他社に比べてお得感が高い！
必要十分な機能がそろったラクネコ

本日はお忙しいところ、ありがとうございます。よろしくお願いいたします。はじめに、キャンディル様の事業内容と、オフィスの概要についてお聞かせいただけますか？

澁谷さん：当社は、建物の修繕・改修・維持・管理に関わる「建築サービス関連事業」を専門に展開している企業です。主軸となるのは、住宅の建築後にできた傷や、お住まいの中でついてしまった床・建具などの傷を補修する「リペア業務」ですね。また、ホームセンター向けに、個人のお客様がご自宅で手軽に補修できる商品、たとえば補修用クレヨンなどの開発・販売も手がけています。プロによる補修と、一般のお客様ご自身での補修、その両面から建物の困りごとを解決しているのが特徴です。「今ある建物を長く・安全・快適に使い続けるためのサービス」を提供している会社、とイメージしていただくとわかりやすいかと思います。

拠点は全国に約49カ所あるのですが、社員のほとんどが現場へ直行する働き方をしているため、各拠点は材料倉庫としての利用が中心になります。そのため、お客様をお迎えする来客対応は、こちらの本社オフィスにほぼ集中している状況です。本社はビルの2階の半分と3階を使用しており、各フロアに約50名ずつ、合計100名弱が勤務しています。また、グループ会社も同一フロアを共用しており、人事部門がグループ全体の採用を担っている関係で、本社への来訪者は「契約顧客」、「採用面接の応募者」、「配送業者」の3つが中心となっています。ラクネコは2階と3階の両フロアに導入し、来訪者に応じて使い分けています。

ラクネコを導入される前は、受付業務にどのような課題があったのでしょうか？

澁谷さん：フリーアドレス化する前（リニューアル前）の受付は、固定電話と内線番号表を置いておき、来訪者の方がご自身で一覧から担当者を探して電話をかけるという、昔ながらの運用でした。来訪者の方にとっても、知らない会社の内線番号表から担当者を探して電話をかけるのは、負担の大きい仕組みだったと思います。しかも内線を使わずにそのまま執務室まで入れてしまう動線になっていて、セキュリティ面にも不安がありました。

当時の受付対応は、配送物への対応も含めて、ほぼすべてを総務が一括して担当していました。特に配送物は頻繁に届くので、総務の負担は非常に大きかったですね。電話の取り次ぎも課題となっていました。「誰々さんにつないでほしい」と言われるたびに、離席中の担当者を探し回らなければならず、総務担当者のストレスになっていたのです。さらに当時は全席に電話回線を設置していたため、外線が1本かかってくると部署の島の電話が一斉に鳴る、騒がしい環境でもありました。いわば全員が「電話番」のような状態だったんです。

来訪者の方への対応品質にも問題がありましたね。受付には待合スペースがなく、お客様を立たせたまま長時間お待たせしてしまうことがあり、その様子を見た上長から叱責を受けたこともあります。また、電話で来訪の連絡を受けると、どうしても聞き逃しが起きやすいんですね。「どこの会社のどなたがいらしたのかわからない」という事態が頻発し、確認のために対応が後手に回ってしまうこともありました。今振り返ると、受付にまつわる負担が総務と社員の双方に重くのしかかっていたと思います。

電話の削減とフリーアドレス化を機にラクネコを導入

ラクネコ導入のきっかけは、オフィスのリニューアルだとお聞きしました。

澁谷さん：はい。導入のきっかけはオフィスのリニューアルです。コロナ禍で出社人数が減り、「席は空いているのにオフィスが手狭に感じる」という状態になったため、フリーアドレス化と打ち合わせスペースの増設を目的に、オフィスを刷新することになったのです。これに合わせて受付も見直そうと、受付システムを数社ピックアップして比較検討を行いました。

実際には他社さんのサービスも検討したのですが、多機能である一方で課金額が大きく、利用人数の少ない当社には規模感が合いませんでした。高機能でも使いこなせなければ意味がありませんし、コストが規模に見合っていることを何より重視しました。その点、ラクネコには受付に必要な機能が十分にそろっていて、少人数でも導入しやすい料金設定となっています。他社と比べて「お得感」が高かったことが、最終的な決め手になりました。現在は最小の50名プランを契約し、アカウントは各部署に1名ずつの約10件で運用していますが、現状のプランで十分にまかなえています。

導入もとても簡単でした。工事は不要で、iPadにアプリを入れるだけです。設定はパソコンから行えるので、担当者が在宅勤務中でも変更にすぐ対応できます。iPad自体は1時間ごとに自動更新される仕組みなので、管理の手間もほとんどかかりません。社員への説明もZoomで1～2回実施し、あとは自作のマニュアルを配布した程度です。それでも特に混乱はなく、スムーズに運用へ乗せることができました。

社員のストレス削減と来客応対の品質向上

総務のご負担解消以外にも、効果を感じられている点はありますか？

澁谷さん：取り次ぎのたびに担当者を探し回る手間がなくなり、それに伴う社員のストレスが大きく減りました。誰も対応できないまま来訪者の方を立たせてお待たせしてしまう状況もなくなり、来客対応の品質は確実に向上したと思います。お迎えするまでの流れが整理されたことで、社員も落ち着いて対応できるようになりました。また、執務スペースの顔認証や区分けと合わせて、部外者や飛び込み営業が執務室へ入り込む余地がなくなって、セキュリティも万全になりました。

総務の負担が軽くなったことで、コーヒーメーカーやマッサージチェアの導入、照明の調整といったオフィス環境の改善に注力できるようになったのも、うれしい変化ですね（笑）。オフィス全体の居心地が良くなったからか、社内の雰囲気も以前より明るくなったと感じています。受付の効率化が、働く環境そのものの改善につながった形です。

社員からは「LINE WORKSで受付を管理できるのが楽」、「誰が対応中か一目でわかる」、「誰が来たのかすぐわかる」という3点で好評の声が挙がっています。導入当初は操作面で戸惑う声も少しありましたが、説明書を受付に設置しただけで解消し、現在は問い合わせも発生していません。誰にとってもわかりやすいシステムなのだと実感しています。

最後になりますが、受付業務に課題を感じていらっしゃる企業の方へ、メッセージをお願いできますか？

澁谷さん：ラクネコを導入して感じたのは、「受付は人が常駐しなくても、質を落とさずに回せる」ということです。ラクネコによって、受付にかかっていた業務時間は実際にかなり削減され、取り次ぎや電話対応にまつわる社員のストレスも減りました。当社も他社のサービスといろいろ比較したうえで選びましたが、ラクネコは受付に必要な機能を十分に備えながら、コストパフォーマンスに優れていると思います。少人数からでも低コストで導入できますし、工事が不要なので導入のハードルも低いです。実際、当社では管理者1名でも無理なく運用できています。受付業務に課題を抱えている企業様には、ぜひ導入をおすすめしたいです。無料トライアルも用意されていますので、まずは自社に合うかどうか試してみてはいかがでしょうか。

本日はお忙しいところ、ありがとうございました！