コロナ禍で
有人から「無人」へ
「カスタマイズ可能」
が導入の決め手に

コロナ禍のオフィスクローズで受付クラウドシステムを検討

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

安立：有人受付でした。2〜3人の受付スタッフが常駐していて、そのスタッフが来客者の名前と会社名、用件を聞き、アポイントの有無を確認し、電話で担当者に取り次ぐといった形で受付業務を運用していました。

— そうした中、受付クラウドシステムを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

安立：新型コロナウイルスの感染拡大に伴う、オフィスクローズが大きなきっかけとなりました。受付クラウドシステムは2019年春頃から検討していたのですが、優先順位が後回しになってしまい、なかなか導入の話が進まずにいたんです。

そんなこんなで1年ほどが経ってしまったら、新型インフルエンザ等対策特別措置法に基づく「緊急事態宣言」が発令され、一定期間のオフィスクローズが決まりました。そうなると、当然来客もなくなるため、有人受付ではなくていいのではないか、という話になり、受付クラウドシステムの導入の話が一気に進みました。

— どこでラクネコのことを知ったのでしょうか？

安立：ラクネコはインターネットで検索していたら、偶然見つけました。それこそ私たちが最初に受付クラウドシステムを探しはじめたときは、まだラクネコは存在していなくて。

当初、15社ほどの受付クラウドシステムをピックアップし、細かい条件で絞り込みをかけたんです。結果的に4社ほどに絞れたのですが、そのタイミングで半年ほど導入の話がペンディングすることになったんです。その後、半年経ったタイミングで再度受付クラウドシステムを調べてみたら、ラクネコを含めて新たに2社見つかり、再び検討を開始しました。

「カスタマイズ可能」が導入の決め手に

— いくつかの受付クラウドシステムを検討する中、ラクネコを導入する決め手は何だったのでしょうか？

安立：ラクネコを導入する決め手となったのは「低コスト」と「フットワークの軽さ」ですね。まず価格についてですが、いくつかの受付クラウドシステムを検討した中でも、ラクネコの月額1万円（100名毎）という価格は抜群に安いと思いました。

またフットワークの軽さですが、ラクネコの担当者に「こういう機能が欲しい」と伝えると、すぐに「検討します」と言って、何かしらの対応をしてくれました。実際、弊社はセキュリティの都合上、細かなシステムのカスタマイズが必要だったのですが、ほとんどの受付クラウドシステムはシステムが確立されているため、なかなか融通が効かなかったんです。その点、ラクネコはリリースから間もないシステムということもあり、こちらのニーズに合わせて必要な機能をカスタマイズしてくれました。

また、マニュアルなどの資料も問い合わせたら、PowerPointですぐ送ってくれました。マニュアルなどの資料はサービスのホームページに載せている会社も多い中、こうした細かい気遣いは非常にありがたかったです。

こうしたコストパフォーマンスの高さから、最終的にプロトソリューションが提供するラクネコを導入することに決めました。

決め手はフットワークの軽さですね。軽くて、スピード感がありました。あとはコスト面。今の受付システムはいろんなものがあるのですが、そこが弊社のセキュリティ上、同期できなかったことが大きく、プロトさんに最終的に決めました。

非常にユーザーフレンドリーなシステム

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

安立：適宜、担当者とコミュニケーションを取らせてもらっているので、大きな不安はなかったですね。ただ、実際に導入を進めていく中で、導入企業に対するマニュアルはパッケージ化されていると、より良いなと思いました。

例えば、マニュアルは隅から隅まで細かい機能の説明などが書かれていると思うのですが、中には使わない機能もあるじゃないですか。そこだけ省略した形のマニュアルがあると、導入を進めるにあたって社内の理解もスムーズに進むと思いました。

— 導入してみて、いかがですか？

安立：期待していた通りで、すごく良いシステムだと思います。ただ実際に運用を進めていくと、「もっとこうできたらいいな……」と思うことも出てきました。例えば、部署検索です。今は担当者の名前で検索するのが一般的ですが、来客者の中には「プレスルームの担当者とのアポイント」という形で担当者の名前まで分かっていないパターンがあるんです。そうしたとき、部署名で検索できるとより良いなと思います。

今はこちらで捨てアドレスなどを使って、部署検索できるようにしていますが、今後正式な機能として提供されたらいいな、と思っているところです

あとはショートメールの通知もできるようになったり、ビルの受付と連動したり、アプリから来客の予定を登録してQRコードをくれたりできたら、さらに便利なシステムになると思います。ラクネコの良いところは、こうした「妄想レベルでのあんな機能があったらいいな」と思うことも聞き入れて、検討を始めてくれるところです。

非常にユーザーフレンドリーなシステムなので、こちらも使いがいがあります。今後のシステムの進化を楽しみにしたいと思います。

— アディダス ジャパンさま、ありがとうございました！