2021年12月23日

セミナー受付システム14+6選｜導入すると効率化される業務や選び方などあわせて解説

自社でセミナーを開催することになったものの、受付対応のリソースが足りないと悩む企業も多いでしょう。

この記事では、セミナーの受付に活用できるシステムや、システムの選び方などを解説します。有料と無料にわけておすすめのシステムも紹介するので、自社へ導入する際の参考にしてください。

セミナー受付システムとは？

セミナー受付システムとは、申し込みフォームの作成や来場者の管理などを効率化するシステムです。参加者を募集する、当日の受付に対応するといった一部の業務を担うものから、セミナーの運営をワンストップで管理できるものまであります。

セミナー受付システムには機能の内容や料金の有料・無料など違いがあります。導入する際は自社の状況にあわせ、活用しやすいシステムを選びましょう。

セミナー受付システムで効率化される業務

セミナー受付システムを導入した場合、どのような業務が効率化できるのでしょうか。具体的に解説します。

セミナーの事前準備

セミナー受付システムでは、参加者を募集するWebサイトや申し込みフォームが作成できます。

また、参加を希望する人へメールを送信できるシステムもあります。これにより、セミナー担当者の事前準備の手間を効率化できます。参加者の氏名や人数なども自動で更新できるようになっているシステムであれば、参加者情報をもれなく把握できます。

セミナー当日の運営

セミナー受付システムがあれば、当日の受付業務の手間を軽減できます。同システムには、受付を済ませた人数をリアルタイムで把握でき、セミナーを運営する関係者同士で共有できるものもあります。この機能により、受付への人員配置を少なくできるというメリットもあります。

セミナーのアフターフォロー

参加者の情報を収集してセミナーを多角的に分析できるのも、システムで効率化できる業務のひとつです。分析結果をフォローアップにつなげれば、次回のセミナーの改善に役立てられるでしょう。

システムによりセミナーを客観的に分析すれば、マーケティングの効果を向上することも期待できます。

セミナー受付システムを選ぶ際のポイント

セミナー受付システムを選ぶ際には、意識すべきポイントがあります。ここでは、具体的なポイントについて解説します。

必要とする機能があるか

セミナー受付システムにも種類があり、システムによって機能は違います。導入の際は、ほかのシステムとの連携や決済方法なども確認する必要があります。自社がセミナー受付システムを使う目的や、状況にあったシステムを選びましょう。

また、セミナーが終了した後にアフターフォローが必要か否かもポイントです。セミナー後に認知拡大やリード獲得など、どのような施策につなげたいのかも明確にしましょう。

カスタマイズ性やID管理について

セミナーの開催頻度や規模によっては、既存のセミナー受付システムのパッケージではうまく活用できない可能性もあります。その場合は、機能をカスタマイズできるシステムがおすすめです。

カスタマイズが可能な範囲はシステムによって異なります。事前によく確認しておくとよいでしょう。また、サポート体制の有無も確認しておくと安心です。

セミナーを頻繁に開催している場合は、複数のセミナーを同じIDでまとめて管理できるかどうかもチェックしましょう。

システムのセキュリティ対策

セミナー受付システムでは参加者の個人情報を管理します。氏名や住所など重要な情報を扱うので、セキュリティにも配慮しましょう。

システムによってセキュリティ対策の方法やレベルは異なります。システムを選ぶ際は、事前にセキュリティ対策の有無や内容を確認してから導入することをおすすめします。

コスト

セミナー受付システムは無料のものもあります。しかし、セミナーの開催頻度や規模によっては、有料のシステムを選んだほうが必要な機能がそろっている場合もあります。セミナー受付システムを導入する状況や目的にあわせ、どの程度のコストをかけるべきか検討しましょう。自社の予算や費用対効果を考慮しながら選ぶことが大切です。

【有料】セミナー受付システム14選

有料のセミナー受付システムの機能や特徴について紹介します。実際に選ぶ際の参考にしてください。

ラクネコ

ラクネコは、セミナーの当日受付を自動化できるシステムです。QRコードで参加者を管理するため、簡単に人数を把握できます。参加者側はメールに届いたQRコードをかざすだけなので、入場に手間がかかりません。

有料ながらも低コストで受付業務を効率化できます。導入費用は10,000円（税抜）からで、利用回数によって金額は変わります。イベントの開催規模にあわせて選定するとよいでしょう。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

ChoiceRESERVEはクラウド型の予約管理システムです。セミナーの受付や運用のサポートなどに対応しています。Liteプランの場合、初期費用は20,000円（税抜）で月額料金は10,000円（税抜）です。

COPRO Q-PASS（コプロキューパス）

COPRO Q-PASSはセミナーの予約フォームを作成したり、受付の集計や分析ができたりするシステムです。自社の目的にあわせて機能をカスタマイズすることも可能です。費用の見積もりは別途問い合わせとなります。

Coubic（クービック）

Coubicはセミナーの申し込み状況や参加者の情報を、スマートフォンから確認できるシステムです。なお、2020年10月から「STORES 予約」と名称が変更されています。初期費用は無料で、無料プランと有料プランがあります。ライトプランは10,980円（税抜）で年契約による割引もあります。

