受付対応も「効率的」に。
電話通知機能で
来客を見逃さない

特定の人が来客受付するのは
「非効率」

— ラクネコを導入する前の受付はどういった状況だったのでしょうか？

佐野：来客があった際は基本的に3〜4人の営業事務の人たちが受付に設置された内線電話の呼び出しに対応し、それを担当者に取り次いでいました。

— そうした中、ラクネコを導入しようと思ったきっかけは何だったのでしょうか？

石川：導入の大きなきっかけとなったのは、全社での「クラウドPBX」の導入です。クラウドPBXは会社の固定電話を廃止し、外出中でも手持ちのスマートフォンで内線電話に対応できるようにするサービスです。このサービスを導入するとなると受付には固定電話ではなくiPhoneを置かなければならないのですが、それでは見栄えや操作性が悪いと思いました。

また、今までは固定電話の方が電話料金が安いため固定電話を使っていたのですが、業務効率の観点から経営層は「特定の人が受付対応する」ことに課題を感じていました。

クラウドPBXを導入することによって、手持ちのスマートフォンで内線電話に対応できるようになるのであれば受付も直接担当者が対応すればいいのではないか。そういう話が持ち上がり、受付クラウドシステムの導入が進んでいきました。

価格も安く、電話通知機能で「来客」を見逃さない

— ラクネコを導入する決め手は何でしたか？

佐野：受付クラウドシステムを導入するにあたって、いくつかサービスの比較検討は行いました。そうした中でラクネコを導入する決め手となったのは「電話での受付通知」機能です。そこに大きな魅力を感じました。

これまで電話で来客の受付対応を行っていたので、それが突然チャットツールへの受付通知に全部切り替わってしまうと、通知を見逃してしまうかもしれない。そこはリスクになり得ると思っていたので、電話での受付通知機能があるラクネコに決めました。

薬師寺：電話での受付通知機能もそうですが、価格が安いのも魅力的でした。ラクネコは100名であれば月額1万円（税別）で利用できます。すぐに「導入しよう」となりました。

今年の4月から導入を開始し、現在は人数が多い拠点を中心に本社と新宿のデジタルマーケティング事業部、大阪営業所でラクネコを活用しています。

2週間試しに触ってもらい、システムに慣れてもらう

— 導入するにあたって何か不安や苦労はありましたか？

石川：多少の不安はありました。導入するにあたって、私たちは「何だかんだ電話は残しておいた方がいいのではないか？」と思っていたのですが、副社長が「電話を残しておくと結局電話を使ってしまうからなくそう」と。電話の配線ごと抜いていたので、その姿を見てからは不安はなくなりましたね（笑）。

薬師寺：また初期設定に関しては、頂いたマニュアルをベースに進めていけば問題なかったので特に苦労しませんでした。

佐野：強いてあげるなら……運用の仕組みを整備するのに苦労しましたね。最初の頃、配送業者が受付に到着されたときはチャットツールに通知が来るようにしていたのですが、「通知に気づかない」「どのタイミングで誰が行ったらいいかわからない」など、社内から不満の声は多少ありました。ただ、そこは運用の仕組みを整備することで解決し、やり取りもスムーズになっています。

また、新しいシステムに慣れてなくて「使いづらい」という声もありましたが、今はもうほとんどの社員が受付クラウドシステムに慣れたので、不満の声もありません。

薬師寺：来社された人たちの中でも数人は、「受付システムの使い方がよく分からない」と仰る人がいたのですが、マニュアルを印刷して受付に置くようになってから、問い合わせをいただいたり、電話をかけてもらったりすることはなくなりましたね。

— ラクネコ導入にあたって、社内の周知はどう進めましたか？

石川：4月に導入したのですが、すぐに緊急事態宣言が発令され、原則リモートワークになったので、最初の1〜2カ月はあまり使う機会がありませんでした。

緊急事態宣言が解除された6月頃から本格的に運用を始め、2週間ほどは社内にお試しでiPadを置き、「2週間後に受付システムが変わるので今のうちに慣れておいてください」と伝えて、実際に触ってもらいました。

佐野：全体への周知はメールで行いました。「○○日に受付システムが切り替わるので、○○日までにそれぞれの設定を済ませておいてください」といったメールを送り、最初は本社の受付システムから切り替えていき、少しずつ他の拠点も切り替えていきました。

そういえば、社員の人たちに設定をしてもらうにあたって「自分の写真を登録したくない」という人たちが一定数いたので、管理者が一括で設定できるようになったら、もっと便利なサービスになるのではないか、と思いました。

— 管理者の一括設定機能は開発を進めてるところなので、楽しみにお待ちください！

今後は新宿、大阪以外の事業所での導入も

— 実際にラクネコを導入されてから、何か変化はありましたか？

石川：取り次ぎの量は圧倒的に減りましたね。今までは電話が鳴っていたので来社されている人の数を何となく把握できていたのですが、いまは来社通知を個人で受けるようになっているので、良い意味でどれくらいの人が来社されているのか分かりません。

また、ラクネコを導入してから社内のコミュニケーションにも変化がありました。今まで集荷と配送に関しては、当たり前のように特定の人が対応していて、特に感謝されることもなかったんです。ただ、ラクネコの導入によって誰が集荷と配送の対応をしたかチャットツール上で明確に分かるので、今は「ありがとう」のリアクションが担当してくれた人に送られるようになっていて、すごく良いなと思います。

また、ラクネコの中の人たちはすぐに対応してくれるので助かっています。例えば、前はGoogle Hangoutしか連携しておらず、私たちの社内チャットツールはChatworkだったので困っていたのですが、Chatwork連携機能がリリースされました。

佐野：Googleカレンダーの連携機能によって、人事が面接の予約を入れる際、面接の担当者に通知を飛ばせるようになったり、人事も面接者が来社したかどうか分かったりするのはいいなと思いました。また受付用QRコード発行機能は複数人と打ち合わせを行う営業部の人たちや、面接のときなどに使われていて、とても便利です。

石川：受付対応がすごくラクになったとのことで、社長、副社長からは良い反応をもらっています。また、先日クラウドPBXへの移行が完了したので、今後は新宿や大阪以外の事業所にもラクネコを導入していければ、と思っているところです。

— ディーエムソリューションズのみなさま、ありがとうございました！