（管理者向け）アポイントメントの一括登録

本機能を利用する事で、各ユーザーのアポイントメントを管理者にてCSVファイルより一括登録を行う事が可能です。

アポイントメントの一括登録

• 1.アポイントメント画面よりCSVファイルをダウンロードします

  管理者アカウントにて「アポイントメント画面」開き、「CSVダウンロード」をクリックしCSVファイルをダウンロードします。

• 2.インポート用CSVファイルの作成

  ダウンロードしたCSVファイルを開き、アポイントメント情報を入力します。

項目	入力要否	内容	入力例
タイトル	必須	アポイントメントのタイトルを入力します。	○○○定例会議
開始時間	必須	アポイントメント開始時間になります。	2025/04/01 13:00 日付と時間の間は半角スペースで入力し、時間は24時間表記になります。
終了時間	必須	アポイントメント終了時間になります。	2025/04/01 14:00 日付と時間の間は半角スペースで入力し、時間は24時間表記になります。
担当者	任意	担当者名を入力します。	ラクネコサポ－ト1
担当者メールアドレス	必須	担当者はメールアドレスで入力します。	support1@rakuneko.jp
他の参加者	任意	担当者以外に通知設定したいユーザー名を入力します。	ラクネコサポ－ト2
他の参加者メールアドレス	任意	担当者以外に通知設定したいユーザーのメールアドレスを入力します。	support2@rakuneko.jp
来訪企業	必須	来訪者の企業名を入力します。	株式会社ラクネコ
来訪者	必須	来訪者のお名前を入力します。	ラクネコ太郎
会議室名	任意	会議室名を入力します。	会議室A
来訪者メールアドレス	必須	来訪者のメールアドレスを入力します。	hogehoge@rakueko.jp
メールメッセージ	任意	来訪者へ招待メール内に案内したい内容を入力します。	ラクネコ太郎様お世話になっております。ご来訪の際、受付端末で受付用QRコードをかざして受付操作をお願い致します。
ウェルカムメッセージ	任意	受付後の完了画面に表示されるメッセージを入力します。	ご来訪ありがとう御座います。
来訪者へ招待メールを送信する	必須	入力例のように、「yes」「no」で入力します。	送信する場合：yes 送信しない場合：no
QRコードを当日のみ有効にする	必須	入力例のように、「yes」「no」で入力します。	当日のみ有効にする場合：yes 当日以外も有効にする場合：no

• 3.作成したCSVをアップロードします

  再度、アポイントメント画面を開き、画面右側にある「一括編集」をクリックし、「CSVアップロード」で手順2で作成したCSVファイルを選択します。

• 4.アップロード内容を確認します

  日時・担当者・来訪者情報・タイトル・アポイントメントの件数が表示されます。
  入力内容に誤りがない場合、「登録する」ボタンをクリックします。
  修正する場合は「キャンセル」をクリックし、CSVファイルの修正を行います。

• 4.登録された内容を確認します

  開始日、終了日を選択し「全体」にチェック後、登録したアポイントメントが表示されます。
  一括登録をした管理者に登録完了メールが、招待メール送信をyesにしている場合は来訪者へ招待メールが送信されます。

• 5. 登録後の担当者、ご来訪者様へのメールについて

  アポイントメントの登録が完了しますと受付コードが添付されたメールが送信されます。
  ご来訪者様と一括登録をした管理者宛にお送り致します。
  受付の際は記載のＱＲコード又はパスコードで受付することが可能となります。
  
  ※アポイントメント担当者には登録完了メールは送付されません。
  ※アポイントメントの削除しますと送付された受付コードは無効となります為、ご注意ください。

• 6. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

  存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を管理者へメールで通知します。
  ※ご来訪者様のメールサーバーなどで拒否設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

• 7. 入館案内メールの再通知（リマインド）

  アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
  これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。