常に人材不足のIT業界
スマートなオフィスを訴求し
社員は3年で倍以上に！

日野コンピューターシステム株式会社様は、日野自動車グループのIT部門を一手に担うグループ会社です。従業員は派遣社員を含め約500名にのぼりますが、業務が年々拡大を続けているため、慢性的な人材不足に悩まされています。今回インタビューにお伺いした八王子オフィスは、コミュニケーションが図れて情報発信の拠点であると同時に、人材確保という大切な役割も持っており、採用の募集や面接はこちらで行われています。

そんな日野コンピューターシステム様が八王子オフィス開設に合わせ、IT企業らしいスマートで効率的な来客対応を実現するために選んだのが、受付システム「ラクネコ」。本記事では、ラクネコ導入の経緯や導入後の効果について、管理部の籏野様と栗原様にお話を伺いました。

日野自動車グループをIT・ソリューション・シェアードで支える

— 本日はお忙しいところ、ありがとうございます。よろしくお願いします。はじめに、日野コンピューターシステム様の事業概要についてお聞かせ願えますか？

籏野：当社はもともと日野自動車の情報システム部門でしたが、現在は独立し日野自動車グループのIT部門を一手に担う100％子会社として、ITサービス、ソリューションサービス、シェアードサービスの3つを事業の柱に事業展開をしています。

ITサービスでは、日野自動車グループのシステム開発や運用保守を幅広く手がけています。ソリューションサービスでは、DX支援のほか、トラックの完成検査にAIカメラを活用した検査システムや、データ活用サービスなども提供しています。またシェアードサービスとして、人事部門や経理部門の業務も請け負っていまして、グループを支える業務の範囲はかなり広くなっています。

従業員は協力会社の方を含めて約500名。内訳は正社員が340〜350名、協力会社の方が約200名です。開発に関わる大半のメンバーは、日野自動車の中に常駐するオンサイト勤務となっています。当社の拠点は日野本社とこちらの八王子オフィス、新宿の3つで、八王子オフィスは、DX人材の確保を目的として2024年4月に駅近の現在の立地に開設されました。ラクネコは日野本社とこの八王子オフィスに導入済みで、今秋開設予定の日野駅前の新オフィスへの導入も検討しているところです。

旧オフィスの受付はテーブルだけ。応対は付近にいる社員が担当した

— ラクネコをご導入いただく前の受付業務は、どのようになっていたのでしょうか？

籏野：以前の拠点は、日野自動車のすぐ近くにある日野本社でした。今はラクネコを導入済みですが、当時の本社には内線電話などの受付設備も、受付の担当者もいませんでした。来訪者に気付いた社員が、その都度対応するという運用だったのです。部屋のレイアウトも入口からオフィスの中まですぐに見渡せてしまうものだったので、情報漏えいやセキュリティの面で課題を感じていましたね。来客対応はどうしても「気付いた人がやる」という属人的なものになりがちで、近くの席の社員が業務を中断して対応しなければなりませんでした。誰がいらっしゃったのかを社内で把握しづらく、担当者への取り次ぎにも手間がかかっていました。

業務拡大で不足するIT人材！「人が勤めたくなるオフィス」に変わる必要があった

— 八王子オフィスの開設・移転には、採用面での狙いもあったとお聞きしました。

栗原：八王子オフィスは2024年4月に開設しました。事業拡大に伴い人員が増え、本社だけでは手狭になってきたことが開設・移転の大きな要因です。ただおっしゃるとおり、ITやDX人材の採用強化も重要な目的の1つでした。

新しいオフィスを探す際は、「駅から近いこと」、「雨に濡れずに通勤できること」など、採用活動でも訴求できる立地を重視しました。この業界では慢性的な人材不足が続いており、優秀な人材を確保するためには、仕事内容だけでなく働く環境そのものも重要になります。そのため利便性が高く、人が勤めたくなるオフィスづくりを進めることが重要だったのです。

私たちはIT企業ですから、「もっとスマートで先進的な受付環境を整えたい」という思いもありました。新オフィスの開設というタイミングは、受付体制そのものを見直す絶好の機会だったのです。

