2021年12月23日

【ビジネス利用可能な日程調整ツール8選】｜ツール利用のメリットや選び方など解説

日程調整ツールを利用すれば、スケジュール調整の手間や時間を削れるため、業務の効率化につながります。この記事では、日程調整ツールを探しているシステム担当者に向けて、日程調整ツールの概要やツールを導入するメリット、ツールの選び方などを解説します。ビジネス向けのツールを中心に紹介するので、ぜひ参考にしてください。

日程調整ツール（日程調整サービス）とは

ビジネスでは、社内での会議や顧客との打ち合わせを行うシーンも多いでしょう。その際に、参加メンバーにメールや口頭で都合や希望を聞くケースがほとんどかと思います。しかし、日程調整ツールならこれらのやりとりを自動化できます。

また会議や打ち合わせだけでなく、面接などの人事業務や、営業でのアポイント取得、電話の代わりにWeb予約を導入して顧客からの予約方法としても使う事ができ、さまざまな人のビジネスシーンで役立つのが特徴です。
ビジネスだけでなく、個人の予定やイベントなどに特化したものもあります。

日程調整ツールの必要性が高まっている理由

社内外で行われる会議や打ち合わせ、イベントなどの日程調整は手間のかかる作業です。

参加するメンバーとのすり合わせや連絡は、時間もかかってしまいます。また、会議や打ち合わせが流れたり、取引先に迷惑をかけて自社の信頼が低下したりする恐れがあります。工数がかかるうえに失敗が許されないため、精神的にも疲労しやすいです。

そのため、ツール利用による業務負担の削減が求められています。また、働き方改革やコロナ禍の影響で、Web会議の需要が高まったことも背景にあります。

日程調整ツール導入のメリットと注意点

日程調整ツールを導入するメリットは4つあります。ここでは、各メリットと導入の注意点について解説します。

メリット1.複数の参加メンバーとの日程調整が自動でできる

多くの参加メンバーがいても、自動で日程調整が行えます。

従来は参加メンバーにメールや電話などで、参加できる日時や出欠を確認しなければいけませんでした。しかし、ツールを利用すれば、参加者の都合を簡単に確認でき、日程調整を自動で行ってくれるため、作業にかかる時間や手間が大幅に削減できるでしょう。

メリット２.個別に詳細を連絡する必要がなくなる

会議や打ち合わせなどの詳細について、参加者それぞれに説明する必要もなくなります。

なぜなら、日程調整ツールでは、参加者の都合確認や日程調整だけでなく、イベント作成ができるからです。参加者にイベントのURLが送られ、それぞれが内容をWeb上で確認可能です。そのため、個別に連絡する時間や手間が大幅に削減され、優先度の高い業務に集中しやすくなります。

メリット3.Web版やアプリタイプ、iOS・Androidに対応など環境を選んで利用可

日程調整ツールは、さまざまなデバイスで利用可能です。例えば、パソコンから利用できるWeb版、スマートフォンやタブレットなどで利用できるアプリタイプなどです。自社の環境にあった利用方法を選べるため、使いやすいでしょう。

メリット4.自動でカレンダーと同期されるので会議などの予定忘れを防げる

日程調整ツールの中には、自動でGoogleカレンダーなどに日程を登録してくれるサービスも多くあります。せっかく調整した日時を記録し忘れることもないため、会議や打ち合わせなどの予定を忘れる心配も少なくなります。

注意点

入力方法がわかりにくい、使い方がわからないなどの理由から予定を入れない人もいます。また、外部カレンダーとの連携ができないツールもあり、使い勝手が悪いケースもあるでしょう。グループウェア環境に依存する場合もあります。

日程調整ツール導入に必要な費用はどれくらいか

完全無料のものから、無料トライアル期間終了後に有料になるものなど、ツールによって料金プランは異なるため、しっかりと確認しておきましょう。

企業として導入するのなら、利用人数・セキュリティ面などを考慮し、有料ツールがおすすめです。個人事業主、グループウェアを導入していない企業なら、無料ツールでもよいでしょう。

日程調整ツールの選び方（ポイント）

日程調整ツールを選ぶ際には、選び方のポイントを押さえましょう。以下では、押さえておきたいポイントを解説します。

利用用途（目的や人数）で選ぶ

どのような目的で利用するのかに応じて選びましょう。日程調整ツールには、飲み会や食事会などの個人的な日程調整に向くものから、ビジネス利用を想定しているものまでさまざまです。

ビジネスシーンで利用するのであれば、ビジネスに特化した機能のあるサービスを選びましょう。複数社員で利用できるかの確認も必要です。

利用頻度で選ぶ

日程調整ツールは、無料プラン・有料プランがありますが、利用する頻度によって選ぶサービスを決めましょう。一般的に、利用する頻度によってプランが分かれているサービスが多いです。

1か月のうちにどのくらい会議や打ち合わせなどを行うのか、ツールを利用する場面の多さに応じてプランを選定するとよいでしょう。

機能で選ぶ

日程調整ツールは、サービスによって利用できる機能が異なります。自社に必要な機能がついているかどうか、事前に確認しておきましょう。ビジネス利用なら、以下のような機能に注目してみてください。

