アポイントメント作成(ラクネコ管理画面)

アポイントメント作成

• 1.アポイントメント画面の表示

  管理画面の「アポイントメント」をクリックします。

• 2. 新規作成画面の表示

  アポイントメント新規作成の「+」をクリックします。

• 3. タイトル・開催日時を入力します

  アポイントメント新規作成画面が表示されますので、必須項目の「タイトル」、「開催日時」を入力します。
  「会議室名」の入力は任意となります。

• 4. 担当者以外への通知設定について

  受付後、他の担当者にも通知をしたい場合、「他の参加者」欄へユーザー名の入力、又はプルダウンからユーザーを選択します。
  ※通知をしたい担当者はラクネコ管理画面にユーザーとして登録されている必要があります。

• 5. 来訪者情報を入力します

  必須項目の来訪者情報「会社名」、「氏名」、「メールアドレス」を入力します。
  ※他に来訪者がいる場合は、「来訪者を追加」をクリックして来訪者の情報を入力します。

• 6. 招待メールの送信について

  来訪者に招待メールを送信しない場合は、「来訪者へ招待メールを送信する」のチェックを外します。
  デフォルトはチェックありの状態です。

• 7. QRコードの有効期限について

  QRコードをアポイントメント当日のみ有効にする場合、「QRコードを当日のみ有効にする」にチェックをします。
  デフォルトはチェックなしの状態です。

• 8. アポイント登録を行います

  「登録」ボタンをクリックしアポイントメント登録が完了します。

• 9. 受付コードをメールで自動送信

  アポイントメントの登録が完了しますと受付コードが添付されたメールが送信されます。
  ご来訪者様とアポイントメントを登録した担当者宛にお送り致します。
  受付の際は記載のＱＲコード又はパスコードで受付することが可能となります。
  
  ※アポイントメントの削除しますと送付された受付コードは無効となります為、ご注意ください。

• 10. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

  存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を担当者へメールで通知します。
  ※ご来訪者様のメールサーバーなどで拒否設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

• 11. 入館案内メールの再通知（リマインド）

  アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
  これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。

アポイントメント更新

• 1. アポイントメントの内容変更

  変更したいアポイントメントの右側の「ペン」アイコンをクリックします。

• 2. アポイントメントの内容変更

  アポイントメント更新画面が表示されるので、内容を変更して「登録する」をクリックします。

アポイントメント削除

• 1. アポイントメントの削除

  削除したいアポイントメントの右側の「ゴミ箱」アイコンをクリックします。

• 2. アポイントメントの削除

  削除してもよろしいですか？と表示されるので、「OK」をクリックします。