2021年06月23日

受付システムと受付電話を徹底比較！受付を無人化して業務効率をあげよう！

受付業務の効率化を図りたいと考えている人も多いでしょう。この記事では、受付担当を置かない無人受付を検討している人に向けて、受付電話と受付システムについて解説します。受付電話と受付システム、それぞれのメリットや選び方などを解説するので、どちらを選ぶか悩んでいる場合の参考にしてください。

受付システムと受付電話とどちらを導入すべきなのか？

働き方改革が推進され、業務効率化への注目が集まっています。受付システムと受付電話では、どちらが業務効率化を実現できるのでしょうか。ここでは、受付システムと受付電話の特徴やメリットを解説します。

受付電話の特徴

受付電話とは、来訪者自らが操作をして受付したり担当者を呼び出したりするタイプの受付です。エントランスなどに設置するもので、内線専用となります。受付電話は企業の印象やイメージを左右する要素となるため、おしゃれなデザインのものが多いことが特徴です。また、操作も簡単で、初めて受付電話を使う人でも簡単に操作できます。

受付電話を導入するメリット

受付電話を設置すれば、来客に対応するための人員を配置せずに済みます。受付業務の負担やコストの削減につながることは、大きなメリットです。また、受付電話はおしゃれなデザインのものが多いため、スタイリッシュでおしゃれなエントランスの演出にも役立ちます。内線ボタンを押すだけの簡単操作で、来訪者への負担もかかりません。

受付システムの特徴

受付システムは大きく分けて3種類あります。タブレット型・タブレットと電話機と併用型・ロボット型です。タブレット型とは、iPadなどを活用したもので、シンプルで簡単な受付が可能です。併用型では、受付システムと電話機を接続し内線に取り次げます。ロボット型は、音声認識や顔認証などの高度なシステムが搭載されています。

受付システムを導入するメリット

受付を無人化できるため業務量とコストの削減につながります。また、最新システムを導入することにより、企業としてのイメージアップも期待できます。来訪者の来館・退館もシステムで管理できるため、セキュリティ面の強化にもよいでしょう。チャットツールなどに来客の通知があり、席を外していても対応できるためビジネスチャンスを逃しません。

受付無人化が進められている背景

企業の受付には人がいるのが当たり前でしたが、無人化が進んでいます。この背景には3つの要因が考えられます。

受付業務の効率化を考える企業の増加

多くの企業では、来客対応の専任者はおらず、業務を兼務するのが一般的です。そのため、来客のたびに本来の業務が中断され、業務効率が低下していました。この課題を解決するため、受付業務の効率化を重視する企業が増えています。

IT化によるコスト削減の実現

IT化の促進で人件費の削減を目指す動きも加速化しています。受付業務を無人化できれば、人件費の削減につながります。また、本来の業務に集中できることもポイントです。生産性向上につながり、実質的に人的コストが削減できます。

コロナ禍で求められた無人受付

コロナウイルス感染症の流行により、テレワークが増加してオフィスの無人化も進んでおり、無人でも対応できる受付電話への需要が高まっています。また、オンライン会議の増加への対応としても注目を浴びています。

受付電話を選ぶポイント

受付電話を選ぶ際には、3つのポイントを押さえましょう。

必要な機能を抽出しておく

自社にどのような機能が必要なのか、しっかりと洗い出しておきましょう。多機能な受付電話もありますが、不要な機能が多くついていても意味がありません。コストが高くなってしまうため、必要な機能があるものを選びましょう。

来訪者が使いやすい機種を選ぶ

操作が複雑でないことも重要です。受付電話は、来訪者が自分で操作するため、使い方が複雑だと戸惑ってしまいます。そのため、無人受付でも問題なく操作できるような使いやすい機種が向いています。

スマートでおしゃれな電話を選ぶ

受付は会社にとっては顔のような場所で、会社のイメージを来訪者に伝えるための大切な場所です。受付に置くものは少なく、電話によって印象が大きく変わるため、できるだけおしゃれで会社のイメージにあうものを選びましょう。

おしゃれな受付電話5選

ここでは、おしゃれで人気のある受付電話を5つ紹介します。

JACOB JENSEN T-1

デンマークのデザイナー、JACOB JENSEN(ヤコブ・イェンセン)が手がけた、デザイナーズフォンです。細身でスタイリッシュな見た目が特徴で、壁掛け・卓上据え置きに対応しているため、設置する場所を選びません。

JACOB JENSEN T-3

上記同様に、JACOB JENSENが手がけたデザイナーズフォンです。シンプルかつスタイリッシュでありながら、操作性に優れています。ボタンが前面に配置されており、液晶にナンバーが表示されるためかけ間違いもありません。

Halte TGX-02

横長の本体に、縦に受話器を設置するタイプの電話機です。特徴的なフォルムでスタイリッシュな雰囲気を演出できます。高機能で、リダイヤルや電話番号登録機能、キャッチホンなど、便利な機能が充実しています。

swissvoice ePure

スイスで生まれた電話機で、昔懐かしい黒電話のようなフォルムが印象的です。ホワイト・レッド・ブラックとカラーバリエーションが豊富にあるため、会社のイメージにあわせて選びやすくなっています。

ALCATEL T26

フランスの「ALCATEL」が手がけた、シンプルかつスタイリッシュなデザイナーズフォンです。ボタンが前面に配置されているため操作しやすくなっています。また、電話線から電力を供給するため置く場所を選びません。

