価格も安く、
新機能のリリースも早い
受付・イベントで
「ラクネコ」シリーズを活用

新拠点立ち上げをきっかけに受付システムの見直しを検討

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

玉永：今までは別の受付クラウドシステムを活用していました。弊社は本社（東京都）を含めると10都市に拠点を展開しており、各拠点で導入していたという感じです。来客があった際はコミュニケーションツールのSlack（スラック）に通知が来て、担当者が迎えに行くというかたちで運用しており、その方法自体は今と大きく変化はありません。

前のシステムは「価格の高さ」がネック

— そうした中、ラクネコを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

玉永：導入のきっかけとなったのは、新拠点の立ち上げです。先ほどもお伝えしたとおり、弊社は全国10都市に合計12拠点を展開しており、各拠点に受付クラウドシステムを導入していました。当初は、新拠点を立ち上げる際にも同様の受付クラウドシステムを導入しようと考えていたのですが、その受付クラウドシステムは拠点数に応じて金額が変わっていく料金体系となっており、拠点を立ち上げていくと、新しいiPadも必要になるため価格がどうしても高くなってしまう。弊社が想定していたコスト感よりも価格が上回ってしまうこともあり、他に良い受付クラウドシステムがあれば乗り換えることも検討していたんです。

複数の受付クラウドシステムを調べていく中で、ラクネコがあることを知りました。実際に担当者からの話を聞いてみると、「これは良いかもしれない」と思いました。

— ラクネコを導入する決め手は何でしたか？

玉永：一番の決め手は「価格」です。今まで活用していた受付クラウドシステムは拠点数に応じての従量課金制だったのですが、ラクネコは100名までは月額11,000円（税込み）、それ以降は100名を超えるごとにプラスで11,000円（税込み）という料金体系でした。価格自体も非常に安いと感じましたし、拠点数に応じて金額も変わらない。弊社にとっては、ラクネコが非常に魅力的な受付クラウドシステムだと思い、導入を決めました。

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

玉永：特に不安や苦労はなかったですね。具体的な運用の方法は変わっていないので、これまで通りに運用できています。むしろ受付クラウドシステムがラクネコに変わったことを知らない社内のメンバーもいると思います（笑）。QRコード発行機能の存在自体もあまり知られていないので、そのあたりの周知は頑張っていきたいところです。

「ラクネコEvent」も活用、イベントの来場者管理が簡単に

— ネクストビートさんはイベント受付管理システム「ラクネコEvent」もご活用いただいています。

堤：弊社は東京オフィスの8〜9階を使って自社イベントを開催したり、他社に“イベントスペース”として貸し出したりしています。他社にイベントスペースを貸し出す際、イベントに申し込んだ人のリストを共有してもらい、弊社がGoogle スプレッドシートや手書きの紙で入場者を管理していたのですが、管理の手間もかかりますし、個人情報保護の観点からも厳しいものがあると思い、何か良い方法はないかと考えていたところでした。

そうした中、プロトソリューションさんからラクネコEventのご案内をいただき、ぜひ活用してみようと思いました。ラクネコEventは、集客サイトや自社で集めた顧客情報をCSVファイルにしてインポートするだけで簡単に登録することができます。また、イベント情報を盛り込んだQRコード付きの招待メールを一括送信することができるので、今まで人力で手間のかかっていた受付フローも自動化することが可能です。価格もラクネコと同様に、月額11,000円（税込）と安い点も非常に魅力的でした。

— 実際に活用してみて、いかがですか？

堤：非常に便利なサービスだな、と思っています。まだ活用の回数もそこまで多くないのですが、活用していく中で手応えを感じたら、転職フェア（会社説明会）や毎週社内で開催している社外の人との交流会などでも活用していきたいと思っているところです。最終的には、すべてのイベントはラクネコEventで管理していきたいですね。

「ラクネコQR」なども活用し、より良い受付を実現したい

— 今後、ラクネコに期待したいことはありますか？

玉永：ラクネコは頻繁に機能のアップデートやリリースが行われていて、「欲しかった」と思うような機能がいつの間にかリリースされているので、非常にありがたいです。例えば、スマートフォンで専用のQRコードを読み取り、受付の操作をするだけで担当者に通知が届くシステム「ラクネコQR」もリリースされており、こちらもぜひ活用していけたらと思っています。ラクネコを通じて、より良い受付にしていけたらと思っています。

— 株式会社ネクストビートのみなさま、ありがとうございました！