一人の負担を全員に分散！
顧客応対の質も向上させたSlack連携

本日はお忙しいところ、ありがとうございます。はじめに、GeNiE様の事業内容と、拠点の概要についてお聞かせいただけますか？

金井さん：当社はエンベデッド・ファイナンス（組込型金融）のサービスを展開している企業です。エンベデッド・ファイナンスとは、非金融事業者が自社のサービスやアプリの中に、決済、融資、保険といった金融機能を組み込んで提供する仕組みのことです。従来、お金を借りる際にはローン会社や銀行へ直接申し込む必要があり、心理的にもハードルの高いものでした。当社はそのハードルを下げ、ECサイトやアパレルなど、日常的に使う馴染みのあるサービスの中でシームレスに借入れができる仕組みを開発し、取引先企業に提供しています。

従業員数は、派遣社員や常駐のシステムベンダーを含めて80〜90名程度で、拠点はこのオフィス一箇所のみです。そのうち40名ほどがラクネコを利用しています。エントランスは正面がガラス張りになっていて、来訪いただいた方に、当社の雰囲気をそのまま感じていただけるつくりにしています。正面から見えないオフィスの奥には、個人のお客さまへの電話対応をはじめとした顧客接点部署を設けています。

Slack連携とわかりやすさ、コストを念頭に受付システムを検索

受付システムを導入されたきっかけと、ラクネコを選ばれた決め手を教えていただけますか？

金井さん：受付システムを検討し始めた直接のきっかけは、オフィスの移転です。移転によってエントランスというスペースができた一方で、来訪に気づけずお客さまをお待たせしてしまう事態が発生する懸念が生まれました。これを解消するために、受付システムの導入を決めました。

受付システムのラクネコは、ウェブ検索で見つけました。グループ会社が導入している他社の受付システムの資料とも比較しましたが、正直なところ、資料を見た段階で「ラクネコ一択」でしたね（笑）。

最も重視していたのは、誰でも迷わず使える操作性のわかりやすさです。加えて費用面においても予算内であったため、即決でした。また、当社はSlackをメインのコミュニケーションツールとして使用していましたので、Slackと連携できる点も選定の大きな決め手になりました。普段から使い慣れているツールにそのまま通知が届けば、社員が新しい操作を覚える必要もありませんから、社内にスムーズに定着するだろうと考えたんです。

導入も非常にスムーズでした。操作が簡単でわかりやすいうえ、プロトソリューションさんが用意してくださっている「Slack専用チャンネル」による手厚いサポートのおかげで、不明点があってもその場ですぐに解消でき、時間をかけずに設定が完了しました。

タブレットさえあればすぐに利用でき、設置に特別な工事が不要という点も、タイトな移転スケジュールにぴったり合いました。おかげさまで、新オフィスのオープンとほぼ同時にラクネコの利用を開始できました。受付システムの導入がこれほど簡単に進むとは思っていなかったので、うれしい驚きでしたね。

実際にラクネコを導入されて、受付業務はどのように変わりましたか？Slack連携の活用方法も併せてお聞かせください。

金井さん：一番のポイントは、来訪を知らせる通知が「担当者への直接のメンション」と「全体宛てのメンション」の2パターンに使い分けられることです。来訪の約束がある場合は、約束している担当者本人にSlackでメンションが届くようになっています。一方、郵便や配送業者の方といった突発的な来訪の場合は、全員宛てに通知が飛ぶ仕組みです。全体に通知されることで、近くにいる人や手が空いている人がすぐに対応できるようになりました。担当が決まっている来訪は本人へ、誰でも対応できる来訪は全員へ。この使い分けができる点が、とくに便利だと感じています。

また、約束のある来訪者には、事前に入館用のQRコードをお送りできる点も便利だと感じています。来訪の際に受付の端末へかざしていただくだけで担当者にSlackで通知が届きますので、お名前を入力していただく手間もなく、とてもスマートな受付を実現できました。ご来訪者から「この受付システムはどこの会社のサービスですか？」と関心を持っていただくことも多く、対外的な印象の向上にもつながっていると感じますね。オフィスの拡大とともに受付の仕組みもアップデートできたと実感しています。

そして強調したいのが、設定も操作もとにかく簡単なことです！ 導入してから、社員から操作に関する質問が出たことはほとんどありません。端末の設定とGoogleカレンダーとの紐付けという初期設定さえ済ませてしまえば、あとは本当に簡単だという声が社内からも上がっています。設定のハードルが低いからこそ、通知の使い分けやQRコードといった機能も、使いこなせているのだと思います。

受付対応の負担集中を解消！他にもメリットがたくさん

便利にご活用いただいて本当にうれしいです！導入前の課題だった、特定の方への負担集中も解消されましたか？

金井さん： はい、おかげさまで（笑）特定の誰かに頼りきりだった移転前の受付対応から、みんなで自然に対応できる体制に変わったのは、本当に大きな変化でしたね。来訪者をお待たせしてしまう問題もなくなりましたし、どなたがいついらっしゃったのか、履歴を残せるようになった点も良かったです。来訪履歴が残ることは、後からの確認にも役立ちますし、セキュリティ管理の観点でも安心材料になっています。

それから、約束をしているお客さまなのか配送業者の方なのかが通知の時点で区別できるため、「どんな来訪かわからないまま対応する」という社員の心理的な負担も軽減されました。移転前の受付体制と比べると、セキュリティの面でも確実に向上していますし、Slackの通知を見て対応の要否をすぐに判断できるので、一人ひとりが落ち着いて行動できるようになったのも良い点です。

もし移転前の運用をそのまま続けていたら、エントランスでは来訪に気づくことができず、結局は誰かが毎日ドアの近くに座る「受付係」がまた生まれていたと思います。そう考えると、移転のタイミングでラクネコを導入して本当に良かったと思っています。

最後に、受付業務に悩みを抱えている企業の方へメッセージをいただけますか？

金井さん： 操作性、費用感、導入後のサポートのすべてを含めて「本当にラクネコで良かった」と実感しており、心からお勧めしたいという気持ちです。サポートの対応も迅速で、一時的なエラーについて問い合わせた際にも、解消方法をすぐに回答していただけました。困ったときにすぐ相談できる体制があるのは、システムを運用するうえで本当に心強いものです。

毎月、季節の壁紙を送っていただけるなど、導入後のコミュニケーションも手厚く、安心して使い続けられています。受付業務にお悩みの企業さまにお伝えしたいのは、「とにかくお勧めしたい」これに尽きますね。

最高のお言葉をいただけました！ 本日はお忙しいところ、ありがとうございました。