受付システムを選ぶポイント

受付システムを選ぶ際には、以下の5ポイントを意識しましょう。

必要な機能を抽出しておく

自社に必要な機能が何なのか、洗い出しましょう。多機能・高機能であればコストは高くなってしまいます。必要な機能が揃っているか、費用対効果は高いか、カスタマイズ性があるかなどを確認しましょう。

受付システムの便利機能

最低限揃えておきたい機能として、「来客予約・受付」「チャットツールなどでの通知」「来客情報管理」の3つが挙げられます。これらの機能があれば、入退出やスケジュール管理の自動化、セキュリティ強化などにつながります。

スムーズな対応ができるかを確認する

操作性の高さも重要です。複雑なシステムだと戸惑ってしまい、うまく受付できないケースもあります。来訪者だけでなく社員も使いやすいかどうか確認しましょう。来訪者を待たせずに対応できるかも重要です。

コストを十分に確認する

システム導入にあたって、初期費用だけでなくロボット購入費などの追加費用がかかるケースもあります。受付担当に代わって導入し人件費削減を試みるなら、導入にかかるすべてのコストを把握した上で比較しましょう。

サポートの充実度を確認する

各システムによってサポート範囲は異なります。使い方や操作方法などについて質問した際に、迅速な対応が可能かどうか確認します。また、システムにトラブルがあった場合の対応などについても、チェックしておきましょう。

セキュリティ対策を確認する

受付システムでは、来訪者や社員の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は必須です。受付システムから個人情報が流出してしまえば、会社としての信用性を失ってしまい、大きな損失になる可能性もあるため、注意しましょう。

おすすめのipad型受付システム2選

ここでは、iPad型の受付システムを2つ紹介します。

ラクネコ

ラクネコはiPad型の受付クラウドシステムです。QRコードをかざすだけの簡単受付が可能で、操作性の高さが魅力です。また、QRコード以外にも、担当者を検索して受付できたりアポイントのない来客にも対応できたりと、さまざまな受付機能が揃っています。また、専用アプリやチャットツール、SMSなど通知の種類も豊富です。

各種カレンダー対応の来客予約機能が搭載されており、普段使っているカレンダーから予定を入力するだけで来訪者へのインビテーションが送れます。このように、社員・来訪者ともに使いやすい機能が充実しています。

初期導入費用は0円、月額料金は人数に応じて変動するシステムで5,000円（税抜）からとなっています。利用プランにより機能制限はなく、無料トライアルも実施中です。

ラクネコの資料請求はコチラ

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、iPad型の受付クラウドシステムです。スケジュール調整から来客受付までを自動化できることが特徴です。「調整アポ」機能があり、受付の日程や使用する会議室といった会議環境を整えてくれます。また、Slackなどにビジネスチャット、専用アプリ、メールなどさまざまな方法で通知が送れるため、取り次ぎの電話も必要ありません。

初期費用は0円、10人以下であれば無料で利用可能です。10人以上なら有料となり、無料トライアルもあります。

内線対応型受付システム2選

ここでは、内線対応型の受付システムを2つ紹介します。

more Reception

more Receptionは、卓上タイプ・フロアタイプ・カウンタータイプの3種類から選べる受付システムです。入退出の際にはQRコードをかざす、もしくはタッチパネルで担当者を検索するだけでいいため、簡単に受付できます。来客通知は内線につなげることも可能ですが、専用アプリに通知することも可能です。

また、操作していない画面で広告動画も流せるなど、会社の事業紹介などにも使えます。初期導入費用はネットワーク環境などによって変動し、月額料金はかかりません。

ipult

ipultは、iPadとアナログ回線が1本あればよいため、簡単にシステム構築できるのが大きな特徴です。シンプルな見た目で設置場所を選ばず、操作していないときはデジタルサイネージとして広告動画などを流せます。バイリンガル機能も搭載されています。

カレンダータイマー機能で自動オン・オフが可能なため、いちいち電源をオン・オフする必要もありません。導入費用については、要問い合わせとなっています。

ロボット型受付システム2選

ここでは、ロボット型受付システムを2つ紹介します。

Smart at reception

Smart at receptionは、iPadのほかにロボットであるPepperとの連携ができる受付システムです。セリフや動作、画像などを設定するだけで、簡単にPepperを動かすことができます。Pepperによる自動音声で担当者に取り次げるため、複雑な操作が必要なく来訪者に負担もかかりません。内線電話やチャットツール、メールから自由に通知方法を選べることも特徴です。
初期費用は0円から、月額料金は20,000円（税抜）からです。

SERAPIS－スタンダード プラス

SERAPIS－スタンダード プラスは、中小企業向けの受付システムです。Wi-Fi環境があれば面倒な工事も必要なく、簡単に導入可能です。登録件数は最大で300件、丸みのあるフォルムが特徴のロボットで、癒し効果があります。音声認識・入退出管理機能・電話通知機能と、受付業務に必要な機能も充実しています。

担当者のスマホに直接通知が届くため、取り次ぎの手間もかかりません。初期費用は70,000円（税抜）、月額費用は18,000円（税抜）です。

まとめ

無人受付を実現するには、受付システムまたは受付電話を導入する必要があります。それぞれに特徴やメリットがあるため、自社にあう方法を導入するとよいでしょう。

ラクネコでは、専用アプリへの通知だけでなく、多彩な通知方法を揃えています。また、QRコードによる受付、各種カレンダー対応の来客予約機能、来訪者が使いやすい入力方法など、機能も充実しています。導入費用も明瞭で、月額5,000円（税抜）から全機能の利用が可能です。受付システム導入を検討しているのなら、ぜひ資料請求してみてください。

ラクネコの資料請求はコチラ