使用しているカレンダーツールと連携できるかどうかで選ぶ

使用しているカレンダーツールと連携できるかどうかは、非常に重要なポイントです。連携できなければ、日程調整ツールの恩恵を十分に受けられません。ツールによって、GoogleカレンダーやOutlookなど、連携できるカレンダーはさまざまです。

自社の利用するカレンダーと連携可能かどうか、あらかじめ確認しておきましょう。

その他、連携できるツールがあるかどうかで選ぶ

カレンダーツールだけでなく、他のツールと連携できるかどうかも確認しましょう。例えば、Web会議システムやチャットツールなどとの連携ができると、より作業効率が上がります。ツール同士で連携できるものなら、日程調整が完了した後に自動で記録や連絡ができたりするなど、手間も時間も削減できます。

候補提案型、予約受付型、統合型、投票型といった型から選ぶ

日程調整ツールには、4つのタイプがあります。

候補提案型は候補日を提案して参加者に選んでもらえ、予約受付型は空いている日時から予約を受け付けられるタイプです。統合型は前者の2タイプをあわせたものであらゆる日程調整に対応可能、投票型は多数決方式で大人数の日程調整を手軽に行える、無料で使えるものが多いというメリットがあります。

使いやすさで選ぶ

操作性の高さやわかりやすさも重視しましょう。使いにくいツールだと、社員が使いこなせずに導入しても使われないケースもあります。そのため、パッと見てわかりやすいものや、操作のしやすいもの、デザイン性なども考えながら、ツールを選びましょう。

無料トライアルで使い勝手を確認するのもおすすめです。

ビジネス利用可能な日程調整ツール8選

ビジネス利用できる日程調整ツールには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、8つのツールの特徴を紹介します。

waaq Link (ワークリンク)

waaq Linkはビジネス向けの日程調整ツールで、予約受付型と投票型の日程調整が行えます。「Zoom」や「Google Meet」「Microsoft Teams」といった主要なWeb会議ツールとの連携も可能で、スケジュール調整後にURLを自動発行できます。

TimeRex (タイムレックス)

TimeRexは、Microsoft365もしくはGoogleカレンダーのアカウントがあれば利用できます。有料プラン・無料プランがあり、利用シーンや頻度にあわせてプランを選べます。GoogleカレンダーやOutlookといったカレンダーとの連携だけでなく、Zoomとの連携も可能です。

eeasy

eeasyは、グループウェアと連携させて日程調整を自動化するツールです。URLを参加者に送るだけで日程調整が可能で、3社間以上のスケジュール調整も行えます。Googleカレンダー・Outlookといったカレンダーツールとの連携、Google Workspaceとの連携が可能です。

Jicoo

Jicooは、予約受付型と候補提案型の日程調整が行えるツールです。主要なカレンダーツールであるGoogleカレンダーとOutlook、Web会議システムのZoomやGoogle Meet、チャットツールのSlack、Google Analyticsなどさまざまなツールと連携できます。

調整アポ

調整アポは、予約受付型と候補提案型の日程調整が行えるツールです。クラウド受付システム「RECEPTIONIST」との連携が可能で、日程調整から受付までシームレスに管理できます。GoogleカレンダーやOutlook、Zoom、Slackなどのツールとも連携可能です。

LINEスケジュール

LINEスケジュールは、LINEでつながっている同僚や友人などとのスケジュール調整ができるツールです。イベントの作成から予定の確認・連絡、出欠などの日程調整をライン上ですべて行えます。トークルームでイベントを共有することも可能です。

調整さん

調整さんは、会員登録やログインしなくても利用できる日程調整ツールです。参加者にイベントのURLを送るだけで、自動で日程調整が可能です。スマホやパソコンだけでなく、ガラケーでも使えるためデバイスを問わずに利用できます。

調整丸

調整丸は、グルメサイトとして有名なぐるなびが提供しています。会員登録はメールアドレスだけでなく、TwitterID・Facebook・YahooIDなどでもログイン可能です。接待などの際に候補となる店舗を選んで日程調整できるため、日時や出欠確認だけでなく会場の選定も同時に行えます。

日程調整ツールと合わせて使いたい便利なツール

会議や打ち合わせは、日程調整をして終わりというわけではありません。日程を調整したら、来客対応が必要になります。その際に、受付システムを利用すればさらなる業務効率化が可能となるため、活用してみるとよいでしょう。

ラクネコ

ラクネコは、カレンダーツールとの連携が可能な受付システムです。普段使っているカレンダーに日程を入力するだけで、自動でインビテーションが送れるため専用画面から登録する必要がありません。

受付認証用のQRコード発行ができるのも特徴です。QRコードを読み込むだけで受付が通過できるため、来訪者の負担軽減だけでなく受付の手間も省けます。来訪者の誘導も受付画面上で行えるなど、業務効率化につながる機能が揃っています。

まとめ

日程調整ツールは、手間のかかるスケジュール調整を自動で行えるツールです。カレンダーやWeb会議システムなどと連携できるものも多く、業務効率化につながるでしょう。

「ラクネコ」は、日程調整後の来訪管理を行えるサービスで、さらなる業務効率化が図れます。QRコードによる受付、多彩な通知方法、カレンダーツールとの連携など役立つ機能を備えています。業務効率化を図りたい場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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