— プロトソリューションのラクネコを選ばれた理由を教えていただけますか？

栗原：IT企業らしい受付システムを探す中で、Web検索でラクネコを知りました。最終的にラクネコを選んだ理由は、導入コストとランニングコストの両方が抑えられる点や短期間に導入できること、移転スケジュールにも合わせやすい点を評価しました。ラクネコはiPadを設置するだけで利用でき、大掛かりな工事が不要でしたからね。当社の事情や要件とのバランスが良いと判断したんです。実際、受付システムを探したのはオフィス開設に向けた慌ただしい時期でしたが、導入作業も社内調整も大きな負担がなく、スムーズに運用を開始できました。

もう一点、ラクネコの良い点はライセンスの運用が柔軟にできる点ですね。現在は日野本社とこちらの八王子オフィスでそれぞれ50ライセンスの契約をしているのですが、今後は日野駅前のオフィスが増えるのでライセンスを統合して、それぞれのオフィスでシェアして使えればと思っています。
※ラクネコは拠点が違っていても、1契約のライセンスをシェアして使うことができます。

受付システム「ラクネコ」を導入！受付体制は大きく変わった

— 実際にラクネコをご導入いただいて、受付体制にはどのような変化がありましたか？

籏野：まず来訪の通知が担当者へ直接、また即座に届くので、受付からご案内までの時間を短縮することができました。総務の担当者からも担当社員へ迅速に取り次げるようになり、来訪者様をお待たせする時間が明らかに減りました。来客対応のために業務を中断する場面も減って、社員が本来の業務に集中しやすくなったと感じています。

栗原：面接でいらっしゃった方が受付画面の「面接」ボタンをタッチすると、人事へ直接通知が届くのも便利です。常に採用活動を行っている当社にとって、面接対応がスムーズになるのは大きなメリットなんですよ。

名刺の読み取り機能もあるので、どちらのどなたがいらっしゃったのかを把握したうえでご案内できますし、来訪者の情報を社内で共有しやすくなって、受付対応の”見える化”が実現できました。操作もシンプルなので、来訪者様から操作についてのお問い合わせをいただいたことはありません。

ラクネコで以前の課題を解決

— ラクネコの導入によって、導入前に感じていらっしゃった課題は解決できましたか？

栗原：はい。いちばん大きいのは、「近くにいる人が対応する」という人任せの来客対応を解消できたことです。来訪のたびに周囲の社員が手を止めて対応する、属人的な受付運用がなくなりました。担当者への取り次ぎもスピーディーになって、受付対応全体の効率が上がったと思います。

セキュリティの面でも、来訪者がオフィスへ簡単に入れてしまう状況を改善できました。どなたがいついらっしゃったのか、来訪者情報を正確に把握できるようになったので、受付業務の管理や効率も向上しています。何より、IT企業にふさわしいスマートな受付環境を実現できたことは、採用で当社を訪れる方への印象という意味でも良かったと感じています。

受付業務に悩みを抱えている企業へのメッセージ

— 最後に、受付業務に悩みを感じていらっしゃる企業の方へメッセージをお願いできますか？

籏野：ラクネコは、受付業務の簡素化や効率化、セキュリティ性の向上に大きく貢献してくれるシステムだと思います。とくに、オフィス移転を機に受付の運用を見直したい企業には導入しやすい製品ですし、来訪対応を効率化したいのなら、短期間で効果を実感しやすいと思います。

また社内の受付負担を軽減できるだけでなく、来訪者にとってもわかりやすい受付を実現できる点も魅力ですね。コストと導入のしやすさのバランスに優れているので、受付のDX化を進める第一歩としてもおすすめです。今後は、スマートロック（Akerun）との連携など、受付から入退室までを一元化できる機能も活用していきたいと考えています。

— 本日はお忙しいところ、ありがとうございました。

日野自動車グループのIT部門を担う日野コンピューターシステム株式会社様は、DX人材の確保を見据えた八王子オフィスの新設を機に、受付システム「ラクネコ」を導入されました。属人的だった受付業務は、通知機能や面接ボタン、名刺読み取りによってスマートに一新され、取り次ぎの手間や来訪者様を待たせる時間を大幅に削減。セキュリティ強化と採用強化の両面を支える受付へと進化しています。現在オフィスの移転や開設をお考えの企業様は、ラクネコの導入を検討してみてはいかがでしょうか。