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2021年09月28日 経営を効率化するには?方法や注意点から実際の事例まで徹底解説!

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ビジネスを継続していくうえで、経営の効率化は切り離せない問題です。ビジネスを展開している人の中には、どうすれば効率化できるかと悩んでいる人もいるでしょう。
この記事では、経営の効率化の意味や方法、注意点を解説します。実際に効率化に成功した事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

経営効率化とは?

経営効率化とは、自社が担う分野での利益の促進を図ることを指します。時代の流れや変化が激しい昨今、企業を存続していくために経営効率化は必須といえるでしょう。

効率化の手段は一つではなく、人員や経費の削減、システムの活用、従業員の意識変革などさまざまな方法があります。

ただし、効率化ばかりに目を向けてしまうと、自社の強みが発揮できずに合理的で無機質な企業になりかねません。効率化を図るべき部分、残すべき部分を判断し、自社らしい経営を続ける工夫を重ねることも大切です。

経営効率化の目的

経営効率化の目的は、主に2つあります。それぞれ詳しく解説します。

利益率の向上

経営するうえでの最終目標は、利益を追求することにあります。変化が激しい昨今、これまでのやり方がこれからも通用するとは考えにくいです。経営では、社会や経済などの環境、顧客ニーズの変化に合わせて、戦略や組織体制、人材などを変化させることが重要です。経営効率化により、どのような状況でも利益を上げられる組織を目指します。

従業員のワーク・ライフ・バランス

従業員一人一人のモチベーションを向上させ、ワーク・ライフ・バランスにも目を向けられる企業づくりを目指すのも、経営効率化の目的です。

多くの人が会社で存在意義を見出していた時代とは異なり、現代ではプライベートを重視する人が増えつつあります。規定外の残業や能力にあっていない仕事をさせられることは、従業員の士気や生産性低下につながる恐れがあります。

経営を効率化する方法

経営を効率化するための具体的な方法を詳しく解説します。

組織の再編・統廃合を行う

利益が思わしくなく経営に行き詰まりを感じている場合、企業方針を組織的に改変する必要があります。組織の再編や統廃合を行うことで、自社が持つ資源を有効に使えるようになります。

ただし、組織の変革には、合併や株式交換など大規模な対応が必要になる場合もあります。この場合は、経営コンサルタントなどの専門家に相談するのも一つの方法です。大きな計画を実施する際は、社内で慎重に検討しましょう。

人員を削減する

利益を短期的に引き上げたい場合、人員削減を検討する方法もあります。例えば、人員が過剰な部署の人事を見直したり、不要な人員の削減を検討します。

人件費は会社が抱える経費の中でも多くを占めます。しかし、ただ人を減らすだけでは、不要な人件費の見直しにはなりません。減ったリソースの中でも利益を向上させられるように、新しい経営戦略を取り入れる必要もあります。

経費を削減する

経費の削減は、すべての企業における課題であり、経営効率を高めるための土台となる取り組みです。削減しやすい経費としては、光熱費や備品代などが挙げられます。

必要な部分に必要な経費を充てられるように、事業内容とともに経費の使い方も見直すことが大切です。

業務を可視化する

業務内容をそれぞれの部署や個人が洗い出して可視化することで、効率化できる部分を判断しやすくなります。特に定型的な業務や簡単な事務作業などは、効率化が図りやすい業務といえるでしょう。

業務の可視化は、社内の改善点の把握や不要な作業のあぶり出しに役立ちます。この取り組みは、効率化を図る初期段階で実施することをおすすめします。

ターゲット層を見直す

企業が商品やサービスを市場に提供する際、重要なのがターゲットの設定です。ターゲットは一度設定したら変更しないという企業もありますが、見直すことも必要です。商品やサービスのパッケージや内容などを替えた場合は、ターゲットを見直してみましょう。

経営を効率化するためにも、常に新しい顧客層の取り込みを考えることが大切です。

経営資源を選択・集中する

経営資源は、ヒト・モノ・カネ・情報の4つに集約されます。

経営資源には限りがあります。今後の資源の確保に根付いた経営戦略を立てましょう。経営資源の選択・集中が将来のビジネスの成功に影響してきます。自社の得意分野には経営資源を集中させ、不得意な分野には事業整理や撤退を検討するなどの判断が必要です。

