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2021年06月23日 受付システムで課題を解決しよう!課題の解決策とシステムの選び方を徹底解説!

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受付業務の効率化のために、受付システムの導入を検討する企業も少なくありません。この記事では、受付業務の負担を軽減させたいと考えている人に向けて、受付システムの導入によって解決できる課題や、具体的な解決方法について解説しています。また、受付システムの選び方も解説しているため、システムを選定する際の参考にしてください。

受付システムで解決できる課題とは?

受付システムを導入し、受付の無人化を実現している企業が増えています。これらの企業は、なぜ受付の無人化を推進しているのでしょうか。以下では、受付の無人化によって解決できる課題について解説します。

専任の受付担当の人件費負担が大きい

来客者は、必ずしも来社予約をしている人ばかりではないため、営業時間中は常に受付に人員を置く必要があります。受付業務に専任の担当者を設けた場合、人件費の負担が増えることになります。

受付業務を本業と兼業させるのが大変

受付に専任の担当者を置かない場合は、本業と受付業務を兼務させる必要があります。来客者が多いと、受付業務に時間をとられるため、本来の業務に集中できない、定時内に業務を終えられずに残業時間が増えるなどの課題が増えます。

来客者を管理するのが大変

来客があった場合に、来客者の社名や氏名、連絡先などの個人情報の管理を行わなければなりません。また、不正アクセスや情報漏えいなどのセキュリティリスクへの対策も不可欠です。これらの管理や対策を手動で実施するとなれば、多くの時間や労力が必要になります。

内線電話だけの受付により企業イメージが悪くなる

人件費の削減やテレワーク時などで受付を無人にした場合、企業イメージを損なう可能性もあります。また、受付に電話を設置した場合でも、専任の担当者がいる場合と比べると、味気ない印象を来客者に与えてしまいます。

無人オフィス時に顧客対応ができない

外出やテレワークなどにより、オフィスが無人になることが多い場合は、来客があっても顧客対応が行えないケースが増えます。自社の製品などに興味をもった来客者がオフィスに訪れたとしても、対応できる人材がいなければ、商談の機会損失につながります。

受付システムを使った課題の解決方法

ここでは、企業におけるさまざまな課題の解決策について解説します。

無人受付により人件費を削減する

受付システムを導入して無人受付を実現すれば、受付の専任担当者を置く必要がなくなるため、担当者を置いた場合の人件費の削減も可能です。受付システムは、クラウドサービスが一般的なため、導入コストも安く抑えられます。そのうえ、受付に内線電話を設置する必要もなくなることから、配線工事も不要になり、それらの工事費も削減できます。

受付のための業務負担をなくす

専任の担当者を置いていない場合は、本業と受付業務を兼務しなければなりません。受付システムによっては、来客者が担当部署や担当者に直接コンタクトをとれる機能を搭載するものもあるため、内線による対応が不要になります。これにより、内線対応によって業務が中断されることもなくなり、本業に集中できる環境を整備できます。

受付システムで来訪者を管理する

来客者があった場合に、いつ、どこの企業の誰が、どのような目的で来社したのか、などの情報を管理する必要があります。来客の回数が多いと、これらの情報の管理だけで手一杯になってしまいます。受付システムでは、来客者情報の一元管理を行えるため、手書きなどによる情報管理の負担を軽減させることも可能です。

最新システムでイメージアップをはかる

内線電話による担当者の呼び出しは、来客者に古いイメージを感じさせます。一方、タブレットやロボットなどの最新のIT機器を受付に設置した場合は、来客者に先進的なイメージを与えることができます。このように、無人受付でも最新システムを導入すれば、企業のイメージアップを図ることも可能です。

不在時は受付システムが自動で対応する

外出中やテレワークなどによって、オフィスが無人になった場合でも、受付システムを導入していれば、自動で来客への初動対応を行えます。また、不在時の来訪履歴も記録できるうえに、不在の担当者に来客を知らせる転送機能などの利用も可能です。これにより、訪れた商機を見逃さずに済みます。

受付システムの選ぶための7つのポイント

受付システムを選定する際に注意したいポイントについて解説します。

受付システム導入コストを確認する

受付システムの導入には、初期費用や月額料金などのコストがかかります。これらのトータルの費用が、削減する人件費よりも安いことを確認しておきましょう。また、このほかにも、オプション費用の有無についても確認が必要です。

社員の業務負担が減らせるのかを確認する

受付システムの導入の目的は、社員の業務負担を軽減させることにあります。そのため、社員の負担が減らせるシステムであるかを確認しておかなければなりません。また、あらかじめ負担を減らせる業務についても明確にしておきましょう。

必要な機能があるのかを確認する

受付システムには、さまざまな機能が搭載されており、なかには自社にあった機能を追加できるものもあります。ただし、必要のない機能を導入すれば、無駄なコストがかかるため、自社に必要な機能を検討しておきましょう。

