旧式なものは全部やめてしまおう！
トップダウンで導入が決まったラクネコ

本日はお忙しいところ、ありがとうございます。よろしくお願いいたします。はじめに、株式会社アイメプロ様の事業内容と、東京本社の概要についてお聞かせいただけますか？

慶野さん：当社は、CRO（Contract Research Organization：医薬品開発業務受託機関）として、新薬開発における臨床試験の支援を行っている企業です。製薬会社様が開発した新薬の有効性や安全性を確認する臨床試験について、製薬会社様側の業務をアウトソーシングという形でお引き受けしています。実際に患者様を診察するのは医療機関ですので、当社は医療機関に臨床試験の実施をお願いし、その実施内容が正しく行われているかどうかを確認する立場にあります。臨床試験を始める前には治験届の提出など、規制当局との協議も必要になりますので、規制の厳しい領域の事業だといえますね。臨床開発の中でも小児・眼科領域を強みとしていて、モニタリングやデータマネジメント・統計解析、薬事コンサルティングまで、幅広いフェーズをワンストップでご支援できるのが当社の特徴です。

東京本社にはクライアント様や関連会社様のご来訪、集配・郵便物の対応、打ち合わせなどが日常的に多く、会議室も複数備えていますので、フロアはいつも人の出入りが絶えない状態です。臨床試験を進める上ではクライアント様との対面での打ち合わせも重要ですので、いかにお待たせすることなく、スマートに対応するかが課題となっていました。現在のオフィスには2026年5月に移転しているのですが、今日お話しするラクネコは移転前、小伝馬町にあった旧オフィスで導入したものになります。

旧オフィスでは、フロア全体にチャイムや電話の呼び出し音が響いていた

旧オフィスでは、ご来客の対応にどのような課題があったのでしょうか？

慶野さん：旧オフィスは、ビルの仕様上「二段階の呼び出し」が必要な構造になっていました。まず1階のセキュリティでインターホンを鳴らしていただき、エレベーターで上がった後、エレベーターホールで再度呼び出しをしていただくという流れです。オフィス入口の電話を誰かが取って来客に気づき、迎えに行くという旧来型の運用をしていましたので、『鳴った電話を誰が取るのか』という問題が常態化していましたね。特定の担当者が決まっているわけではなく、あくまで『誰かがやる』という形になっていましたので、来客対応のために誰かが席にいなければならない状態そのものが非効率だったと感じています。しかも、電話が鳴るだけではご来訪の目的がわかりませんし、外線なのか内線なのかも判別できませんから、対応がどうしても煩雑になってしまうんです。手が離せない作業中に電話が鳴ることも珍しくなく、そのたびに集中が途切れてしまうという声も上がっていました。

電話やチャイムの音は静かなフロア全体に鳴り響きますので、電話を取る・取らないにかかわらず、社員全員の集中力を妨げてしまっていたと思います。社員の間でも『面倒だな』という空気が少なからずあったのではないでしょうか。今振り返ると、来訪者様にも社員にもあまり快適とはいえない環境、つまり全体的にスマートではない環境だったのではないかと思います。

受付システムの導入は、どなたが発案されたのでしょうか？導入までの経緯もあわせて教えてください。

慶野さん：実は、受付システムを導入しようと言い出したのは私自身なんです（笑）。『電話をはじめとした旧式なものは、全部やめてしまおう』、『来客対応のために誰かが席にいなければならないのはおかしい』という問題意識から、受付の電話対応をやめることを提案しました。

当社には『無駄なものはどんどんやめる』という経営方針がありますので、業務効率化施策の1つとして受付システムの導入を決めたのです。トップダウンではありますが、現場の負担を軽くしたいという思いが根底にありましたので、社員から反対の声が上がることはありませんでした。当時のIT担当者にこの趣旨を伝えて選定をお願いし、類似の受付システムを数社ピックアップして比較検討してもらいました。機能面ではどの製品も大きな差がないと感じましたので、最終的な決め手はコストでしたね。限られた人数で運用する当社にとって、コストパフォーマンスは外せない条件でした。

