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2021年07月30日 【目的別】総務などバックオフィスにおすすめのツール12選!導入で業務効率化を進めよう

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働き方改革の影響で、総務などのバックオフィス業務を見直す企業が増えています。総務を始めとするバックオフィスの効率化のためにはツールの導入が有効です。

今回は、バックオフィスツールの導入を検討する担当者に向けて、ツールの有効性やメリットなどを解説し、目的別に12のツールを紹介します。ぜひ、ツール導入に役立ててください。

総務などバックオフィスにツール導入が有効な3つの理由

バックオフィスにツールの導入が有効な理由を、3つのポイントに分けて解説します。

人的リソースの不足

バックオフィスは、生産性の面で常に改善を要求されたり、人的資源の削減の対象となったりして、慢性的に人員が不足している企業が多いのではないでしょうか。

少子高齢化が進み、業種を問わず人材の確保は企業の課題ですが、バックオフィスは、直接的に利益を生まないため、人員配置は後回しとなるケースが多いようです。そうした課題解消のためにツールの導入が有効です。

業務が属人化しやすい

属人化とは、特定の従業員が長年同じ業務を担当しているため、その従業員以外では業務がこなせない状態です。
バックオフィスの中でも特に総務は、日々膨大な業務に追われさまざまな専門知識が必要なため、属人化しやすい傾向があります。

担当者が突発的に休むだけで業務が滞ることもあり、業務の属人化は大きな問題です。ツールを導入して早急に解消しましょう。

業務内容が多岐に渡る

バックオフィスは、担当する業務内容が多岐に渡っています。例えば総務なら、所在地の行政とのやりとりや業者への依頼、クレーム処理などの対外的な業務と、オフィスの備品管理、就業規則制定・改定、福利厚生の整備などの社内業務があります。

組織全体が円滑に回るようにすることが総務の役目とされるため、他部門から押し付けられるケースもあるかもしれません。

総務などバックオフィスにツールを導入する5つのメリット

バックオフィスにツールを導入するのは、大きなメリットがあるからです。ここでは、ツール導入の主なメリットを5つを解説します。

業務を「見える化」できる

バックオフィスにツールを導入するメリットの1つは、業務の見える化が推進できることです。業務を見える化することによって、課題が明らかになります。

見える化によって、部署内で業務内容の共有が可能となり、属人化を防ぐことにもなります。バックオフィスの見える化が進めば、他部署も巻き込み全社的に課題に取り組めます。

時間短縮になる

バックオフィスにツールを導入すれば、業務の時間短縮が図れます。グループウェアなどを導入すれば、ワークフローを見直すことが可能となり、業務の効率化が図れるのです。

効率が良くなれば、本来の業務に集中できてミスが少なくなり、短時間で質の良い業務ができます。ミスの減少による差し戻しの減少も、時間短縮の重要な要素です。

人的ミスを減らせる

バックオフィスで起こるミスはヒューマンエラーであることが多いです。小さなミスでも時間を浪費しますが、大きなミスになると取引先にまで影響が出る恐れがあります。

人がおこなっている業務をツールが担うことにより、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。ツールなら、数の大小に関わらず同じ処理がおこなえて、正確性もあるため、ルーティンワークなどは置き換えるを検討しましょう。

テレワークを推進できる

バックオフィスにツールを導入することで、テレワークの推進も図れます。例えば、書類をクラウド化することにより、インターネット環境さえ整っていれば、どこでも、いつでも、業務に携わる事ができます。

テレワークの足かせになっていた書類管理も、クラウド化とツールの導入でインターネット上で効率的にできるようになります。
テレワークを検討している企業は、今ある業務や資料をどうクラウド化・ツール化するかを考えてみてください。

コスト削減につながる

バックオフィスにツールを導入することで業務の効率が上がり、一人当たりの生産性が向上します。そのためパートタイムや派遣社員を他の部署に回せたり、残業時間の削減にもつながります。

また、クラウドサービスやペーパーレスツールを導入すれば、印刷代や保管場所、印刷に係る人員も減らせます。ツール導入によって、限られた人的リソースを最大限活かしましょう。

【目的別】総務などバックオフィスにおすすめ!ツール12選

ここからは、バックオフィスにおすすめのツールを目的別に紹介します。自社に適したツールを見出しましょう。

受付業務効率化におすすめのツール3選

受付業務は、作業の手を止めたり、受付用に人員を確保したりしなければなりません。ツールの導入で効率化できれば大きなメリットを得られます。

ラクネコ

ラクネコは、これまで人がおこなっていた受付業務をiPadの操作のみでおこなえるようにする受付システムです。QRコード発行による受付にも対応しており、多彩な通知方法で来客を担当者に通知できるため、取り次ぐ必要がありません。

