ラクネコ

例： 初期設定、 パスワード、 受付フロー、 インターホン

アポイントメント作成(Outlookカレンダー デスクトップ版)

Outlookカレンダー デスクトップ版の事前設定について

事前設定として、Outlookカレンダー デスクトップ版拡張機能の追加が必要です。
こちらのマニュアルをご参照頂き、Outlookカレンダー デスクトップ版拡張機能の追加をお願い致します。

アポイントメント作成

【重要】上書き保存にご注意ください

同じメールアドレスで登録すると、過去の「企業名・来訪者氏名」が最新の情報に書き換わります。

・異なる来訪者を登録する場合は、別のメールアドレスを使用してください。
・メールアドレスが不明な場合は、ダミーのアドレスを入力してください。

ラクネコでは、メールアドレスを元に情報を管理しています。
そのため、同じメールアドレスで別の方を登録すると、古い情報が新しい情報で上書きされます。
同じメールアドレスを繰り返し使用する場合は、十分にご注意ください。

  • 1.Outlookカレンダーデスクトップ版作成手順

    予定表を開き「件名」や「日時」等を入力し、予定を作成します

  • 2. 「ラクネコ」のアイコンをクリック

  • 3. ラクネコ項目へ情報を入力します

    来訪者の「会社名」「氏名」「メールアドレス」を入力します。
    「ウェルカムメッセージ」は来訪者が受付を行った際、受付完了画面に表示するメッセージです。

  • 4. 英数字の文字列がメモ欄へ反映されたことを確認します

メモ欄の注意点

メモ欄へ反映された英数字（receptionData）につきましては、アポイント登録のためにシステムが利用する情報となりますので、削除・変更をしないよう、お願い致します

  • 5. 招待メールの送信について

    来訪者に招待メールを送信しない場合は、「来訪者へ招待メールを送信する」のチェックを外します。
    デフォルトはチェックありの状態です。

  • 6. QRコードの有効期限について

    QRコードをアポイントメント当日のみ有効にする場合、「QRコードを当日のみ有効にする」にチェックをします。
    デフォルトはチェックなしの状態になります。

  • 7.担当者以外への通知設定について

    受付後、他の担当者にも通知をしたい場合、「出席者」欄へ担当者を入力をします。
    ※通知をしたい担当者はラクネコ管理画面にユーザーとして登録されている必要があります。

  • 8. 「アポイントメント登録」をクリックすると、アポイント登録が完了します

  • 9. Outlookカレンダーの保存をする為、「保存して閉じる」をクリックします

  • 10. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

    存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を担当者へメールで通知します。
    ※ご来訪者様側で受信拒否などの設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

  • 11. 入館案内メールの再通知（リマインド）

    アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
    これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。

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