「働き方改革」に大きく貢献
電話通知機能で
社員が働く場所に囚われない

コロナ禍をきっかけに受付クラウドシステムを検討

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

井谷：受付スタッフが常駐し、来客者の対応をする「有人受付」でした。日本の本社内にあるキャロウェイ東京パフォーマンスセンターでは、最新の設備を使ったフィッティングのサービスを提供しており、どうしても人の対応が必要になるため、有人の運用を続けていました。

— そうした中、受付クラウドシステムを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

井谷：フィッティングのサービスを提供している以上、有人の受付は継続していこうと思っています。ただ、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけにビジネスのあり方や働き方が大きく変わりました。これはコロナ前からあった話なのですが、受付のスタッフが担当者に取り次ぎをしようと思っても、なかなか担当者が見つからないケースがあったんです。

今後、働き方が変わることで、ますます担当者を呼び出すのが大変になるのではないか。そう思い、仕事の取引先や業者の来客対応は“無人化”すべく、導入の検討を開始しました。

「価格」と「機能面」の両方が魅力的でした

— ラクネコを導入する決め手は何でしたか？

井谷：価格と機能面の両方が決め手になりました。まず価格について、月額1万円（100名毎）で使えるというのは他社と比較しても魅力でした。そして機能面ですが、シールプリンターと連携できるのは良かったポイントです。

弊社は昨年の3月中旬頃、本国から「感染防止の対策を行ってほしい」と言われ、まずは可能な範囲から対応していました。そのひとつがビジターカードの受け渡しを“シール”に切り替えることです。今までは受付でビジターカードを渡し、帰りに返却してもらっていたのですが、それでは接触の機会ができてしまいます。

そこで受付でシールを発行し、自分で貼って、帰りに捨ててもらうことにしたんです。そのため導入にあたって、シールプリンターと連携は必須の機能でした。

ラクネコはそれ以外にも受付用QRコードの発行機能、電話での受付通知機能がすごく魅力的でした。他社のシステムはメールで送られてきた4桁の番号を入力しなければならないのですが、ラクネコはQRコードをかざすだけでいい。これは非接触で受付を進められるので、新型コロナウイルスの感染防止の目的でもすごく良いと思いました。

また、電話での受付通知機能は期待以上でした。弊社は新型コロナウイルスの影響もあり、在宅勤務を推奨する一方、フリーアドレスやグループアドレスを3月から採用し、出社したときはどこでも働けるようになります。導入前は、いくら個人がスマートフォンを持っているとはいえ、内線がないと取り次ぎが面倒になるなと思っていたのですが、ラクネコに電話での受付通知機能があると聞き、これがあれば問題ないと思いました。

こうした理由から、他社もいくつか検討させていただいた中、総合的に見てラクネコが一番いいと思い、決めさせていただきました。実際、検討段階ではOutlookに対応しておらず、担当者から「対応には数カ月かかります」と言われていたのですが、「ラクネコには待つだけの価値がある」と思い、Outlookに対応してから導入しました。

「働き方改革」に貢献してくれる

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

井谷：まずは社員のパソコンやスマートフォンにラクネコを登録してもらうことから始まるので、その周知を行い、実際に登録してもらうのが大きなハードルですね。

社内のIT部門の人と一緒に進めているのですが、なかなかマニュアル通りにやってもらえないので、今はそこに苦労しています（笑）。

ただ、運用を始めてしまえば、操作方法は慣れていくと思いますので、最初の登録のハードルだけ超えられればといったところです。

— 管理者の一括設定機能は開発を進めてるところなので、楽しみにお待ちください！

井谷：それはありがたいですね。こうして必要に応じて、新たな機能がスピード感持って実装されていくのも、ラクネコの良いところだと思います。

— ありがとうございます。ラクネコに期待することがあれば教えてください。

井谷：前述した通り、弊社はフィッティングのサービスを提供しているので、すぐに受付が完全無人になることはないでしょう。受付スタッフと受付クラウドシステムによるハイブリッドでの運用が続いていくと思います。

それでもラクネコを導入したことで、来客の通知が担当者のスマートフォンに直接通知がいくようになったのは大きな変化です。過去に弊社はフリーアドレスやグループアドレスを導入しようとしたことがあるのですが、そのときは失敗に終わりました。ですが、ラクネコがあれば担当者がどこで働いていようが、本人に通知がいくので、「担当者がどこにいるかわからない」といったこともなくなります。

まだ導入したばかりなので、社員の反応もあまり掴み切れていないですが、きっと弊社の働き方改革に大きく貢献してくれるはずだと思います。

— キャロウェイゴルフさま、ありがとうございました！