスクやスケジュール、コストといった煩雑は情報が一元管理できます。また、前工程のタスクの完了通知や期限切れのアラート機能など、計画通りにプロジェクトを進めるための機能が備わっています。

SFA(営業支援システム)・CRM(顧客管理システム)

SFAは、営業の進捗状況や将来の売上予測の管理、営業日報の共有など営業支援に特化したシステムです。CRMは、顧客情報や過去の対応履歴などを管理できるツールです。どちらも顧客情報の入力や管理の負担を大幅に軽減してくれます。

MA(マーケティングオートメーション)

MAとは、見込み顧客の育成を自動で行ってくれるシステムを指します。顧客ごとの購買プロセスに応じた内容でアプローチするため、メールの送信やセミナーの案内を個別に行う手間を省けます。

RPA(業務自動化ツール)

RPAとは、日々の定型化した事務作業をロボットに任せることで、人為的ミスの軽減やコスト削減に役立つシステムです。大量のデータ処理や繰返しの多い作業も、一度設定してしまえば自動で処理してくれます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、各種申請や承認手続きをデジタル上で行うシステムです。PC操作のみで完結できるため、用紙に記入する手間や承認を、直接もらいに行く手間も省けます。

ファイルストレージ

ファイルストレージとは、情報ファイルを共有できるストレージサービスです。Google ドライブに代表されるようにクラウド型も普及しており、サーバーを設置しなくても簡単にファイルを保存・共有できるのが特徴です。

業務効率化の基本的な進め方

業務効率化の基本的な進め方を4段階に分けて解説します。

業務の棚卸しを行う

まずは業務を棚卸しして可視化し、業務の全容を把握できる状態にしましょう。ここでは、業務の担当部署や担当者、作業にかかる工数や時間、必要なスキルなどをまとめておきます。

効率化を図るべき業務を決定する

業務のボトルネックとなっている項目を洗い出し、改善する業務を決定します。単純作業や定型化しやすい業務をはじめ、発生頻度が多い業務などを中心に考えるとよいでしょう。

業務プロセスを見直す際は、ECRSというフレームワークもあります。ECRSとは、Eliminate(排除)、Combine(統合)、Rearrange(交換)、Simplify(単純化)の4つのプロセスで業務改善を図る方法です。

効率化の方法を検討する

作業者の重複をなくす、作業工程を見直して順番を入れ替えるなど、工数やコストを削減する方法を具体的に検討します。このとき、いつから取り組むのかスケジュールも立てましょう。方法とスケジューリングが決まったら、計画に沿って内容を実行します。

効果検証を行う

業務効率化の改善策は、実施後に検証することが大切です。施策は必ずしもうまくいくとは限りません。効果を振り返ながらPDCAサイクルを回すことがポイントです。うまくいかなかった部分を改善すれば、本来期待していた水準以上の効果が得られることも期待できます。

業務効率化を実施するうえでの注意点

業務効率化を行ううえで注意したいポイントを7つ紹介します。

業務効率化の目的や目標を社内で共有する

業務効率化のためには全社の協力が必要です。目的や目標がないまま計画を進めても、実施するモチベーションは上がりません。業務効率化を目的とせず、なぜ業務効率化を行うのか、目標と目的を社内で共有しておきましょう。

使いやすいツールやシステムを導入する

導入するツールを浸透させるには、誰もが直感的に使用できるツールであることが重要です。操作がわかりにくいと学習コストも増えるので、誰でも簡単に使えるものを選びましょう。

業務効率化が実現可能な環境づくりをする

業務効率化の準備が整っていない状態で改善策を実施しても失敗に終わるケースが多いです。
例えば、作業者から改善策の問題点が指摘されても上司が聞き入れない、残業時間は減らしたが自宅に持ち帰って作業をする従業員が増えるなどです。

現場の状況を把握し、自社の職場風土や全体リソースとマッチした方法か確認しながら業務効率化を進めるようにするとよいでしょう。

時間短縮を重視しすぎないようにする

業務効率化は、あくまで「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省き、従業員が業務を進めやすい環境を整備することが目的です。作業時間を短縮することに意識が向きすぎ、顧客へ提供する商品の質が下がったり、従業員の負担が増えるようでは意味がありません。ブランドの棄損や、従業員の離職といったリスクにつながらないようにしましょう。

マニュアルや研修などでスムーズな導入を図る

ツールを導入する際は、従業員がスムーズに使いこなせるよう事前にマニュアルの共有や研修を行うことも重要です。業務とのミスマッチなどで生産性が落ちないように、自社での用途や目的に沿ったマニュアルを作成しましょう。

現場を把握したうえで業務効率化を進める

現場での業務効率化を進める際は、現場の声を十分に反映させましょう。トップダウンで改善策を進めても、反発を招いたり現場では使いにくいツールを導入するといったミスマッチが起こり得ます。現場とコミュニケーションをとりながら、実用的な改善策を検討していくことが大切です。

効果検証は必ず行うようにする

改善策を実施したあとは、実際に効果があったのかを検証します。PDCAサイクルを回すことで、継続的に効果を得られます。実施したこと自体に満足するのではなく、施策に効果があったのかについて、必ず振り返るようにしましょう。

まとめ

業務効率化の目的や、役立つアイデア・ツールを紹介しました。業務効率化を実施する際は、計画の実施を目的にするのではなく、業務を改善することでどうなりたいのかを明確にすることが大切です。また効果検証は必ず行い、PDCAサイクルを回すようにしましょう。

業務効率化の一環として、受付システムを導入があります。これにより、人件費の削減や通常業務の中断を避けるといったメリットが得られます。

ラクネコは音声通知に加え、電話、メール、SMS、各種チャットツールによる通知に対応している受付システムです。月額5,000円(税抜)からすべての機能を制限なく使用できます。業務効率化の一つとして、ぜひご検討ください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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