導入自体は工事が不要で、iPadの設定だけで完了しましたので、現場から『苦労した』という話は一切聞かれないほどスムーズな導入でした。ちなみに、現在のビルへの移転は2026年5月のことで、ラクネコは移転後のオフィスにもそのまま引き継いで運用しています。

Slack連携により、来客の認知が格段に容易に

実際にラクネコを導入されて、受付業務にはどのような変化がありましたか？

慶野さん：ラクネコのSlack連携機能によって、来客通知が専用の来客チャンネルに届くようになり、社員全員が即座に確認できるようになりました。電話と違って情報が全員に行き渡りますので、来客に気づくスピードが格段に上がったと感じています。担当者個人ではなく、みんなが見られる場所に通知が届く仕組みですので、気づいた本人が『自分宛てだ』と自然にお迎えに行く運用がすっと定着しました。以前のように『誰が電話を取るか』を意識する必要がなくなったのは、地味なようでいて大きな変化だと思います。

受付方法は、来訪者様ご自身にお名前を入力していただく方式を採用していますが、操作に迷われる方はほとんどおられず、操作性の面で問題が生じたことは一度もありません。Slackのほかにもさまざまなツールと連携できる柔軟性、そして誰でも直感的に使えるシンプルな操作性は、社内でも高く評価しているポイントです。契約プランは100名プランで、東京本社の約80名がほぼ全員利用していますので、当社の規模に見合ったリーズナブルな運用ができていると思います。特別な設定を追加しなくても、日々の業務にすっと馴染んでくれた印象がありますね。導入研修のようなものもほとんど必要なく、初めて使う社員でも直感的に操作できています。

静かなオフィスで、電話が一斉に鳴るというストレスからの解放

受付電話やチャイムがなくなったことで、社内の雰囲気にはどのような変化がありましたか？

慶野さん：受付電話を廃止したことで、『誰が電話を取るのか』という問題そのものがなくなりました。来客対応のために特定の誰かを縛っておく必要がなくなったのは大きいですね。電話対応係を置く必要もなくなり、Slackの通知を起点に社員の誰もが来客対応できる体制に移行できました。ワンフロアの静かなオフィスに電話の音が鳴り響くことがなくなり、全社員が業務に集中できる環境が整ったと感じています。

今の時代、『電話が鳴る、電話を取る』ということ自体が、意外とハードルの高いことなのではないかと個人的には思っているんです。若手社員にとってはとくにそうかもしれませんね。必要以上に電話が鳴らない環境というのは、社員のストレス軽減に大きく貢献していると感じますし、集中力を切らさずに本来の業務に取り組めるようになったのは、生産性の面でもプラスに働いていると思います。オフィスの入退室にはカード認証によるセキュリティも組み合わせていますので、外部の方の立ち入りを防ぎながら、来客の方にはスムーズにお越しいただける環境を両立できています。静かになったオフィスを見て、社員からも『集中しやすくなった』という声を聞くことが増えました。

最後に、受付業務に課題を感じている企業の方へメッセージをいただけますでしょうか？

慶野さん：総務担当の方など特定の数名が電話対応の役割を担い、そのために誰かが常駐しなければならない体制になっているのであれば、その方々だけに任せるのではなく『みんなでやる』体制に変えていくべきだと思います。『みんなでやる』ためには、全員に通知が届く仕組みが不可欠です。通知さえ届けば、誰でも対応できますからね。SNSやチャットツールなどの通知を起点とした運用に切り替えることで、特定の人を縛る必要がなくなり、効率的な来客対応が実現できます。それが結果的に、最もリーズナブルな選択なのではないでしょうか。電話が鳴り響かない環境のほうが、社員全員がストレスなく仕事に集中できることは間違いありませんし、ラクネコはまさにそこに大いに役立ってくれていると感じています。当社のように、来客対応を『特定の誰か』の仕事にしてしまっている企業様があれば、ぜひ一度検討していただきたいですね。導入の手間もほとんどかかりませんので、まずは気軽に試してみるくらいの気持ちで始めていただければいいのではと思います。

本日は貴重なお話をありがとうございました！