複数チャットツール対応、
カスタマイズ可能
ラクネコは「シェアオフィス」
に最適な受付システム

“分かりやすい”受付システムを探していた

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

白石：弊社は“その人らしい”働き方とビジネスの成長を応援するシェアオフィス「GOOD OFFICE」を新橋や有楽町、渋谷、品川など9拠点で展開しています。受付の方法は10拠点（新橋、有楽町、六本木、日比谷、渋谷、品川、錦糸町、薬院、呉服町、大阪本町）で異なり、有人受付のところもあれば、無人受付のところもありました。

例えば、有楽町のシェアオフィスは基本的に有人受付の運用を続けていて、来訪者があれば受付スタッフが対応し、入居している企業様の担当者に繋いでいました。

一方で、無人受付のシェアオフィスには受付システムが当然ですが必要になりますし、有人受付のシェアオフィスも営業時間外や土日祝は無人受付になってしまうので、タブレットを活用した受付クラウドシステムは以前から導入していました。

— そうした中、ラクネコを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

白石：過去の導入していた受付システムは、タブレットから担当者の名前を検索してもらい、名前を押すと登録されている電話番号に電話が繋がり、会話ができるというものでした。電話をかける画面までに時間がかかり来訪者を受付にお待たせしてしまうことがありましたし、運用していく中で声が聞き取りづらい問題も発生していました。

また、新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、入居している企業様の中には受話器を耳につける行為は嫌がる人もいるので、改善の余地はあると思い、新たな受付クラウドシステムの導入は昨年の夏頃から検討を進めていました。

中本：シェアオフィスには複数の企業様が入居されているため、従来の受付システムでは「来訪者がどの企業宛か分かりにくい」といった声は何度か挙がっており、それがクレームになっていました。運営側としてはずっと大きな課題として認識しており、複数のサービスを比較しながら、新たな受付クラウドシステムの導入を検討していました。

「カスタマイズ可能」が導入の決め手

— いくつかの受付システムを検討する中、ラクネコを導入する決め手は何だったのでしょうか？

中本：導入にあたって重視していたのは“分かりやすさ”です。それでいて、複数の企業が登録できるなどシェアオフィスに対応できるかどうかを軸に受付システムを探していました。現在、受付システムはさまざまありますが、その多くがシェアオフィスに対応していなかったんです。基本的に受付システムはひとつの企業で活用することが前提となっているので、複数企業の登録はカスタマイズが必要でした。

カスタマイズを依頼して導入する手段もありましたが、カスタマイズには導入費用とは別途で費用がかかってしまうため「それだと導入が難しいな」と二の足を踏んでいたんです。そうした中、ラクネコは二つ返事で「カスタマイズできますよ」と言ってくれたので、それが決め手となってラクネコを導入することにしました。

迫田：またタブレットの最初の画面に会社のロゴと社名がアイコンで表示され、その中から会社を選んで担当者を呼び出す。その機能が他の会社の受付クラウドシステムにはないものでした、なおかつ、受付の画面も会社ごとにカスタマイズできる。

私たちは複数の企業様に入居いただいているのですが、受付に対するご要望は会社ごとに異なります。一概に「これがいい」と言える状況ではなかったのでカスタマイズ可能で、会社ごとの分かりやすさを追求できるラクネコはシェアオフィスに最適だと思いました。

白石：実際に今年の1月から運用を開始しているのですが、入居している企業様からも良い反応をいただいています。

迫田：入居企業様もそうですが、ラクネコを導入したことで自社の受付の運用フローもかなりスマートになりました。以前は基本的には通話が必要となっていたので、宅配業者や来訪者が来ても、誰かが電話をとらなければ見逃してしまっていました。

ただ、通知を手持ちのスマートフォンやSlackやGoogle Chatなどのチャットツールに一度飛ばしてくれれば必ず誰かが見てくれます。来訪者の見逃しが少なくなりましたし、受付対応の速度も早くなったのはすごく良かったと思います。

複数のチャットツール対応がシェアオフィス向き

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

白石：最初は戸惑いを覚える企業様もいらっしゃるのかなと思ったのですが、想像していたよりもすんなり受け入れてもらえました。もちろん、新しいシステムを導入したので「どういったシステムか分からない」といった声も当然ありましたが、そこはプロトソリューション様にいただいた運用マニュアルをもとに説明したら、スムーズに導入は進みました。

— 導入してみて、いかがですか？

迫田：やはり、カスタマイズできるのは非常に魅力的ですね。実際、入居いただいている企業様から「来訪者の情報を必ずしも入力しなければいけないわけではなく、それをなしにして通知のみに設定できるのは良い」という声をいただいています。

また、渋谷のシェアオフィスに入居いただいている企業様から「Slackのメンション機能にも対応してもらいたい」という声をいただいていたのですが、すぐにアップデートしてもらえて、すごく助かりました。ラクネコは毎月新機能が追加され、アップデートしていっているので、かゆいところに手が届く良いサービスだと思います。

白石：導入してみて、本当にシェアオフィスに適した受付クラウドシステムだなと思います。例えば、複数のチャットツールへの受付通知機能もそうです。シェアオフィスにご入居いただいている企業様ごとにメインで使われているチャットツールは異なるのですが、ラクネコはSlackやMicrosoft Teams、Google Chat、Chatworkに対応しているなど、大体のチャットツールをカバーされているのでどこかの企業が使えずに困ったことがありません。

また弊社も社内のチャットツールはGoogle ChatとSlackで別れているのですが、ラクネコは両方カバーできるので社内でも問題が起きずに運用ができています。

ラクネコは他のシェアオフィスにもオススメしたい

— 今後、ラクネコに期待したいことはありますか？

白石：ひとつの画面で表示できる企業の数が増えたら、より良いなと思います。例えば、有楽町のシェアオフィス は数十社の企業様が入居されているのですが、最初の画面では6社のロゴと社名しか表示されません。その数がもう少し増えたらスライドする回数も減り、より魅力的な受付クラウドシステムになると思います。

中本：将来的には電話での受付通知は音声案内だけでなく、iPadとスマートフォンで直接話せるようになるなど、双方向のやり取りができるようになって欲しいですね。今だと担当者を呼び出した後、来訪者はずっと待たなければいけません。

でも、こういう時代なので、下手したらオフィス内に誰もいないかもしれない。また、受付スタッフも来訪者のところにすぐに足を運べない状況も考えられます。そうした中、いつまで来訪者を待たせるのかといった課題も発生してくると思うので、電話かメッセージを来訪者から送れるような機能の開発を期待しています。

— 直接通話できる機能に関しては、夏頃を目処に開発も進めているところですので、ご期待ください！

迫田：受付クラウドシステムを各シェアオフィスでバラバラにしたくないので、今後拠点数が増えていっても基本的にはラクネコを導入しようと思っています。

中本：ラクネコは機能面もそうですが、コストパフォーマンスも含めて他のシェアオフィスにもオススメしたい受付クラウドシステムです。入居いただいている企業様から何かクレームが入ったときに、何かしら改善やアップデートが行われないと運営側が何もしていないように思われてしまうのですが、ラクネコはすぐに対応してくれるほか、要望していない部分までアップデートされていくので、非常に助かっています。

ラクネコを導入してから、シェアオフィス自体がどんどん改善されていっている感じがするので、引き続き二人三脚で一緒に歩んでいけたらと思っています。

— グッドルーム株式会社のみなさま、ありがとうございました！