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2021年09月28日 受付業務の無駄を省くにはどうしたらいい?業務改善のポイントや具体策も紹介

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受付業務は細々とした作業が多いため、従業員にとって負担がかかっている可能性があります。受付業務を効率化したいと考えている企業は多いでしょう。
この記事では、受付業務の無駄を省く方法や改善の成功事例とともに、業務改善の手順をくわしく解説します。受付業務の改善を検討している企業の担当者は、ぜひ参考にしてください。

受付業務の無駄は省くことができる

受付には専任の担当者を設けていない企業も多いです。その場合、従業員が作業を中断して受付業務に対応する必要があり、大きな負担になります。業務が非効率になったり、時間のロスにつながる可能性も高いです。

受付業務の無駄は、システムの導入により大幅に削減できます。詳しくは後述するため、そちらを参考にしてください。

そもそも受付業務とは

受付業務は、企業と外部の人が接触する重要な仕事です。企業に対する印象を大きく左右する可能性があるため、丁寧かつ適切な対応をする必要があります。オフィスに来訪した顧客を案内するだけでなく、電話対応や顧客の管理などさまざまな作業が受付業務に含まれています。

受付業務は会社や従業員の負担になりやすい業務

受付業務は、自社や従業員の負担になりやすいです。ここでは、その背景を解説します。

専任の受付担当を設ける場合は人件費が発生する

受付業務に専任の担当者を設けるためには、1ヶ月につき25万円程度の人件費がかかります。専任の担当者を設けないとしても、ほかの従業員が受付業務をこなす場合はその分の人件費が発生していることになります。

専任の受付担当がいない場合も多い

中小企業では、受付業務に専任の担当者を設けていないところも少なくありません。しかし、従業員が受付業務を兼任していると、本来の業務に集中できず支障が出る恐れがあります。特に、来客の予定をすべて把握できていない場合は、来客のたびに作業を中断する必要があります。業務が滞るだけでなく、精神的な負担もかかるでしょう。

業務の無駄を省くには「業務改善」を行おう

業務の無駄を省いてより効率的に取り組めるようにするには、業務改善を行う必要があります。業務改善とは、業務上の課題を洗い出したうえで、課題を改善するための対策を実践することです。

業務改善を行えばスムーズに業務を進めやすくなり、従業員の負担も大幅に軽減できる可能性があります。

業務改善の目的

業務改善にはさまざまな目的があります。ここでは、業務改善の具体的な目的について解説します。

作業量の軽減

業務改善のために現状を見直せば、どのような部分に負荷がかかっているか明らかになります。たとえば、特定の従業員に仕事が集中していたり、業務量に対して担当者の人数が少なすぎたりするケースも多いです。

作業量を減らして負担を軽減すれば、それぞれの従業員が無理のない範囲で仕事に取り組めるようになります。

無駄を省く

業務の様子を改めて振り返ると、さまざまな部分に無駄が生じている場合があります。具体的には、時間、コスト、人材などに無駄が発生している可能性が高いです。ひとつの業務に時間がかかり過ぎている場合は、可能な限り業務の工数を減らして効率化しましょう。受付業務も見直して効率化すれば、無駄な部分をしっかり省けます。

仕事のムラの軽減

特定の人や部署の業務負担が大きくなる場合、仕事の平準化をしなければいけない可能性が高いです。どのような状況でも業務をスムーズに進めるためには、仕事を平準化してムラをなくす必要があります。

たとえば、人によって仕事の質やスピードが違っていたり業務量が異なる場合、業務改善によりそれらを均一にすることが大切です。

業務改善の手順とは

業務改善を進めるには、具体的にどうすればいいのでしょうか。具体的な業務改善の手順について解説します。

①現状の把握

まずは業務を実際に進めている現場へヒアリングを行い、業務の現状を把握しましょう。業務の状況を整理し、可視化することが大切です。

できるだけくわしく現状をまとめられると、業務改善が成功しやすくなります。担当者の名前や業務内容だけでなく、必要なスキルや業務を完了させるまでにかかる時間なども確認してください。

