アポイントメント作成(Googleカレンダー)

アポイントメント作成

• 1.Googleカレンダーでの作成手順

  作成をクリックします。
  作成画面が表示されたら、その他のオプションをクリックします。

• 2. 来訪者情報の入力

  予定作成画面が表示されますので、来訪者の会社名・氏名・メールアドレスを入力します。

• 3. 登録情報入力

  タイトル・開催日時を入力します。

• 4. メモ欄の注意事項

  メモ欄に英数字の文字が羅列されますが、アポイント登録のためシステムが利用する情報となるため、変更・削除などをしないようお願い致します。

• 5. 招待メールの送信について

  来訪者に招待メールを送信しない場合は、「来訪者へ招待メールを送信する」のチェックを外します。
  デフォルトはチェックありの状態です。

• 6. QRコードの有効期限について

  QRコードをアポイントメント当日のみ有効にする場合、「QRコードを当日のみ有効にする」にチェックをします。
  デフォルトはチェックなしの状態になります。

• 7. 担当者以外への通知方法

  「ゲストを追加」欄に担当者を追加する事で、受付完了後ゲスト追加された担当者へ通知をする事が可能です。
  

  
  ゲストへの通知は以下設定・操作が必要です。
  ・ラクネコ管理画面にユーザーとして登録されている。
  ・ゲスト追加後、インビテーションもしくはカレンダー上でアポイントの参加操作をしている。

• 8. 登録完了

  保存をクリックするとアポイント登録が完了致します。

• 9. ラクネコ管理画面への反映について

  アポイントメントの登録後、ラクネコ管理画面のアポイントメント画面にて登録した内容が反映されます。

• 10. 受付コードをメールで自動送信

  アポイントメントの登録が完了しますと、受付コードが添付されたメールが送信されます。
  来訪者様とアポイントメントを登録した担当者宛にお送り致します。
  受付の際は記載のＱＲコード又はパスコードで受付することが可能となります。
  
  ※アポイントメントの削除しますと、送付された受付コードは無効となります為、ご注意ください。

• 11. 受付コードのメール送信が異常終了した場合について

  存在しないメールアドレスが設定された場合など、ご来訪者様へメール送信が異常終了した場合、受付コードがお送りできなかった旨を担当者へメールで通知します。
  ※ご来訪者様のメールサーバーなどで拒否設定をされていた場合、本メールは送付されませんのでご注意ください。

• 12. 入館案内メールの再通知（リマインド）

  アポイントの登録日から、実際の来訪まで１週間以上空く場合、予定日の前日に来訪者様へ再通知（リマインド）を行います。
  これにより、アポイント忘れを防ぐ事ができます。