導入事例

もう導入前には戻れない！
ラクネコ+Akerunで効率とセキュリティを両立

認定特定非営利活動法人カタリバ

利用人数：100〜200名

「どんな環境に生まれ育っても、子どもたちが意欲と創造性を育める社会」をビジョンに掲げる認定特定非営利活動法人カタリバ様。十代の子どもたちに意欲をもってもらうことを活動の根幹に据え、学習支援や居場所づくりなど、多様な事業を全国で展開している団体です。

そんなカタリバ様では、受付システム「ラクネコ」に加えて、入退管理システム「Akerun」を導入。両者を連携させることで、受付業務の効率化とオフィスのセキュリティ強化を両立した運用を実現しています。本記事では、ラクネコ導入の経緯や導入によって得られたメリットや、Akerunとの連携の効果について、同法人の金森俊一様にお話を伺いました。

学校でも家でもない。子どもたちの第三の居場所を提供するカタリバ

本日はお忙しいところ、ありがとうございます。よろしくお願いいたします。はじめに、カタリバ様の活動内容と、今回ラクネコをご導入いただいた拠点についてお聞かせいただけますか？

金森さん：認定特定非営利活動法人カタリバは、「どんな環境に生まれ育っても、子どもたちが意欲と創造性を育める社会」をつくることをビジョンに掲げて活動している団体です。単なる学びの場や遊びの場にとどまらず、子どもたちが安心して過ごせる「居場所」をつくることを大切にしています。

たとえば災害の被災地では、塾などが失われて勉強する場所がなくなってしまった子どもたちのために、放課後学習の場を提供しています。また、東京都文京区との連携プロジェクトでは、「学校でも家でもない第三の居場所」を子どもたちに届けています。そこでは、少し年上のお兄さん・お姉さん世代との「斜めの関係」と呼ばれる交流を通じて、子どもたちが自分の未来について考えるきっかけをつくっています。親でも先生でもない存在だからこそ、話せることってあるのですよね。

組織の規模としては、正規雇用の職員が約200名在籍しており、業務委託の方まで含めると300〜400名が活動に関わっている、NPOとしてはかなり大きな組織になります。今回ラクネコを導入したのは中野にある本部拠点で、ここには100〜150名ほどのメンバーが所属しています。本部には、イベントを共催してくださる学校の先生方や、スポンサーである金融機関の方など、パートナーの皆さまが数多くおいでになります。都内で会議を行う機会も多いので、本部は日常的に多くの来訪者をお迎えする場所になっています。

認定特定非営利活動法人カタリバ金森様

誤解を受けやすいNPO法人。誰でもウェルカムなわけではない

ラクネコを導入される前は、受付業務にどのような課題があったのでしょうか？

金森さん：以前の本部は、中野ではなく高円寺にありました。当時は受付システムがなく、来客があるとドアの近くにいるスタッフが「どなたですか？」と声をかけて対応する、完全に人的な対応だったんです。そのうち、「顔つなぎのために」ということで総務メンバーが対応することが常態化してしまい、負担が総務にばかり偏っていました。しかも、誰宛ての来客なのかわからないまま取り次いで、いざ確認してみたら当の担当者が不在で困ってしまう……ということが日常茶飯事でした。

さらに困っていたのが、部外者の立ち入りです。人通りの多い立地だったことに加えて、NPOという法人格のせいか「誰でもウェルカムな場所」と誤解されやすく、まったく関係のない方が無断でオフィスに入ってこられることがあったんです。特に、女性スタッフだけの時間帯には「お帰りください」とは言いにくいものです。職員からは「オフィスに行きたくない」、「一人になるくらいなら先に帰りたい」という声も上がっていました。職員が安心して働けない状況は、組織として見過ごせない課題でした。

増える総務の負担。来訪者へのゲートを設ける必要があった

総務の方のご負担が、日に日に大きくなってきていたともお聞きしました。

金森さん：そうなんです。ちょうどその頃、採用活動が活発になり、面接候補者の方の来訪も増えていました。採用チームからは毎日のように来客対応を依頼される状態で、総務の負担はさらに膨らんでいきましたね。

本来、来客にはアポイントがあるはずなのですが、それを可視化する仕組みがなかったことも問題でした。誰がいつ、誰宛てに来るのかがわからないので、来訪のたびに確認作業が発生していたのです。

加えて、さもアポイントがあるかのように装った飛び込み営業への対応にも時間を取られていました。他にも自分で作ったチラシを置かせてほしいという依頼や、「話を聞いてほしい」というカタリバとは無関係な来訪もあり、総務の負担は大きくなるばかり。来訪者に対して何らかの「ゲート」を設ける必要性を、強く感じるようになっていました。