セキュリティ対策は万全かを確認する

受付システムでは、来客者や社員の個人情報を取り扱うため、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクへの対策も不可欠です。システムを選ぶ際は、セキュリティ対策が充実しているものを選ぶようにしましょう。

誰でも使いこなせるのかを確認する

受付システムを選ぶ際は、すべての社員や来客者が操作しやすいものかどうかを確認しておく必要があります。操作しづらいシステムを選ぶと、スムーズな取り次ぎが行えなくなり、かえって業務負担が増えてしまいます。

サポートは充実しているかを確認する

受付システムを導入時に不明点があった場合、迅速に対応してくれるサポート体制があるかどうかの確認も重要です。とくに、システムトラブルなどが発生した場合に、適切かつスピーディなサポートがなければ、受付業務に人員をとられ、業務が滞ってしまいます。

iPad型かロボット型かを選ぶ

受付システムには、iPadなどのタブレットを使用するタイプと、ロボットを併用するタイプがあります。どちらかを選ぶことになりますが、予算や企業イメージにあったタイプを選ぶことが大切です。

おすすめの受付システム5選

ここでは、広く利用されている受付システムを5つ厳選して紹介します。

ラクネコ

ラクネコは、アポイントから受付まで4つのステップで簡単に行える受付システムです。来客側と来社対応を行う側の両者のヒアリングに基づいて、受付業務に必要な機能を搭載しています。たとえば、QRコードをiPadにかざすだけで、簡単に受付ができます。ほかにも、名刺撮影や手書きなどによる受付にも対応可能です。

月額費用

初期導入サポート費用が0円で、月額利用料は5,000円(税抜)からです。料金プランによる機能制限は一切ありません。また、既存のiPadでの無料トライアルも利用できます。

おすすめのポイント

利用中のカレンダーと連携すれば、来客の予定もカレンダーに登録できる機能があります。また、来客者を指定の会議室や応接室へ誘導できるため、担当者が出迎える必要がありません。

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RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、来客者が担当者を直接呼び出せる受付システムです。受付だけでなく、来客予約のスケジュール調整や会議室の予約などもまとめておこなえ、入館証シールの発行もできます。
また、待ち受け画面を自社のカラーやイメージにあったものにカスタマイズできます。

月額費用

初期費用は0円で、利用する機能によって月額料金が異なります。料金プランは、3種類の中から選べ、料金の詳細は問い合わせが必要です。また、無料トライアルの利用も可能です。

Smart at reception

Smart at receptionは、QRコードをかざすだけで受付できるシンプルな操作を可能にした受付システムです。iPadだけでなく、ロボットのPepperとの連携も可能です。AI機能の活用により、音声での受付も可能です。

月額費用

初期費用は0円で、4つの料金プランごとに利用できる機能が異なります。月額料金は、Basicが2万円(税抜)、Premiumは3万円(税抜)、Enterpriseは5万円(税抜)、HD Groupは10万円(税抜)からとなっています。無料トライアルについては、問い合わせが必要です。

ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、社員や来客者、来客以外の関係者などによって、入退室の認証方法を選択できる受付システムです。アポイントと同時に、二次元コード付きの入館証を印刷できます。入館証に記載された二次元コードの活用により、タッチレスでゲートを解錠できるほか、来客者に自動販売機から好きなドリンクを選んでもらう機能もあります。

月額費用

料金プランは、BasicとPro、Unlimitedの3種類があります。Basicは0円で利用でき、Basic以外の料金の詳細については、問い合わせが必要です。無料トライアルも可能です。

MOT/Phone受付システム

MOT/Phone受付システムは、iPadと内線電話を連携できるオプションを追加できるシステムです。アポイントを確認すると、内線で担当者のスマートフォンを呼び出す仕組みです。

月額費用

料金プランは、「クラウド」が初期費用2万9,800円(税抜)で、月額5,980円(税抜)(通話システム:3,980円(税抜)、受付システム:2,000円(税抜))の費用がかかります。専用アダプタの設置が必要な「オンプレミス」の料金詳細や、無料トライアルの有無については、問い合わせが必要です。

まとめ

受付システムの導入により、受付業務における人件費や社員の負担を減らせます。ただし、料金プランによって機能が制限されるシステムも多いため、自社に必要な機能があるものを選びましょう。

「ラクネコ」は、QRコードでの受付が可能な受付システムで、月額5,000円(税抜)からすべての機能を利用できます。音声通知やSMSなどの多彩な通知方法から選べるうえに、利用中のカレンダーと連携し、簡単に来客予約を行えます。さらに、名刺撮影受付や手書き入力機能を搭載しており、来客者の手間も減らせます。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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