Event Cloud Mix（イベントクラウドミックス）

Event Cloud Mixは、イベントサイトやメール配信の管理、当日の来場者の受付など100を超えるシステムをオールインワンで提供しています。ほかのツールやアプリとも連携が可能です。初期費用は無料で、プランSSは月額9,800円（税抜）から利用できます。

EventCreate（イベントクリエイト）

EventCreateは、Eチケットや告知用のWebサイトの作成にも対応しているシステムです。継続利用プランと単発利用プランにわかれており、セミナーの開催状況に応じてプランを選べます。

EventManager（イベントマネージャー）

EventManagerは、チケット作成や来場者管理、物販などイベントの運営をワンストップで管理できるシステムです。セミナー当日に利用できる端末のレンタルができるなど、サポートも充実しています。料金は発券するチケットの種類や枚数によって変わります。

EZ-Entry（イージーエントリー）

EZ-Entryは申し込みフォームやQRコード付きの参加証の作成、来場受付や入退場の把握などができるシステムです。料金は1イベントごとに25,000円（税抜）からで、別途初期費用が必要です。

RESERVA（レゼルバ）

RESERVAは外国語表示やオンライン決済にも対応しているシステムです。パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからでも操作できます。ブループランの場合、月額2,000円（税抜）で利用可能です。

SHANON MARKETING PLATFORM（シャノンマーケティングプラットフォーム）

SHANON MARKETING PLATFORMは、KPIやプロセスの明確化などを中心にマーケティング業務を効率化できるシステムです。セミナーやバーチャルイベントの運営やPRにも対応しています。費用の見積もりは別途問い合わせとなります。

SPIRAL®（スパイラル）

SPIRAL®は、受付フォームの作成や参加者の管理に対応しているシステムです。テキストフィールドやラジオボタンなどを自由に選んでカスタマイズできます。初期費用は100,000円（税抜）で、月額50,000円（税抜）から利用可能です。

Webcas fomulator（ウェブキャス フォーミュレーター）

Webcas fomulatorは、申し込みや当日の受付などを管理できるシステムです。メールで送信した番号をもとに参加者を管理します。クラウドサービスの場合、初期費用は50,000円（税抜）、月額費用は30,000円（税抜）から利用できます。

楽らく受付くん

楽らく受付くんは、参加者の管理やメールへの自動応答ができるシステムです。セミナーを宣伝するためのチラシ印刷にも対応しています。初期費用は無料で、月額13,000円（税抜）から利用可能です。

SGS

SGSは、リアルタイムでの受付管理や担当者への通知機能を備えるシステムです。参加者の来場時間だけでなく、退場時間も把握できます。クイックSGSプランの場合、1回につき50,000円（税抜）から利用可能です。

【無料】セミナー受付システム6選

セミナー受付システムには、無料で利用できるものもあります。ここでは、無料のシステムを6種類紹介します。

Googleフォーム

Googleフォームは、セミナー参加の申し込みフォームやアンケートなどを作成できるシステムです。収集した情報はグラフ化したり、Googleスプレッドシートで表示して分析することも可能です。

Peatix（ピーティックス）

Peatixは、セミナーへの申し込みフォームやチケットの作成・販売ができるシステムです。申し込み状況はリアルタイムで確認できます。無料イベントの初期登録料や月額費は無料です。事前決済の有料イベントは販売手数料4.9%＋99円（税抜）／チケット1枚がかかります。

EventRegist（イベントレジスト）

EventRegistは、アプリで受付ができるシステムです。セミナーの主催者側は受付用アプリ、参加者は参加者用アプリをダウンロードします。無料のセミナーであれば、システムの利用料はかかりません。

イーべ！

イーべ！は申し込みフォームの作成や、入金管理などができるシステムです。複数のプランがあり、セミナーの規模にあわせて利用できます。登録から30日間までなら、どのプランも無料で利用可能です。

Airリザーブ

Airリザーブは、受付やキャンセル待ちなどに対応しているシステムです。受付業務に必要な基本機能をすべて無料で利用できます。有料のオプションを追加して機能を充実させる方法もあります。

SELECTTYPE（セレクトタイプ）

SELECTTYPEはセミナーの申し込みや受付、予約を管理できるシステムです。習い事教室や宿泊施設など、業種にあわせたテンプレートが用意されています。自社の業種にあったデザインや機能を選ぶとよいでしょう。

まとめ

セミナー受付システムの導入することで、自社の受付業務を効率化できます。システムには有料・無料の違いから機能・デザインまで、サービスごとに違いがあります。自社のセミナーを開催する目的や規模を踏まえたうえで、最適なシステムを選びましょう。

ラクネコは、参加者の情報をリスト化して簡単に登録できます。メールの送信状態や開封状況を把握したり、参加者の氏名や整理番号を記載したネームシールを印刷する機能があります。参加者の受付状況はリアルタイムで把握できます。費用は月額10,000円（税抜）または1回100,000円（税抜）です。セミナーの受付を効率化するために、ぜひ活用してください。

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