本部の移転を機に、受付システム「ラクネコ」とスマートロックの「Akerun」を導入

そうしたさまざまな課題を抱える中で、ラクネコとAkerunを導入された経緯を教えていただけますか？

金森さん：事業の拡大に伴って高円寺のオフィスが手狭になったため、2024年9月に中野へ移転しました。イベントを開催できる広さと、十分な執務エリアを確保することが移転の目的です。この移転と同時に受付システムのラクネコを導入し、あわせてスマートロックのAkerunも導入しました。

ラクネコを選んだ一番の決め手は、AkerunとAPI連携できることでした。受付とドアの解錠をつなげられるシステムは、私たちの課題解決にぴったりだったんです。また、パソコンがなくても運用できて、将来的にはiPadすら不要にできるという拡張性も評価しました。担当者に直接通知が届く機能があること、そして名前のとおりシステム自体が「楽」に使えることも採用の理由です。

もう導入前には戻れない！ラクネコとAkerunの連携

実際にラクネコとAkerunを連携して運用されて、どのような効果がありましたか？

金森さん：一番大きいのは、「アポイントのある来訪者は入館できて、担当者に通知が届く。アポイントのない人は入れない」という仕組みができたことによる安心感です。以前は知らない人がいつの間にか入館して、オフィスで休憩している……なんてこともあったのですが（笑）、Akerunとラクネコを組み合わせたことで、意図しない人の入館を完全に防げるようになりました。

物理的な鍵を配布したり管理したりする手間がなくなったのも助かっています。解錠アプリを持っていないメンバーでも、ラクネコの受付操作で解錠して入館できるので、運用に穴がありません。

宅配業者さんや郵便局、自動販売機のベンダーさんといった定期的に出入りする業者さんも、ラクネコ経由で自動的に入館できるようにしています。その都度、誰かがドアを開けに行く必要がなくなりました。

そして、名刺をかざしていただき、受付するフローにしたことで、アポイントを装った飛び込み営業が自然に排除されるようになりました。アポイントのない来訪者には「お帰りください」と機械的にお伝えできますし、そもそも解錠されないので中に入られる心配がありません。人が対面で断るという心理的な負担がなくなったのは、本当に大きな変化でした。

LINE WORKSとの連携も超便利

来訪者が来られたときの、通知についても教えていただけますか？

金森さん：ラクネコはLINE WORKSと連携させて使っています。これがとても便利で、来客通知が担当者個人だけでなくLINE WORKSのグループにも届きます。だから担当者が会議中で気づけなくても、周囲のメンバーが来客に気づいてフォローできます。また、「対応します」のボタンを押すまで再通知が届き続ける仕組みなので、対応漏れにもすぐ気づけます。担当者が不在のまま来客の方が先に到着してしまった場合でも、チーム全体で状況を把握できているので、お茶をお出しして時間をつなぐといった代わりの対応がスムーズにできるんですよ。

ラクネコの導入で、効率とセキュリティが向上

ラクネコの導入によって、当初の課題はどのように解決されましたか？

金森さん：まず、誰宛てかわからない来客の取り次ぎが完全になくなりました。総務の担当者が本来の業務に集中できるようになったのは、大きな効果です。「アポがあると言われたので担当者を探し回る」といった無駄な動きもなくなりました。

セキュリティ面でも、部外者の無断入館がなくなったことで、職員が安心して働ける環境が実現しました。以前のような「オフィスに行きたくない」という声は、もう聞かれません。ラクネコとAkerunを同時に導入したことで、効率とセキュリティの両方が格段に向上したと感じています。

受付業務に悩みを抱えている企業へのメッセージ

最後に、受付業務に課題を感じている企業の皆さまへメッセージをお願いします。

金森さん：私たちにとってラクネコは、「導入していなかったら運営が回らないレベル」と言えるほど、業務に不可欠な存在になっています。Akerunとの連携運用もすっかり定着したので、他拠点への展開はもちろん、子ども向け施設をつくろうとしている他団体にも「Akerun＋ラクネコ」の組み合わせをおすすめしているくらいです。

正直なところ、導入前の状態にはもう戻れません。「○○さん宛てにお客様です」、「あれ？不在です」といったやり取りに費やす時間は、本来なくすべき無駄な時間だと思います。私たちも、もっと早く導入して、もっと早くAkerunと連携すればよかったと感じています。

受付に専任の人を置かないのであれば、アポイントのない来訪者を抑制する仕組みを、一度は検討してみる必要があるのではないでしょうか。受付業務に悩みを抱えている企業の皆さまには、ぜひ前向きに検討していただきたいですね。

本日は貴重なお話をありがとうございました！

認定特定非営利活動法人カタリバ様では、本部移転を機に受付システム「ラクネコ」と入退管理システム「Akerun」を同時に導入。属人的な来客対応や総務への負担の偏り、部外者の無断入館といった課題を解消し、受付業務の効率化とセキュリティ強化を同時に実現しました。「導入前にはもう戻れない」と語られるほど、両システムの連携は組織運営に欠かせない存在となっています。受付業務に課題を感じている企業様は、ぜひ一度、株式会社プロトソリューションにご相談ください。