シンプルで分かりやすく、
価格も安い。
機能の開発面も含めて
「ラクネコ」一択でした

オフィスのリノベーションで導入を検討

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

杉浦：受付に内線電話を設置していました。来客があった際は基本的に総務の人たちが内線電話の呼び出しに対応し、それを担当者に取り次いでいました。

— そうした中、ラクネコを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

杉浦：導入のきっかけとなったのは、東京オフィスのリノベーションです。もともと、東京オフィスは本社と分室の2拠点があり、それぞれ固定席がある形で運用していたのですが、コロナ禍もあり、分室はコスト削減のために解約することにしました。

本社は最大収容人数が50人ほどのスペースだったところ、何とか上手く活用し、120人ほどが働けるようにしていたんです。ただ、分室を解約し、オフィス機能を本社に集約した結果、東京で働く150人ほどのメンバー全員を受け入れるのは難しくなってしまった。

そこで“働き方改革”の一環として、在宅勤務やシェアオフィスでの勤務などを活用して、本社をフリーアドレスにして運用することにしたんです。運用するにあたり、本社の出社率は3割、シェアオフィスを含む在宅勤務率が7割という目標も立てました。

それ自体は良かったのですが、フリーアドレスにして本社の出社率を3割にした結果、受付対応はどうするのか、という話になったんです。そのときに、世間で最先端と言われている会社はiPadを活用して受付をしていることを知り、それを弊社でも導入すればいいのではないか、と思いました。ラクネコはネットで検索し、存在を知りました。

新機能の開発姿勢に「サービスとしての可能性を感じた」

— ラクネコを導入する決め手は何でしたか？

杉浦：ラクネコを導入するにあたり、もう1社の受付クラウドシステムと比較検討を行いました。担当者から話を聞く中で、最終的にラクネコに決めたのは機能がシンプルで使いやすく、価格も安いこと。そして何より大きかったのが、これからトライアルも含めて、さまざまな機能を開発し、サービスを発展させていくと話をされていたことでした。

もちろん、ラクネコが現在提供している機能でも十分に良かったのですが、さまざまな会社の要望を取り入れて、新たに機能が開発される。受付は会社ごとに特性があります。それらの特性を踏まえた上で、機能が開発され、それがサービスに乗っかって提供される。そうした点も踏まえて、ラクネコを使っていく意義があると感じました。

— 導入にあたって、必要としていた機能はありましたか？

杉浦：何より求めていたのはシンプルで、分かりやすいことでした。その点において、ラクネコはとても満足できるサービスです。来客者も担当者を見つけやすいUI（ユーザーインターフェース）ですし、Teamsやカレンダーアプリとの連携、QRコード発行などの機能もあり、とても使いやすいです。既存のパッケージでシンプルで非常に分かりやすかったですし、社員からも「シンプルで分かりやすい」という反応がありました。

今後はシールプリンターとの連携も検討

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

杉浦：私自身、導入や運用にあたってストレスを感じることはなかったです。また、社員からもそういった声も聞いていません。サービスの十分な検証期間がありましたし、担当者が一括で社員のアカウント登録も行ってくれたので、社員に手間や負担をかけることもありませんでした。本当に文句を言いたいことが、ひとつもありません。

— 今後、ラクネコに期待したいことはありますか？

杉浦：「新しくこの機能が欲しい」というものはないのですが、シールプリンターとの連携は導入を検討しているところです。このご時世、ネームストラップは接触の機会ができてしまうので嫌がる人もいます。ただ受付でシールを発行し、自分で貼って、帰りに捨ててもらうようにすれば、接触の機会も減らせますし、私たちとしては社員とゲストの見分けもつけやすくなる。挨拶などもしやすくなるんですよね。

今の仕組みだと、社員かどうか分かりづらいこともあるので、社員とゲストの区別がつけられるように、シールプリンターとの連携は検討を進めています。

ラクネコの機能に関しては、現状ですごく満足しています。まだコロナ禍で来客者もそこまで多くないため、ラクネコを使用する機会がなかなか無くて。ただ、コロナ禍が落ち着き、来客者が増えてきたら活用の機会も増え「こうしたい」「ああしたい」といった出てくると思うので、そのときは担当者に相談しようと思います。

— TSP太陽さま、ありがとうございました！