会議室など指定の場所への誘導もiPad上でおこえるため、待機時間や迎えに行く労力を削減でき、来客情報の管理も自動でおこなえます。

来客予約も簡単に登録でき、来訪者にも優しい入力方法を採用しています。ラクネコは初期費用が無料で、月額5000円(税抜)から手軽に導入できる点がおすすめです。

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RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、クラウド型の無人受付システムです。iPadの操作やiPadにQRコードをかざすだけで受付ができます。受付が終われば、担当者にチャットツールで通知される仕組みです。
来客リストは、自動で作成されます。来客情報もデータで管理できて、入館記録の他に健康状態のチェックも可能です。

ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、一部の機能なら無料で導入できる受付システムです。機能を増やすと有料になります。入館証を自動で発行できて、入退場管理も自動化されています。
関連アプリケーションとの連携もスムーズですが、無料のBasicプランでは使えません。

備品管理におすすめなツール3選

備品管理は、属人化しやすい業務のため改善が必要です。次は、備品管理におすすめできるツールを紹介します。

Stock

Stockは、備品管理業務チームの情報共有がシンプルで、スムーズに備品管理できるツールです。チャットツールの弱点である「情報の流れ」や「ファイル共有の面倒」などが解消されます。

Stockのノート機能を活用すれば、備品管理の取り扱いのルールや、発注依頼なども残せるため、チームのだれもが同じ業務を行えます。

AssetmentNeo

AssetmentNeoは、什器などの備品やITのハードウェアやアクセサリーなど会社の資産でもある備品を管理できるツールです。バーコードやQRコードで備品管理ができるため入力の手間が省けます。

社内資産管理に特化したシステムですので、社内資産の持ち出しや貸し出しも管理可能です。社内資産が今どこにあるのかを把握するのに役立ちます。

Circurental

Circurentalは、クラウド型の備品管理ツールで、備品を効率よく管理できます。社内資産の管理だけではなく、消耗品の在庫管理や社員のログイン状況まで管理可能です。

管理機能が豊富なため、使い慣れるまでに時間を要するのが難点ですが、必要な機能を組み合わせて使えば、さまざまな業務がまとめられます。

情報共有におすすめのツール3選

総務をはじめとするバックオフィスの効率化を図るためには、情報共有は欠かせないツールです。以下で詳しく紹介します。

Qast

Qastは、シンプルで使い勝手がよい情報共有ツールです。直感的に操作できるため、慣れない人が使いこなすことも難しくありません。投稿は「Q&A」と「メモ」の2つであり、問い合わせはQ&Aで、マニュアルや注意事項はメモで投稿します。

バックオフィス特有の属人化しやすい知識や経験も社内で共有できるため、属人化を解消できます。

Scrapbox

Scrapboxは、社内の共有ノートとして活用できるツールです。ファイル管理の必要がなく、[ ]をつけておくだけで、関連記事として表示できます。分類分けや整理する必要はありません。

社内の誰もが使えて、誰でも更新できるため、部署や役職に関係なく情報を共有できます。重要な情報をピン止めすれば、全従業員に周知させられます。

Confluence

Confluenceは、開かれた共有のワークスペースツールです。海外製の共有ツールであり、英語使用が可能です。テンプレートが豊富にあるため、業務内容が多岐にわたる総務に重宝されるツールです。

分類方法が慣れ親しんだフォルダやタグではなく、「ラベル」と「スペース」なので慣れるまでに時間を要するかもしれません。

労務管理におすすめのツール3選

労務管理は、勤怠管理から健康管理まで多岐に渡る業務です。労務管理を効率化すことができるツールを紹介します。

SmartHR

SmartHRは、質問に答えるだけで重要書類が作成できるツールです。管理や書類作成はWeb上で行うので、紙媒体は必要な場合だけプリントアウトします。

電子申請APIであるe-Govポータルと連携しているため、労働関係の役所やハローワークへの申請や書類提出もWeb上でできるのです。従業員情報が一元管理できて、Web上で給料明細や年末調整も作成できます。

人事労務 freee

人事労務 freeeは、クラウド会計ソフトfreeeのシリーズで給料計算や年末調整まで可能な労務管理システムです。入社手続きから勤怠管理まで人事に関する業務をこのツールだけで行えるため、人事業務の効率化が図れます。

保険料率や税率が自動で反映されるため各種の手続きも簡略化できて、電子申請やマイナンバーにも対応しています。

ジョブカン労務管理

電子申請やマイナンバーに対応している労務管理システムです。従業員5名までなら無料プランで労務管理できます。アカウントが発行されれば即日で導入できる手軽さが特徴です。

社会保険や労働保険などの書類をWeb上で提出できるため、社会保険事務所などに足を運ぶ手間も省略できます。初期設定が難しい場合は、オプションで代行してくれます。

まとめ

バックオフィスは、慢性的に人的リソースが不足していて、属人化が大きな課題です。バックオフィス業務にツールを導入することで、業務の効率化が図れ、課題も解消されます。

総務で受付応対を兼ねている企業も少なくありません。受付を無人化できれば、大きな業務改善となります。「ラクネコ」なら、多彩な通知方法やQRコードによる受付などの機能により案内まで任せられ、全社的に業務を改善できます。
受付システム導入をご検討の際は是非ラクネコを利用してみてください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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