移転を機にラクネコを導入！
受付業務の負担軽減と
セキュリティ向上を実現

ビルの所有・運営やリーシング事業を中心に、不動産サービスを展開している音羽建物株式会社。同社では管理会社やデベロッパーをはじめ、日々多くの取引先が来社するため、受付業務は欠かせない業務の1つでした。しかし以前のオフィスでは、受付から執務スペースが見えてしまうレイアウトだったことから、セキュリティ面への不安や、総務担当者へ受付対応が集中することによる業務負担など、さまざまな課題を抱えていました。

こうした状況を改善するため、同社はオフィス移転を機に受付体制を見直し、受付システム「ラクネコ」を導入。受付業務の効率化だけでなく、来訪者対応の品質向上やセキュリティ強化も実現しました。今回は、音羽建物株式会社の石田洋右様に、ラクネコ導入の経緯や導入後の変化、受付業務の改善効果についてお話を伺いました。

入口を入ればすぐオフィス！受付業務の負担やセキュリティ上の懸念が課題だった

— 本日はよろしくお願いします。はじめに音羽建物様の事業内容と、今回ラクネコをご導入いただいた拠点の概要について、お聞かせ願えますか？

石田：音羽建物株式会社は、ビルの所有・運営やリーシングを中心に、不動産に関するさまざまな事業を展開しています。管理会社やデベロッパーをはじめ、多くのお客様と日常的に打ち合わせを行っており、ご来社いただく機会も少なくありません。ラクネコを導入したこちらの拠点は、約22名が勤務するオフィスです。オフィス面積は約388㎡で、大・中・小の会議室や応接室に加え、執務スペース内にも打ち合わせができるミーティングエリアを設けています。現在は入口にラクネコを設置し、受付後はそのままお待ちいただくか、受付時に表示された会議室や応接室までお客様ご自身で進んでいただく形です。その先の執務スペースは、セキュリティカードがないと入れません。

以前の受付には呼び鈴を設置。来訪者対応は総務担当者

— ラクネコをご導入いただく前の受付業務は、どのようになっていたのでしょうか？

石田：以前のオフィスでは、入口付近に受付カウンターを設置し、来訪されたお客様には呼び鈴を押していただく運用を行っていました。呼び鈴が鳴ると総務担当者が受付へ向かい、ご用件を確認したうえで担当社員へ取り次ぐという流れです。

ただ、総務担当者が席を外していたり、外出していることも珍しくありません。その場合は近くにいた社員が対応することになるのですが、ある時は、近くにいた取締役が受付対応を行ったこともありました（笑）。いずれにせよ、来訪者があった時には、総務担当者を含めた誰かが、本来取り組んでいた業務を中断して対応せざるを得ない状況でした。来訪のたびに社員が業務を止めることになるので、生産性の低下につながっていたと感じています。また、来訪者が受付周辺で担当者を待つ間、通路がふさがれて社員の移動がしにくくなることもありました。オフィスの動線にも影響が出ていたため、日常業務の妨げになる場面も少なくありませんでしたね。

さらに大きな課題だったのがセキュリティ面です。当時のオフィスは、入口を入るとすぐ執務スペースが見えるレイアウトだったため、来訪者から社内の様子がそのまま見えてしまうという環境でした。受付近くで勤務する社員は来訪者の視線を常に意識する必要があり、特に女性社員にとっては心理的な負担になっていたと思います。また、このようなオープンな構造だったので、飛び込み営業やアポイントのない来訪者が入り込みやすい点も気になっていました。受付業務の負担だけでなく、情報管理や社員が安心して働ける環境づくりという観点からも、受付体制を見直す必要があると強く感じていました。

オフィス移転を機に受付体制の見直しを実施

— そうした課題を抱える中で、どのような経緯で受付システムの導入を検討されたのでしょうか？

石田：以前のオフィスは、今回移転した建物と同じビルの1階にありました。そこから4階へ移転することになったタイミングで、これまでお話ししてきた受付業務の負担やセキュリティ面の課題を解決し、あわせて業務の効率化も図りたいと考えました。移転はオフィスのレイアウトを一から見直せる貴重な機会だったので、これを機に受付システムの導入も検討し始めたのです。

— プロトソリューションのラクネコを選ばれた理由を教えていただけますか？

石田：Web検索でラクネコの存在を知り、問い合わせをしたのがきっかけです。いろいろ聞くなかで、まず魅力的だったのが、初期費用や月々の運用コストが抑えられる点でした。中小規模の当社にとって、導入しやすいと感じたポイントです。受付システムというと、大掛かりな設備工事や高額な初期費用が必要という印象がありましたので（笑）。

しかしラクネコは、iPadがあればすぐに利用できるため、大規模な工事を行う必要がありません。新しいオフィスへスムーズに導入できる点は、大きなメリットでした。また、普段利用しているOutlookと連携できる機能があり、実際の運用イメージがしやすかったことも魅力に感じました。ほとんどの社員が使うことになるので、日々の業務フローに無理なく組み込めそうだという安心感があったのも大きかったです。

加えて、お試し期間が用意されていたため、実際の使用感を確認したうえで判断できるという安心感もあり、導入のハードルはさらに下がりました。移転作業と並行して導入準備を進める必要があったので、準備の手間が少なく済むという点は非常にありがたかったです。

