アポイントメント作成(Outlookカレンダー デスクトップ版)

アポイントメント作成

• 1.Outlookカレンダーデスクトップ版作成手順

  予定表を開き「件名」や「日時」等を入力し、予定を作成します

• 2. 「ラクネコ」のアイコンをクリック

• 3. ラクネコ項目へ情報を入力します

  来訪者の「会社名」「氏名」「メールアドレス」を入力します。
  「ウェルカムメッセージ」は来訪者が受付を行った際、受付完了画面に表示するメッセージです。

• 4. 英数字の文字列がメモ欄へ反映されたことを確認します

• 5. 招待メールの送信について

  来訪者に招待メールを送信しない場合は、「来訪者へ招待メールを送信する」のチェックを外します。
  デフォルトはチェックありの状態です。

• 6. QRコードの有効期限について

  QRコードをアポイントメント当日のみ有効にする場合、「QRコードを当日のみ有効にする」にチェックをします。
  デフォルトはチェックなしの状態になります。

• 7.担当者以外への通知設定について

  受付後、他の担当者にも通知をしたい場合、「出席者」欄へ担当者を入力をします。
  ※通知をしたい担当者はラクネコ管理画面にユーザーとして登録されている必要があります。

• 8. 「アポイントメント登録」をクリックすると、アポイント登録が完了します

• 9. Outlookカレンダーの保存をする為、「保存して閉じる」をクリックします

• 10. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

  存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を担当者へメールで通知します。
  ※ご来訪者様側で受信拒否などの設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

• 11. 入館案内メールの再通知（リマインド）

  アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
  これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。