状況に応じて、経営コンサルタントなどの利用を検討するのもよいでしょう。

ITシステムを活用する

人件費や工数を削減して効率化を目指す場合、ITシステムを活用する方法があります。これまで人が行っていた作業をシステムに任せることで、単純業務を効率化させることが可能になります。

例えば、受付システムを導入すれば、来訪者の対応がスムーズになります。業務を自動化・デジタル化できるツールはさまざまです。自社の目的にあったものを取り入れましょう。

従業員一人一人の意識改革に努める

自社で目的や目標を定めても、従業員が意識しなければ計画も立ち行かなくなります。確実に経営効率化を実現するには、従業員の意識改革も大切です。

昨今では、従業員の士気を高めるための「従業員エンゲージメント」という考え方が注目されています。働きやすい環境づくりに努めるとともに、現場とコミュニケーションを取りながら効率化に向けた変革を進めましょう。

ボトムアップを推進する

ボトムアップとは、上層部が下層部からの発言や提案を汲み上げ、それを形にしていく管理方式を指します。

従業員が一丸となって利益の確保に向かうことで、全体のモチベーションの向上にもつながります。結果的に、離職率の低下や早期の目標達成といったメリットも生まれます。

定期的に方針を見直す

企業は社会の一部であり、常に社会のニーズに応えられているかを確認することが大切です。社会的なニーズや経済状況の変化によっては、経営方針や理念の見直しも必要でしょう。継続的な利益を上げるには、社会の状況に応じた見直しが大切です。

経営を効率化する際に気をつけるポイント

経営を効率化する際に注意したいポイントを3つ紹介します。

自社の経営理念・存在意義と合っているか

効率化というと、時間の短縮や自動化といった合理的な手段に目が行きがちです。しかし、効率化は手段であり、それ自体は目的ではありません。

効率化ばかりを重視すると、自社の理念から脱線してしまったり、自社の目的を見失ったりしてしまうこともあります。あくまで、自社の利益構造や従業員が働きやすい環境を整えるための、手段と捉えるようにしましょう。

肌感覚を伴ったものであるか

効率化のための手段を実行に移すのは人です。いくら自動化が進んでも完全に人の手を無くすことはできません。効率化の際には現場の意見を尊重しながら、現場が取り組みやすい方法を模索しましょう。

また、効率化を重視するあまり顧客へのサービスが疎かになったり、品質の低下を招いたりしないよう注意しましょう。自社のブランドや、従業員のモチベーションを損なわずに利益を向上させる方法を探すことが大切です。

経営を効率化した事例

システム導入によって、経営の効率化に成功した事例を紹介します。ITの活用は効率化を図るうえで手をつけやすく、何からはじめたらよいかわからない企業にもおすすめです。

以下は、誰にでも簡単に操作できる受付システム「ラクネコ」の導入による事例です。現在、受付システムの導入を検討したり、選定したりしている方は、ぜひ参考にしてください。

有人受付から無人の受付クラウドシステムに転換した事例

「ラクネコ」により、効率化を実現したアディダスジャパン株式会社(以下、アディダスジャパン)の事例を紹介します。

導入のきっかけ

アディダスジャパンは、新型コロナウィルスの流行による緊急事態宣言の発令にともない、一定期間オフィスをクローズすることが決まりました。これにより、自社への来客も少なくなることから、受付も無人化できるのではないかという意見が上がりました。

複数の受付システムを検討し、最終的に「低コスト」と「フットワークの軽さ」が決め手となり、ラクネコを導入しました。

アディダスジャパン株式会社

効果

アディダスジャパンは、2〜3名の受付スタッフが常駐していました。しかし、ラクネコを導入したことで、受付の無人化に成功しています。コロナ禍でも受付業務を滞らせることなく、社内での感染症対策を実現しました。

ラクネコは、従業員50名以下の企業の場合、月額5,000円(税別)でご利用いただけます。また、ニーズに合わせた機能のカスタマイズも承っております。受付業務の効率化を検討中の方は、お気軽にご相談ください。

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まとめ

経営効率化の方法・注意点と、実際にシステムを導入した事例を紹介しました。経営効率化は、自社の理念や経営方針に沿って実施する必要があります。従業員のモチベーションの向上と、自社の利益を高めることを念頭において施策を検討しましょう。

ラクネコは、音声通知のほか、電話やSMS、メール、ビジネスチャットなど自社にあったものを選べます。受付はQRコードや名刺撮影、手書き入力にも対応しており、来訪者は直感的に操作が可能です。経営の効率化を検討されている方は、ぜひご利用ください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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