②問題点の把握

ヒアリングするなかで問題点がみつかったときは、状況をさらにくわしく確認します。問題が発生している背景を追求し、なぜそのような事態が生じているのか探ることが大切です。問題点を深く追求すると、関連するほかの業務の改善方法も見出しやすくなります。

業務改善においては問題点の把握が特に重要なポイントとなるため、しっかり確認しましょう。

③改善策の優先順位付けとKPIの検討

見つかった問題点に優先順位をつけ、どれから改善すべきか決めましょう。そのうえで改善策を検討していくと、業務改善の効果を発揮しやすいです。

改善策は、「ECRS(イクルス)」をもとにするとスムーズに検討できます。ECRSとは「改善の4原則」を表しており、「Eliminate(排除)」「Combine(結合)」「Rearrange(交換)」「Simplify(単純化)」の頭文字をとっています。

また、改善策には最終的な目標を達成するための中間目標にあたるKPIを設定しましょう。

④改善策の検証

改善策を実践するなかでは、こまめな振り返りが必要です。設定したKPIを定期的に監視し、改善策がうまく機能しているかどうかを確認しましょう。
また、PDCAサイクルを活用すると、改善策の課題もわかりやすくなります。何度もPDCAサイクルを回し、業務改善の効果を高めてください。

受付業務の改善にはシステムの導入がおすすめ

受付業務を改善するためには、システムを導入すると効果的です。受付業務のためにシステムを導入すると、受付業務にかかっているコストを削減できます。また、従業員が目の前の作業を中断して受付業務をこなす必要がなくなるため、負担の軽減が可能です。

システムは単に受付を済ませられるだけでなく、来客通知や来訪者の誘導にも対応しています。

ラクネコ

受付システムを導入するなら、ラクネコがおすすめです。ラクネコであれば、受付業務を自動化して従業員の負担を減らせます。来客予定の管理や受付用のQRコードの発行も可能です。受付業務の改善のために、ぜひ導入を検討してください。

受付業務の改善事例

受付業務の改善に成功している企業は複数あります。ここでは、具体的な事例を紹介します。

グッドルーム株式会社(以下、グッドルーム)

グッドルームでは、それまで導入していた受付システムは使い勝手が悪く、誰にとってもわかりやすいシステムを探していました。ラクネコを導入したことで、わかりやすく使いやすい環境作りに成功しています。カスタマイズが可能である点もシステムを選ぶ決め手になりました。

新しい受付システムを導入した結果、カスタマイズにより現場の幅広いニーズに対応できています。

グッドルーム株式会社

アディダスジャパン株式会社(以下、アディダスジャパン)

ラクネコを導入したことで、有人で対応していた受付業務の無人化に成功したのがアディダスジャパンです。同社はもともとシステムの導入を検討していましたが、新型コロナウイルスの感染対策を強化する必要もあり、導入に踏み切りました。

自社にあわせたカスタマイズができるため、受付業務の効率化につながっています。サポート体制が充実している点も、安心して利用できる理由のひとつです。

アディダスジャパン株式会社

株式会社リョーサン(以下、リョーサン)

リョーサンには、受付に専任の担当者を配置していましたが、人数が少ないため負担がかかるという課題がありました。そこで受付システムを導入し、有人対応と組みあわせて運用する解決策を実施しました。

同社はラクネコの導入により、受付業務の負担を削減することに成功しています。人の判断が必要な部分は従来通り担当者が対応するなど、システムと人が連携してスムーズな運用を実現できています。

株式会社リョーサン

まとめ

受付業務は、従業員にとって大きな負担となっているケースも少なくありません。効率化するためには、業務改善が必要です。受付システムを導入すると、受付業務の無駄を効果的に削減できます。

ラクネコは、多彩な通知方法を選べる受付システムです。来訪者はQRコードによる受付ができるため、機器への接触も最小限に抑えられます。月額5,000円(税抜)から制限なく機能を利用できるので、ぜひ導入を検討してください。

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この記事を書いた人

ラクネコ ブログチーム

クラウド受付システム「ラクネコ」ブログを運営する、株式会社プロトソリューションのスタッフです。受付に特化し、月額5千円で利用できるクラウド受付システムラクネコは、数多くの企業様に導入いただいています。

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