受付システム「ラクネコ」を導入！受付業務は劇的に変わった

— 実際にラクネコをご導入いただいて、受付業務にはどのような変化がありましたか？

石田：導入後は、受付業務のあり方が大きく変わったと感じています。ラクネコはOutlookの予定表と連携しているため、会議の予定を登録すると同時に、お客様への招待メールとQRコード*の送付が自動で行われます。事前準備の手間がぐっと減りました。

受付対応のスピードも変わりましたね。以前は来訪者が呼び鈴を押し、総務担当者が受付へ向かい、ご用件を確認してから担当社員へ連絡するという流れでした。そのため、担当者が受付に到着するまで来訪者をお待たせしてしまうこともありました。現在は、来訪者が受付のiPadを操作するとSMSやメールで担当者へ直接通知が届くため、受付担当者を介する必要がありません。担当社員がそのまま受付までお迎えに行けるようになり、来訪者をお待たせする時間が大幅に短縮されました。アポなしのお取引先様が来社された時も担当社員宛に会社名とお名前が表示された通知が届きますので、安心して対応することが可能となりました。

また、ウェルカムメッセージ機能を使えば、会議室へのご案内や待機のお願いなどを画面に表示できるため、来訪者の方にも安心してお待ちいただけます。受付業務そのものがシンプルになったことで、来訪されたお客様にスムーズな対応ができるようになり、会社としての印象も向上したと感じています。

導入前は社員がうまく使いこなせるか少し不安もありましたが、実際に運用を始めてみると、想像していた以上にスムーズに定着してくれたという印象です。操作画面がシンプルなので、幅広い年齢層の社員でも迷わず使えていますし、固定電話に依存しない、モバイル中心の働き方に合った受付体制を構築できたと感じています。

ラクネコで受付業務の課題を解決

— なるほど。ではラクネコの導入によって、どのような課題が解決されたとお考えですか？

石田：まず、総務担当者が担っていた受付・取り次ぎ業務そのものが、ほぼ発生しなくなりました。したがって、総務担当者以外の社員が、来訪者対応のために本来の業務を中断する必要もなくなっています。お客様にとっても、待ち時間やそれに伴うストレスが軽減されたのではないかと思いますし、社員の側も来訪者の視線を気にする必要がなくなり、心理的な負担が軽くなりました。これまで来訪者対応に費やしていた時間を、本来の業務にしっかり充てられるようになったのは、業務効率の点で大きな効果です。数字には表れにくい部分なのですが、社員一人ひとりの集中力が保たれるようになったことは、地味ながら大きな変化だと感じます。

次はセキュリティの強化です。受付システムを導入したことで、執務スペースを外部から見えない構造に変更でき、全体的なセキュリティの強化につながったと考えています。受付の時点で来訪目的を確認できる仕組みになったことで、飛び込み営業や意図しない来訪者、不審な来訪者の入館を防止できるようになったのは、セキュリティ上の大きなメリットです。

オフィス全体としても、スマートで現代的な受付環境になったことで、企業イメージの向上にもつながっていると感じます。取引先の皆様からの信頼感の向上、特にセキュリティ体制がしっかりしている企業だという印象にも寄与しているのではないかと思います。

受付業務に悩みを抱えている企業へのメッセージ

— 最後に、受付業務に課題を感じていらっしゃる企業の方へメッセージをお願いできますか？

石田：ラクネコは、受付専任のスタッフを置いていない中小規模の企業ほど、導入の効果を実感しやすいシステムだと思います。総務担当者が担っている来訪者の取り次ぎ業務にかかる負担を確実に減らせますし、そこで効率化できた時間をより生産的な業務やコア業務に充てられるようになります。

低コストで、しかも大掛かりな工事が不要な点、お試し期間がある点なども、導入のハードルを下げてくれるポイントだと思います。導入を検討する段階で、専門的な知識がなくても扱えるかどうかは気になるところだと思いますが、その点も心配はいらないと感じています。セキュリティの強化やお客様の体験向上にもつながりますので、費用対効果は高いのではないでしょうか。

当社は実際に導入してみて、大きなデメリットやマイナスな要素は感じておらず、現在まで安心して使い続けられています。当社のような規模感の企業にとって、ラクネコは非常に使いやすい受付システムだと思います。もし、これからオフィスの移転を予定されている企業様がいらっしゃれば、受付の動線や業務プロセスを見直す絶好のチャンスですので、ぜひ検討してみていただければと思います。

— 本日はお忙しいところ、ありがとうございました。

オフィス移転をきっかけにラクネコを導入した音羽建物株式会社では、受付業務の効率化だけでなく、総務担当者の負担軽減や業務効率の向上、さらにセキュリティ強化まで実現しました。また、担当者へ直接通知できる仕組みにより、来訪者を待たせないスムーズな受付対応が可能となり、企業イメージの向上にもつながっています。

受付専任者を置きにくい中小規模の企業にとって、低コストかつ工事不要で導入できるラクネコは、来訪者対応の効率化とセキュリティ向上を同時に叶える有効な選択肢となります。オフィス移転は、受付体制を見直す絶好の機会です。受付業務に課題を感じている企業は、ラクネコの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

*株式会社デンソーウェーブの登録商標です